关于机构改革中自然资源档案的管理研究

林佳

摘 要：自然资源部门作为地方经济发展的核心部门，其档案管理工作极为重要，是记录和体现业务工作成果的有效载体。自然资源部门如何将新划入职能与原有职能所形成档案有机结合，将现有职责履行情况以规范档案的形式予以保存和利用，成为人们关注的重点问题。本文基于自然资源部门机构改革，对其档案管理工作加以分析，并提出了新形势下提升档案管理的建议措施，为规范自然资源工作奠定了基础。

关键词：机构改革;自然资源档案;统筹规划

引 言

随着社会的快速发展，对档案管理的要求也越来越严格。尤其是在机构改革的浪潮下，涉改的自然资源部门承担着土地、规划、矿产、测绘、林业、草原等多项职能，保护资源、保障发展、推动地方经济建设责任重大。自然资源档案作为体现自然资源各项业务工作成效的基础，显得尤为重要。目前，传统的档案管理工作已不能满足新形势下自然资源档案管理的需要，鉴于此，提高档案管理规范化、标准化、信息化水平亟待提上日程。

1 自然资源档案概述

所谓档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。而自然资源档案，即是国家行政机关（自然资源管理部门）所作出的审批、许可等行政行为而形成的具有一定价值的原始业务记录。自然资源档案是其业务程序化的基础记录，也是以备查验的真实凭证和历史依据。鉴于其形成的时间不可逆转，因此自然资源档案属不可再生的国家档案资源。机构改革后，自然资源工作在原有国土资源工作的基础上，并入了房产、规划、林业、草原等职能，相对应的，现有自然资源档案也一一对应，有不动产、建设用地、规划、施工许可、矿业、林业、草原所有权登记等。

2 自然资源档案管理现状及存在的主要问题

目前，自然资源管理部门所管理的档案除文书综合类档案外，业务审批档案涉及用地、规划、不动产、矿产、林业、草原等多个业务接口，多头管理尚处于磨合阶段，档案管理日益凸显出一些亟待解决的问题。

2.1 自然资源档案管理及业务标准尚未明确。一方面，原有档案与新设档案在分类条目、归档年限、全宗编写等标准不一，另一方面，机构改革职能涉及国土、房产、规划、林草等档案整理标准不一，且目前尚无统一的自然资源归档标准，自然资源档案管理头绪纷繁，新档案无法进行整合存放。

2.2 原有档案资料难于集中统一管理。尤其是有些城市机构改革前房产登记、规划审批、林草等审批纸质档案仍由原单位保管，且未实现信息化，日常管理存在多头系统录入现象，大多档案未实现资源共享，档案利用率不高。通过人工方式进行档案查询，服务质量和工作效率大大降低。

2.3 基层部门档案硬件设施无法满足现有工作需要。档案基础设备老化，档案库无法满足现有档案存放，甚至有的还存在安全隐患。自然资源档案案卷数量庞大，尤其是不动产登记档案，每年数以万卷（件）至十万卷（件），库房空间不足、管理成本剧增。

2.4 档案管理人员观念陈旧，专业素质普遍不高。大多数城市档案管理人员年龄偏大，档案管理新思想、新理念不能与时俱进。办公自动化水平不高，以信息化手段进行自然资源档案日常监管力度明显不足。

3 提升自然资源档案管理工作的措施

为保证档案的完整性以及管理的有序性，自然资源部门应以机构改革为契机，以信息化手段整合自然资源档案，加快推进档案管理规范化、标准化、信息化，笔者认为应从以下几方面入手加以强化。

3.1建立档案管理机制及业务标准

“无规矩不成方圆”，只有确定了档案管理相应制度、机制和标准，才能规范自然资源档案，进而引导自然资源各項业务工作在制度的框架内规范运行。首先，应对原有国土、规划、农业、林业等部门档案管理的情况进行充分调研，深入了解和掌握自然资源档案的特征及规律，建立档案管理制度。其次，统筹规划，结合现行自然资源管理相关法律法规、权责清单、业务规范及行业标准，择共性，筛个性，建立即统一又不尽相同的档案管理标准。第三，因地制宜，健全自然资源档案管理机制，明确业务执行标准，在构建机制和标准过程中，综合考量各地机构改革体制及业务拓展问题，尽量留有调整余地，确保制度标准有效执行。

3.2整合原有资料档案

改善原有档案无法集中管理的问题，可从三个方面入手。其一，对历史档案加以整合处理，由自然资源部门档案管理人员会同机构改革划入职能涉及档案人员共同负责，并通过政府购买服务形式将原有档案进行电子化处理，便于集中统一管理;其二，规范历史档案移交程序性，历史档案以数字化以及纸质版两种形式呈现，确保移交档案完整性;其三，加强对数据的整合，前期可将机构改革涉及各类档案系统接口同国土资源档案系统连接，借助局域网达到数据资源共享，后期逐步建立统一的自然资源档案管理系统，实现档案查询审批电子化、可视化、智能化。

3.3加快硬件建设进程

常规缓解库房压力的办法是扩大容量，但此种方式是“治标不治本”。对此，应加强对档案过程性数据生成的管理，合理控制纸质版档案的数量。加强业务涉及各部门之间的线上联系、资源共享，切实简化冗余的环节和不必要的手续性资料重复归档，确保高效的审批信息传输，以实现尽可能简化的归档资料。在此基础上，进一步建立电子档案生成机制，将各类业务程序性审批端口连接，实现全流程电子审核，相应档案自动排序、编号、归档，进而减少因人为因素影响导致的错漏。

3.4转变管理人员观念

人力资源是保证工作有效开展的基本条件。自然资源档案管理工作要提升，人才是关键。其一，重视档案管理工作，切实将规范化档案管理纳入自然资源工作中，健全档案专项制度，加大对档案管理工作的支持力度;其二，优化自然资源档案管理人员结构，对年龄、学历、专业知识、工龄等多方面考量，并积极吸引档案管理高层次人才加入自然资源档案管理队伍;其三，注重档案管理人才交流培训，鼓励在职档案员通过专业培训、继续教育、观摩交流等方式更新知识，确保培养高素质的综合型自然资源档案管理工作者;其四，发挥激励作用，调动工作者的积极性，在评先选优、职务晋升、岗位竞聘等方面多向优秀档案人才倾斜，为自然资源档案管理工作提供良好的人才保障[2]。

结束语

自然资源档案对自然资源工作及地方社会稳定具有重要价值，各级政府部门和自然资源管理部门要立足长远，妥善处理改革档案整合利用，健立档案管理长效机制，为地方经济建设提供坚强的自然资源档案利用保障。

参考文献

[1] 何丹，陈礼金，柳霞.机构改革后加强自然资源档案信息化建设的若干举措[J].浙江档案，2020（04）：58-59.

[2] 曾令元，刘媛媛.机构改革中自然资源档案的管理[J].四川档案，2019（02）：24-27.