城建档案数字化管理策略分析

2020-11-26韦芳芳

建材发展导向 2020年7期

韦芳芳

（安徽省肥东县住房和城乡建设局，安徽肥东 231600）

城建档案实施数字化管理即综合利用网络技术、现代化信息技术等手段管理城建档案，利用相关软硬件平台针对数字化信息档案实施管理、储存和收藏，数字化管理也是城建档案管理未来发展的主流趋势，本文就此进行系统分析。

1 城建档案数字化管理的意义

在现代化背景下，应用数字技术对城建档案进行创新管理应用，是发挥档案资料价值、提高档案效率的重要手段。基于计算机技术支持下，各种城建部门开始着手打造数字管理系统，从而改变传统的分散管理方式，提高了档案管理质量和管理效率，有助于促进档案资料的全面共享。数字化建设还能够促进档案资料的规范化管理，结合网络信息技术，采取统一标准进行城建档案的数字化建设工作，能够使城建档案信息资料更为安全、准确和高效，提高各个环节的科学性和规范性，为城市建设发展提供合理服务。促进城建档案实现数字化管理，还能够深化档案开发，方便用户查找资料，加强社会各行业合作[1]。

2 城建档案数字化管理具体策略

2.1 健全档案管理制度

城建档案管理属于一种服务性质的工作，为此在进行数字化建设过程中，应该进一步提高档案信息开发力度，为后期档案应用奠定基础，如此能够进一步发挥出档案信息功能，促进实现资源共享。建设数字化的城建档案管理模式时，离不开基础软硬件设施的有效支持，在补充和完善基础设施的过程中，应该紧密联系档案工作的实际需求，采购数字化装备，打造良好的基础设施环境，并通过智能化硬件设施来取代传统的人工重复性工作，比如引入折图机，取代人工折图的方式，机器操作还进一步提升了工作效率，减少了人力资源投入，提高了城建档案的管理效率和管理水平。同步研发多功能管理系统，增加系统的管理应用功能，针对档案资料实施统计、查询、检索、录入等工作的过程中，需要进一步联系物联网、大数据等信息数字技术特点，结合RFID 射频识别手段，对档案资料状况进行实时定位监测，并对档案存储指标实时有效调控，特别是针对湿度以及温度等基础指标，需要进一步扩展其利用开发深度，把被动服务模式变成主动模式，探索数字化服务管理方式。

2.2 创建信息化档案数据库

在建设数字化档案管理的过程中，应该强化数据库建设，这也是实现信息化管理的核心内容。通过针对城建档案创建资源数据库，能够提高城建档案的信息化管理水平。具体分为文件数据库和检索数据库。检索数据库对城建档案开发目录、范围和检索方式进行介绍。文件型数据库载入档案文件，通过网络便可以进行查询和应用。第二是建设文档的电子管理系统。系统特征是网络化应用，转化为数字形式，该种软件系统的有效应用能够实现对于各种电子文档的归档、签发、审批、查询、修改以及录入等操作。除了能够对数码摄像信息实施数字转化之外，同时还可以针对各种新诞生的数字文件实施监控管理和有效应用。

2.3 开发整合信息化档案资源

设计档案网站也属于数字化建设城建档案的关键工作之一，能够对城建档案的数字化信息利用开发起到积极作用。城建档案实施数字化转型能够进一步提高城建档案的信息化和网络化管理水平。随着计算机信息技术快速发展，信息传播方式进一步打破了空间和时间层面的限制。为了进一步提高城建档案的利用度，满足社会各个层面的信息需求，应该将工作重点放到城建档案的网站建设任务当中。及时准确地将各种开发完毕的城建档案信息传输至网络平台内。在网络技术以及计算机技术全面普及后，每天生成的电子文件数量逐渐增加，数字信息资源的规模也相继扩大，为此需要进一步提高数字信息的整合分析处理力度，并对相关数据信息进行全面筛选，如此可以将繁杂无序的数据资料变得更加有序、合理，并在第一时间将其发送到网络平台当中。因为该项工作比较庞大，单靠档案管理部门是无法独立完成该项工作的，需要其他各部门的帮助和配合，坚持将数字化信息资源作为参考，对各部门工作任务进行合理分工，加强协调组织工作，为数字化建设工程质量提供基础保障，避免产生重复性建设等问题。

2.4 提升档案人员综合素质

管理人员是数字化城建档案的主要应用者和操作者，为了让数字化城建档案能够发挥出应有的效用，促进档案资料实现稳定、有序管理，应该积极引入并培养档案管理人员。为顺利展开数字化档案管理工作打好基础。为此应该面向档案管理人员定期进行培训教育，使其基础知识技能不断更新，尽快适应新时期的工作方式，灵活应用现代化设备，提高城建档案管理效率。强化地方高校配合力度，为那些优秀毕业生提供相应的实习岗位，加强人才储备管理，为建设数字化城建档案提供充足的人才资源。除了人员技术方面外，还应该进一步加强保密工作，需要档案管理人员具备良好的责任意识，遇到信息系统中的各种问题时，能够结合加密技术、身份认证、数据备份以及访问限制等手段，提高信息安全性，如此即便在外部环境和外部因素的影响下，也可以保障数据安全，避免产生丢失问题，为城建档案的数字化发展提供环境支持。