基于ERP系统环境的 生物科技企业内部控制研究

贾淑君

（丽宝生医（厦门）生物科技有限公司，福建 厦门 361011）

经过近二十年的发展，随着国家制定出的一系列发展规划、实施措施及良好的环境等，使得我国的生物科技行业得到高速的发展，在技术发展的同时，对管理水平的要求也越来越高。目前它的商业模式多为平台化协同管理，它包括：战略协同，知识协同，ERP及商务协同。以ERP系统为支撑，创新电子商务服务模式，在此模式下，效率、数据共享将成为体现管理水平的关键。本文主要以生物科技企业的内部控制管理在ERP系统环境下的应用作为研究对象。在帮助ERP系统实现价值最大化的基础上，有效提高企业内部控制管理能力。

一、企业ERP系统建设的重要作用

企业资源计划（Enterprise Resource Planning）的英文简称就是ERP，它的作用就是帮助企业发展计划制定及实施做出计算与规划，它是在信息技术的基础上建立，通过运用信息系统的管理思想，使得企业管理更加规范化、正式化和效率化。随着电子商务的快速发展，ERP系统的应用作为新的管理手段，其在系统流程的设计中，就已经充分考虑到管理内容与管理思想的整合了，因此它的效益优势、管理水平的提高等表现也就越来越明显。据美国APICS学会统计实施ERP系统可使企业获得非常明显的效益，如下所述：

（一）库存量能降低到30%-50%，当库存减少并稳定的时候，服务水平将得到提高，减少拖期交货30%-50%，误期率将会降低，这将对公司的信誉及在竞争中获得优势。

（二）由于企业库存下降，企业的资金占用成本必然下降，并且仓储管理费用等也将随之减少，总体降低幅度将达到15%以上。

（三）由于材料的需求透明度提高，ERP系统能够设定项目材料的订购、领用计划、安全库存等，做到及时与准确地到达，因此等工待料将减少60%。

（四）采购人员能够及时准确地掌握采购需求量，这有利于采购部门研究谈判策略，缩短采购时间达50%。

（五）ERP的设计就是规范化，标准化的作业流程，因此将减少管理人员10%的需求，并且提高管理效率。提高生产能力10%-20%。

二、企业ERP系统与内部控制的关系

内部控制作为企业的一项重要管理活动，主要试图解决的问题是：一是财务报告及相关信息的可靠性；二是资产的安全性、完整性及对法律法规的遵循；三是提高企业的经营效率及效果，并且助力于企业发展战略的实现。ERP系统与企业内部控制制度二者共同的目标都是为了实现企业的高效率的持续发展，提高企业的核心竞争力。

首先，现代企业内部控制的基本原则在建立和设计内部控制框架时，必须遵循和依据客观规律和基本法则。具体包括：一是全面性原则；二是重要性原则；三是制衡性原则；四是适应性原则；五是成本效益原则。而 ERP就是企业内控制度更有效运行的载体，一个完善的ERP系统能够覆盖企业全流程，并且具有资源细分优势，可以细化管理中的每一个关键控制节点，使得企业管理更加的透明化。随时掌握企业营运状况，可以具备更好，更高效的执行力。

其次，我国的《企业内部控制基本规范》也要求企业在建立与实施内部控制时，应当包括下列五个要素：一是内部环境；二是风险评估；三是控制活动；四是信息与沟通；五是监督。ERP系统实施导入前，可以请专业机构根据企业实际情况及内控基本规范进行流程的优化评估，全面地对内部控制制度进行系统性的设计，使其流程化，标准化，通过对执行流程的限定，从而减少执行过程中人为因素引起的缺陷，并且更高效。

三、企业ERP系统的应用对内部控制的影响

（一）是控制环节变化

数据传递通过网络技术，大大提高其正确性、在手工控制方式下的错报、漏报等发生概率大大降低。但是数据传递需要保证ERP系统设计的正确性、运行的稳定性，网络环境的稳定及安全性。

（二）是控制方式的变化

数据的传递、处理是由计算机根据程序设定的公式自动完成的，其数据的准确性、完整性及传递的及时性依赖程序的设定。

（三）是数据安全环境的变化

数据的存储、传递、处理的安全性，其关键的控制因素发生变化。

四、在ERP 环境下企业完善内部控制的策略——以中小型生物科技企业为例

（一）内部控制环境方面

ERP是一套现在代的资源管理系统，它的实施和完善离不开内部环境的配合，及多人的参与，这就注定需要人人都有积极的工作态度和高涨的工作热情。而要想具备这些，那么企业就应该在价值观、责任心等方面多培养员工，加强企业文化建设，开拓团队精神，建立一个和谐、积极向上的内部控制环境。组织形式建议采用扁平化，减少复核程序，提高审批效率，管理模式建议采用项目制，即一个项目的开展，从可行性评估、立项、审批、执行、绩效考核，由一个项目总负责人全程负责。从项目的可行性评估开始，建立相关的评估体系，评估达标后，项目走审批流程，编制项目预算，执行预算管理制度，项目预算是年度全面预算中的一部分。项目总负责人每月对预算执行情况进行差异分析说明。因为ERP可对所有信息流程共享，因此项目总负责人可根据所有相关的差异情况对项目的运营做出实时的调整应对措施。

（二）风险管理方面

建立风险评估体系，在ERP中的应用，依据《COSO风险管理整合框架》，在ERP流程中对关键指标增加目标值的设定，目标值的设定应考虑内部和外部事项的影响。如：市场风险，产品价格的波动对年度预算的影响，信用风险，对供应商、客户设定信用期，超信用期进行系统提示。系统设定对往来客户进行信用评价报告。流动性风险：参考同业流动性指标及公司实际情况作为目标值设定，作业风险：由专业人员定期对系统日志进行处理，对异常数据进行跟踪和分析，发现问题及时修正。如发现属于系统流程设计缺陷，应及时对流程进行改进，对缺陷问题执行补充程序核查。

通过对目标值与实际指标的分析结论，做出相应的风险应对，风险应对方式：回避、承担、降低、分担。根据方式的不同，制订相应的管理制度，确保风险应对得到有效实施，信息的传递与沟通，在流程设计中根据业务流向，逐步向下一个程序推进，每一步骤审批中，增加说明段，对审批意见，讨论过程进行记录，后一步的审批人有权对整个流程进行否定，直接退回流程发起人。避免层层反审批，在时间上的影响。所有流程轨迹可追溯。企业风险管理需进行全面监控，因为风险是不断变化的，它不是一个严格的顺序流程，一个构成要素也并不是仅仅影响接下来的那个流程，还需充分考虑企业的实际情况，及当下的外部条件形势。所以并不能完全依靠系统流程来断定所有风险。还必须借助专业风险管理人员，根据系统识别出的风险及外部环境的变化作为依据来进行综合风险管理。完整的风险管理还应包括风险管理效果评价等环节，所以企业需在ERP的基础数据上建立一套完整的风险管理体系。

（三）控制活动方面

制定全面预算管理制度，严格执行年度预算、项目预算。因行业的特殊性，在整个控制活动流程设计中，除了相关职能部门的控制外，还需要拥有必要授权和专业胜任能力的人进行复核。如：采购验收，除了采购人员，请购人员外，还需对物品特性了解的专业人员到场进行验收。职责分离需设计、执行到位，做到相互制衡。

监管方面，因采用项目制，项目总负责人可对整个项目的所有流程进行查阅，并提出意见。

业务记录方面，基础数据录入ERP系统时，应进行相应的审核操作，保证真实、准确。每一个关键控制节点，可增加控制程序，如增加外部凭证作为附件。因ERP会依靠存储的数据自动生成财务报表。所以基础数据的真实性、准确性、关键控制节点的审核就尤为重要。

（四）监督在ERP中的应用

可由最高权力机构授权对内部内控及流程设计执行进行审计或是请外部专业机构对企业所有内部控制进行全面的评价与分析，提出优化方案，确认其方案后，用制度形式增强该业务流程体系的权威性。企业整个内部控制的过程应该具备监督程序，发现内部控制存在缺陷时及时进行修正，以保持其对内外部环境变化的适应性。

（五）对ERP系统数据进行多层数据备用管理制度

采用专业人员对数据的安全性进行管理。设置好数据库自动备份功能，各部门建立自己的台账，减少对ERP的依赖。仓库每天对金额较大、体积较小的生物专用原材料进行盘点，根据专用试剂的特殊要求做特别管理台账。医学部门根据项目特性建立部门的项目台账，以使其符合专业及行业监管要求。

（六）ERP的培训学习方面

首先，定期对员工进行ERP的专业培训，对于不同等级的员工开展不同项目的培训，如高层管理者更多是在企业全部的数据资料，程序流程等，中层管理者更多的是关键业务的数据分析，关键用户更多则是作业操作方法上的培训。通过以上的专业培训使ERP在实际执行中得到全面高效的运用，提高全员的工作效率。其次，企业应该重视财务人员的教育培训，使其能更快地适应职能角色的转变，财务会计人员在企业实施了ERP系统提升管理水平的同时，其对自身的要求也提出了更高的标准，这些要求不再局限于基本的专业知识和技能，更需要具备的是分析理解能力、沟通能力、协调和控制能力。最后，企业需要加强培养员工的风险防范意识，全面履行相关准则要求。

（七）绩效评价制度的应用

因ERP执行的是负责人管理项目，一个项目从建立，整个营运状况可以直接获得所有数据，因此可对各负责人的项目进行全面的评价分析，每个项目的效益，纳入相关人员的绩效考核中，并且项目营运的数据库，累积了每个负责人的管理经验知识，不会因人员异动而流失。此项有利于提高企业综合的管理水平。

五、结语

内部控制的重要性不言而喻，作为现代企业管理的优选方法，需根据企业的实际情况，构建一套实用的、系统严密的、完善的内控体系。本文基于实践经验和理论研究，希望企业在ERP这个高效的平台基础上应用内部控制，更好的保障企业经营管理及发展的稳定性与可持续性。