企业财务内控体系的信息化建立与完善——以设备租赁企业为例

刘莹

（宁波建工工程集团有限公司，浙江 宁波 315040）

受宏观调控影响，房地产和基础设施建设的快速发展，带动了工程机械租赁行业的迅速扩张，为了满足工程机械租赁行业快速扩张的管理需求，迫切需要加强大数据、互联网、物联网等信息化手段的运用。而工程机械设备租赁存在租赁周期不确定、设备调拨频繁且成本高、作业地点分散、新设备投入模式多样性等特点，财务对固定资产和应收账款管理的难度和强度日益增加，将信息技术和手段应用于企业财务内控体系已经刻不容缓。

一、财务内控体系和财务信息化内涵

财务内部控制是企业为了实现利益最大化，保证会计信息与财务报告的及时性、准确性、完整性、有效性，企业主管部门及管理层采取的一系列与资金活动相关的符合国家相关法律法规，以及企业相关规章制度的财务管理手段和监督措施。财务内部控制的目的是，通过查补财务工作中的漏洞和薄弱环节，达到加强财务管理，提高财务工作水平和工作效率的目的，从而达到企业的预定目标、促进企业的有效发展。

财务信息化是企业财务和信息技术的结合，指企业将现代化信息技术应用于财务管理和资金活动中，利用信息化和大数据汇集、分析财务信息资源，并将之加工成为企业决策的依据，最终实现会计信息资源在企业、社会、国家乃至全球的共享。

加强财务内控体系的信息化，不仅可以提高财务信息的处理和传输效率，也能避免财务工作的滞后性，改善企业财务信息的孤岛问题，从而避免财务内控体系的形式化，提升企业财务管理效率、降低财务成本、改进财务管理手段，提高企业竞争力。

二、设备租赁企业财务内控体系信息化建立存在的问题

（一）企业内控及信息化意识薄弱

当前，我国的工程机械租赁业务发展较为粗放，公司的领导层往往只注重业务的扩展，忽略了企业实际经营问题和潜在风险，对企业内控不够重视，没有认识到内控信息化的重要性。一些规模较大的设备租赁公司虽然建立了企业内控体系，但管理者对会计信息化不够了解，对信息化可能带来的未知内控风险存在抵触心理，在企业内控中财务内控信息化多流于形式，缺乏部门之间的沟通、协作，导致企业内控效率不高，企业发展后期容易出现应收账款回收困难和资金周转困难等一系列财务问题，严重制约了企业的发展和进步。

（二）企业员工整体素质不高

设备租赁企业业务、财务人员整体素质偏低，员工缺少主观能动性，企业的内控管理的得不到有力实施。首先，企业员工普遍认为内控是财务的事，对此不甚了解，也不愿去了解，在内控管理的过程中参与度不高；其次，财务人员往往对业务不够了解，缺乏部门信息之间的沟通和共享，面临烦琐的设备生命周期管理、设备状态跟踪，设备采购调拨维护、授权审批流程管理、业务处理沟通上财务通常只做到数据收集和事后处理，各自为营的现象严重，不利于企业整体内控体系的实施。而信息化在企业财务内控体系建设上的运用，不仅要了解业务流程，更需要熟练掌握计算机技术、网络通信技术、会计信息化技术，这无疑对企业会计和审计人员提出了更高的要求。

（三）企业内控体系信息化建立不健全

我国设备租赁行业正处于发展阶段，以中小型企业为主，普遍落后的企业管理观念和模式，导致大部分设备租赁公司在财务内控体系及财务信息化建立上都不完备，虽然在信息化大环境下，很多租赁企业进行了信息化平台的搭建，但信息化平台大多停留在单方面对本企业租赁业务的展示，后期的租赁业务和管理仍采用单机版资产管理系统配合人工管理的模式，无法及时掌握和防范业务流程中可能出现的风险。财务信息多通过专业化软件实现数据的采集、存储、加工、分析、决策，与其他部门缺少共享和交流，无法及时、准确、完整的得到数据信息，几乎完全独立与其他部门，影响企业内控体系的有效性。

（四）区域发展不平衡

因工程施工设备调拨成本较高，设备租赁企业较其他企业受到地域条件影响更大，区域发展不平衡现象普遍。相对来说，经济条件好的地区信息化建设和信息化技术应用更为广泛，企业对于信息化引入内控体系的实行上更加有利；而经济条件落后的地区对于信息化不管是硬件还是软件的投入都有限，企业在内控体系的信息化实施上可支持的外部条件和力度都不足。受区域限制的影响，各企业发展水平的不同，企业对财务内控的理解和要求也存在很大差异，我国尚无针对设备租赁业的统一法律、法规，地方性法规约束呈现区域化。

三、完善设备租赁企业内控体系信息化的建议

（一）强化内控和信息化理念

在信息化大环境影响下，快速扩张的设备租赁企业不能光注重资本扩张和企业规模的扩大，企业管理层更需要强化内控体系信息化和风险防范意识。企业应建立符合企业内部和外部环境的信息化内控体系，发挥会计信息化在企业内控建设中的杠杆作用，借助信息化进一步实现企业内外部资源合理配置，自上而下的将内控信息化贯彻到企业每个层面，形成全员参与和执行的内控制度，通过企业信息平台和讲座等方式，将内控信息化宣传做好，达到人人了解、人人重视、人人参与，从而提高企业管理效率，促进企业健康持续发展。

（二）提高企业员工的整体素质

要提高企业内控管理的有效性，企业要逐步提高员工的整体素质，普及信息化内控体系是全员参与的活动，制定严格的考核激励机制，增强企业内控执行的监督和考核力度，激发员工的主观能动性，使内控信息化不再是“纸上谈兵”。

企业通过定期开展专业技术培训，提高机械设备操作人员及管理人员的专业知识水平和实操水平，加强对计算机、软件、网络系统的运用，更加熟练地将现代科技运用于业务操作，降低设备维修次数和维修成本，从而提高工作效率和服务质量。参与企业内控体系的会计人员应随着企业现代化管理模式的转变，逐步向信息化、电算化方向发展，传统的手工记账方式也将被ERP运行系统取代，企业应加强开展有关人员的专业培训和开展同行业会计交流，使其在具备扎实的专业知识基础上，增加对会计电算化和ERP操作系统的熟练度。另外，财会人员还需要使用云数据对会计信息化所产生的数据进行分析，为管理层做出科学、有效的预测与决策判断提供数据支持。只有如此，才能真正意义上的实现企业信息化财务内控体系的建设和完善，满足企业不断增加的业务扩张需求。

（三）量身定制个性化信息化方案

企业应根据自身环境和企业文化，量身定制符合本企业的信息化内控体系，并随着外部环境的变化和企业的发展不断调整、完善，以适应日渐增加的竞争市场。企业应加大对内控信息系统的建设和投入，购置必需的软硬件设备和设施，建立完善的内部控制信息系统，将信息化运用到资金活动控制、采购业务控制、资产管理控制、销售业务控制、工程项目控制等各个业务环节。

设备管理是设备租赁的基础，设备租赁必须建立在完善的设备管理基础上，将信息化技术运用到设备采购、出入库、进退场、调拨保管、维护保养、修理修配、安全把控、报废处置的完整生命周期管理中，实现业务数据和财务信息的完美对接，保证财务信息的及时性和完整性，提高企业信息采集和数据处理的效率。企业信息化对网络系统的安全性要求极高，企业要提高风险防范意识，严格把控信息平台软件及设备并定期进行检测，初步建立风险防控机制并不断进行完善，保障企业财务信息的安全性，促进企业整体管理水平的提高，实现企业长期稳定发展。

（四）健全设备租赁业的法律法规

由于中国工程机械租赁市场具有巨大市场潜力，目前已成为中外企业展开角逐的领域。为规范租赁行业内部秩序，促进租赁企业合法化、规范化，政府应加强相关法律法规的建设，避免租赁市场利用区域政策差异，进行不正当市场竞争。完善的租赁行业法律体系，能保障施工租赁行业由分散式经营向集约化经营发展，为健全设备租赁行业提供法律保障。发挥设备租赁行业协会作用，通过加强不同区域设备租赁行业协会的沟通和协作，对设备租赁企业实施统一的监督和管理，定期进行调研并收集和统计相关数据，利用先进信息技术和手段构建整个租赁市场的完整、可靠、科学、专业的信息化平台，借鉴国外先进的行业发展经验，促进我国租赁市场全面健康发展。

四、信息化环境下设备租赁企业财务内控的发展方向

目前我国施工机械设备租赁行业仍处于相对初级的发展阶段，现阶段，我国机械设备租赁业市场进入标准相对较低，根据中国建筑业协会机械管理与租赁分会的报道口径，国内施工机械租赁服务企业共计达2万多家，而年收入过1亿元的租赁企业不超过10家，大部分租赁企业的规模都较小，经过市场淘汰，行业中大量中小型公司将面临倒闭或被兼并，在市场和项目的实操过程中，大型租赁企业具有较为明显的优势。

租赁公司要做大做强，需要通过企业管理技术与IT技术的结合，凭借大数据、互联网和物联网等技术，完成企业信息从获取到处理，再到传输的高效率运转，促使企业整体经济活动动态、有效、完整的沟通和协调，从而提升企业在规模实力、服务质量、安全保障等各方面竞争力，保障租赁企业长期稳定的发展。最终，企业财务内控的运用必将越来越成熟和规范，企业内部控制不仅仅局限于企业内部，信息化系统平台的搭建，将逐步实现国家与国家、企业与国家、企业与企业、企业与客户之间的资源共享，实现企业内控体系的宏观化、市场化、国际化。