谈财务共享服务中心模式下应付账款流程的建设

吴小琴

（身份证号，36062219850226＊＊＊＊）

随着企业会计信息化的快速发展与应用，越来越多的企业开始建立财务共享服务中心（Financial Shared Service Center，简称FSSC），利用财务共享服务来建设企业的各项业务流程。财务共享服务可以降低企业运营成本，提高业务处理效率，提升会计工作质量，使企业资源得到更加优化的配置。在会计核算的所有业务中，应付账款直接影响企业的现金流安全，是财务管理的重要组成部分，也是多数企业建立财务共享服务中心后首先纳入的流程之一。应付账款业务流程涉及从采购上游到下游付款的全流程操作，在财务共享服务和信息技术高速发展的背景下得以建设，但企业在实施共享服务后还需关注其潜在的问题，采取相应的对策，使流程得到不断优化。

一、财务共享服务中心概述

共享服务是指将组织内各分支机构分散进行的某些共性的工作取出，集中由共享中心处理，通过提供专业、标准化的高效服务而创造价值的运作模式。共享服务实现组织资源整合、提高效率、降低成本，帮助各分支机构聚焦客户，集中精力从事具有核心价值的工作，提高企业竞争力，可以广泛应用于研发、市场、销售、服务等不同业务领域，财务共享服务就是其中应用较广且较成熟的领域。

财务共享服务的客户全部为公司内部客户，且流程范围涵盖公司所有账务流程，一个集团需要执行财务共享服务模式，让共享模式能发挥最大作用，在筹备阶段需要做好几项基本的筹备：集团集中的账务系统、集团统一会计科目编码库、统一的部门规则、共享服务中心比较理想的选址、各业务规范的流程、有力的信息系统支持。

二、财务共享服务中心应付业务流程的建设

财务共享服务中心应付账款主要包括：对供应商的采购付款，对员工的费用报销，应付薪酬和福利付款以及关联公司付款。本文将重点介绍财务共享服务模式下对供应商的采购付款业务流程建设。

（一）财务共享模式下应付账款业务流程架构

财务共享模式下应付账款流程主要涉及前端业务环节以及财务共享中心环节两流程。

1.前端业务环节

前端业务环节主要涉及采购供应商安全认证管理，采购合同签署，采购订单的下发及验收，供应商开票环节。

在财务共享模式下，供应商认证和采购合同签署采取统一系统、统一标准流程，可以大大提高供应商管理的效率。在供应商认证时，主要从供应商的技术、产品服务质量、响应程度、社会责任、网络安全等多方面认证供应商是否满足公司需求。认证后的供应商收款名称、收款行和账号等相关信息及时维护至供应商管理系统，便于后续快速获取付款相关信息。采购合同的评审和签署，在系统通过业务、法务、财务相关审批，确保后续付款有合同可依。

采购订单下发和验收环节，公司将需要采购的主要物料，布置到公司统一的采购平台，类似于天猫电商平台，当业务部门产生采购需求时，经办人在采购平台下采购申请单，经过业务主管审批后，采购订单直接下发到供应商侧，供应商接受订单并发货，业务部门实际收货后在采购平台做实物验收，并上传验收相关附件，供应商收到验收可开票采购订单后，在供应商协同系统开具发票，并把发票的电子信息通过系统传送给共享中心财务，同时邮寄纸质发票，实现了采购与开票全流程可跟踪。未能在采购平台统一购买的物料，通过线下采购方式，业务获得线下采购需求审批后进行采购，采购验收后提供财务付款申请表，并提交对应的验收文档。

2.财务共享服务环节

财务共享环节主要包括发票管理员接收及注册发票、检查发票并传递发票，应付会计审核单据，创建和复核凭证，出纳会计完成付款，以及票据归档过程。

财务共享中心设置了发票管理员岗位，负责从供应商处统一接收发票，从业务申请人处接收付款申请，并检查相关票据。直寄财务的发票，发票管理员通过影像系统扫描到发票管理平台，与税务系统的发票进行匹配，扫描匹配一致的，流入VAT认证抵扣，不一致的退回供应商更改。通过统一采购平台下采购订单接收的发票，与系统自动生成的采购付款申请单匹配一致后，财务ERP新系统自动创建应付凭证；通过线下采购接收的发票，发票管理员把发票和接收的其他票据扫描到发票管理系统，同时把票据原件传递给对应业务的应付会计。

应付会计收到票据后，从付款申付系统匹配对应的付款申请单，审核采购订单、发票、验收、金额是否一致，付款权签的准确性，审核无误后进行应付入账，生成应付凭证并提交复核会计复核。复核会计审核后，付款申付的电子流会流到出纳，出纳直接按应付日期在系统中操作支付动作，通过出纳复核审批后，款项通过银企直联系统快速传递到银行实现支付，全程都无纸化操作。支付成功后，付款信息会回写至付款申付系统和供应商协同系统，业务和供应商能随时查询付款进度。

应付制单会计完成凭证复核后，对于有原始单据的凭证，需要及时传递到共享中心文档室，对于无原始单据的凭证，直接通过电子无纸化完成归档。

（二）财务共享模式下应付账款业务流程系统分析

财务共享服务需要依托信息技术手段的运用来实现集中化、标准化、规范化的作业，应付账款流程主要涉及以下系统：

供应商协同系统，实现供应商与公司采购订单的协同，供应商可以及时跟踪公司采购意向，业务可以及时跟踪发货状态并实现线上验收，供应商可以根据验收状态及时开具已验收订单的发票，并跟踪发票的付款状态。

发票管理系统，发票管理系统是财务共享服务中心财务处理的首要环节，发票管理员通过影像扫描设备，把接收的发票影像信息扫描注册到发票管理系统，系统通过解析发票的关键信息，识别发票的真伪，影像信息传递给制单会计，便于后续票据审核，以及发票的自动认证。

付款申付系统，是业务提交付款申请的审批系统，承载供应商收款信息、付款内容、付款金额、付款支撑附件、付款审批等内容，大大提高了付款信息的准确性、付款的审批效率、同时实现了付款全流程的可视化，事后查询的便利化。

财务ERP系统，是财务共享服务中心进行账务处理的财务系统，主要为应付账款的入账和付款入账。财务ERP系统并不是孤立的，它与付款申付系统、供应商管理系统对接，供应商信息、业务付款申请信息同步到财务ERP系统中，确保了账务处理的准确性。

银企直联系统，是ERP系统和网上银行的直联系统，可以整合银企双方的信息资源。财务共享服务中心出纳会计通过银企直联系统传递付款指令，银行在安全验证成功并付出款项后，将信息反馈给企业，企业可完成信息查询、转账支付等资金业务操作。通过银企直联系统，企业的付款自动化程度显著提高，大大减少手工录入工作量，提升企业资金的支付效率。

（三）财务共享模式下应付账款业务流程存在的问题

1.信息化程度不高影响共享服务效率

由于应付账款通常是业务量大，相对重复度高，工作烦琐的会计内容，需要大量的信息化才能实现高效率的服务共享，但是各信息系统间的集成需要高昂的投资成本和漫长的建设周期，在信息化程度不高时，会出现大量手工操作，需要投入大量人力处理各类跨系统、跨部门的繁重、枯燥且低价值的财务基础工作，共享服务效率低。

2.业务与财务协同性不高

由于应付账款的日常核算集中到财务共享服务中心，财务人员脱离业务前端。一方面，财务人员对采购用途不明确，对数据的敏感度降低，账务核算准确性下降；另一方面，业务人员的业务素质参差不齐，对发票的认知，验收的要求不理解，又不便于和专业的财务人员沟通，导致在前端数据录入有误，直接影响财务数据的准确性。业务和财务不能有效协同，直接造成付款效率下降。

3.员工工作积极性不高

财务共享中心，由于分工高度细化，财务账务处理工作单一，如员工只处理应付账款核算，而不涉及其他部分的核算，员工个人容易被定格为会计操作工，视野局限于应付账款部分，职业发展受限。若在缺乏有效的绩效激励体系时，员工的工作积极性将受到很大影响。

三、财务共享服务中心下应付账款业务流程的优化

（一）提升信息系统的协同能力

公司应付账款流程涉及从采购前端到财务付款多个环节，涉及业务人员、供应商、财务、银行等多个角色，实现全流程的信息系统协同需要对接的系统多，时间和成本都高，公司可以视发展需要分步提升信息系统的协同能力，分步实施系统内部的接口整合，和系统之间的接口整合。比如优先解决供应商协同系统，实现财务模块与供应商模块的对接，保证付款数据传递的准确性，同时也可以控制采购内控风险。

（二）提高业务与财务的协同性

财务人员应随时与业务人员保持良好的沟通，建立业务和财务的协同机制。

财务需要深入业务前端，了解前端业务流程的具体操作步骤，能够清晰地知道财务数据源的采购用途，支撑准确的账务处理。同时对业务不规范的操作，财务人员应及时反馈给业务，并通过现场培训、邮件宣传等手段，提高业务前端数据源的准确性。

（三）调动员工工作积极性

公司可以从共享服务意识、岗位调整、绩效评价提高员工的工作积极性。首先，培养员工的共享服务意识，转变员工观念，单一工作并不一定使职业发展受限，可以培养某领域的专家，定期让专家分享工作经验，提高工作的荣誉感；其次，在共享中心，实行轮岗制，比如应付会计与应收会计或总账会计轮岗，逐渐培养会计的账务全盘观念；再次，在绩效评价上实行标准化考评，服务和质量考评，使同一岗位的人由于工作结果的不同，在绩效评价上有差别，用绩效驱动团队内员工的工作积极性。