新时期做好财政局档案管理工作的若干意见分析

帅静 山东省单县财政局

近年来，随着我国经济体制的不断完善，财政局在公共服务行业中占有重要位置，档案管理工作能够有效加强资源利用的效率。在财政局档案管理工作中，要不断的改进工作方法、创新工作思路，加快提升员工个人素质，优化员工知识结构。档案管理工作人员在以往工作的基础上，开展档案管理工作时应不断的努力进取，进一步做好财政局档案管理的保障工作。

一、财政局档案管理工作中现存的问题

（一）没有形成良好的档案管理意识

档案是财政局持久发展进程中最重要的宝贵财富，详细记录着财政局的发展历程，在管理中应做到妥善保管，以便于后续利用。但在实际工作中，一部分领导和管理人员对档案管理工作不重视，缺乏足够的认识，错误地认为档案管理工作只需要对财政局内部的工作进行记录，忽视了对重要的时间节点信息材料的整理和归档，导致档案缺失且无法弥补等问题的发生。同时，财政局内部一部分档案管理工作人员的综合能力和业务水平不高，工作态度不认真，将其视为普通材料的归纳和管理，导致档案管理工作与实际工作严重脱节，没有充分体现其综合性价值，使财政局档案管理工作流于形式，管理效率得不到提升，出现了档案资料不完整、缺少准确性和系统性、调档速度不及时等严重性问题。

（二）档案管理体制有待完善

目前，财政局档案管理体制中仍存在很多的漏洞，需要不断完善。档案管理相关业务在建设中缺乏创新、体制不够完善，在整个考核体系各个方面都存在许多问题，并没有实现精细化管理，档案的重要作用不能被充分发挥出来。随着当今社会不断变化，财政局工作内容有了翻天覆地的变化，如果财政局开展相关工作时依旧沿用过去较为传统的档案管理制度，就不能做到与时俱进，跟不上新时代的发展要求，无法达到预期的执行效果。

（三）缺乏专业性人才

财政局开展档案管理工作时，由于涉及的各项环节比较多，因此，在实际工作中对档案管理工作人员的专业性水平要求较高，也更严格。但是财政局在这方面的技术仍然处于不成熟的阶段，对信息技术的专业性了解的不够透彻，在实际工作中，档案管理工作人员相关管理技能需要不断被提升，在这种情况下，就会造成档案管理工作出现隐藏的风险性，因此更需要不断健全和完善事业单位管理工作，进而确保档案管理工作的正常进行。

（四）缺乏硬件设施

随着信息时代特别是网络代的到来和进一步发展，先进的互联网信息技术和大数据技术已逐渐被广泛应用到人们的生活和工作中。档案信息化建设也在积极推进中，运用信息技术能够提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务，在一定程度上有效提高了档案管理工作的时效性。但目前仍有一部分基层财政局还在沿用过去手工管理模式，由于缺少资金，在档案管理工作中的资金投入力度不够，新硬件设施不能及时更新，再加上档案管理工作人员信息化程度不高，使得一部分档案管理人员仍然习惯于用人工管理方式开展工作。这必然跟不上时代的发展，严重阻碍了档案管理工作的现代化建设。

二、推进财政局档案管理工作的有效对策

（一）制定完善的档案管理机制

改变传统的管理模式，创建新的管理机制是当下财政局档案管理工作的工作重点，在制定完善的档案管理机制时，一方面应加强对电子文件归档和管理工作，确保针对电子档案能够做到安全保管和开发利用。另一方面结合纸质档案具有容易破损，无法再生等特点，对纸质档案有效的保护和修复。做好两者的保管工作的同时，还要建立两者并行的管理形式，进而形成相互配合、相互制约关系，以保证档案没有残缺或者损坏，做好保密工作，例如：将计算机技术结合到财政局档案管理中，推行“双套存档制度”，通过文本等形式使纸质文件和电子文件的资料保存在同一个储存介质上，运用计算机软件创建数据库目录，方便档案管理人员查找电子资料。

（二）增强档案管理意识，积极开展培训工作

档案管理工作人员工作内容是收集和整理档案，并且将相关数据进行储存、统计、归档。在实际工作中，首先应提高人员意识，使他们能够认真对待财政局档案管理工作，同时做好安排工作、制订贯彻落实措施，在工作中发挥总揽全局的作用。其次，加强培训活动，强化管理能力，本着“自我提升，把工作做的更好”的目标，认真学习，要时刻保持高要求高标准的工作态度。对财政局档案管理工作人员进行业务、技能等方面的培训活动，严格执行持证上岗制度，提高工作人员的业务素质，进而保障档案管理工作的顺利开展。财政局相关部门在档案管理方面也可以运用新思路，创新管理制度，例如：在日常工作中，各部门可以选用档案入库、归类、查阅档案信息、保管、销毁等相关工作的兼职档案管理人员，相关部门一同制定培训计划，进而使相关工作人员的业务能力得到显著提高。

（三）营造良好的档案保管环境，将资料集中归纳

财政局档案管理工作要坚持集中归纳的管理原则。在日常档案管理工作过程中出现的大量的材料应由相关负责人指定财政局档案人员进行积累、整理后归纳。建立一人一档、登记完整、动态管理、科学实用的培训档案，对不同的文件材料进行归档的时候，应做到一般一式一份，对于特别重要和使用频率较多的文件材料，应做到合理增添归档份数。旨在通过建档立卡，实现精准派人参加各类学习培训，提升财政局档案管理队伍整体素质。归档的文件材料必须做到次序界限清楚，能够准确地反映各项活动的内容。另外，其他部门工作人员由于工作需要被领导指派到本单位以外工作，或者为了更好地完成工作，自己到本单位以外从事与本职工作有关的工作时，通过学习、考察获取的文件材料应按相关规定，到档案部门进行归档。在引进项目文件材料过程中，其他部门应与档案管理人员共同对材料进行检查验收，并第一时间进行归档。

（四）增强档案信息化管理力度，构建专业的档案信息网

财政局档案管理信息化与档案管理社会化两者之间是互相促进，共同发展的。档案管理中存在的死档现象，间接地反映了财政局管理模式已经远远落后于社会的进步。为了有效解决此问题，财政局档案管理工作应以资源形态为起点，进入现代信息技术领域，运用先进的信息技术，加快对档案信息资源的开发和利用，进而充分展现档案的作用和价值。档案管理数字化是当下较为新型的信息形态，可以将在任何地区、任何单位、所有载体的档案通过数字化手段进行储存，在网络化形式下进行连接，进而提升档案的利用率，这也是加快实现档案管理社会共享的有效手段。除此之外，财政局还应加强对网络技术的应用，在档案管理中应用计算机程序，在内部建立专业的档案信息网，不断健全与完善档案管理沟通体系，扩展档案管理信息渠道，充分利用档案信息网使档案管理工作更加简单化，增强信息传递的快捷性，构建的档案信息数据库等管理模式，深入贯彻应用“互联网+”的档案管理理念，进而提高档案管理工作效率。

（五）建立有效的考核奖惩机制

为了确保档案管理在财政局工作中能够有效开展，应按相关执行制度，建立考核奖惩机制，以强劲的监督和各种激励制度推动有效落实，可以建立以下几种机制：（1）设立物质奖励制度激励机制，运用物质奖励的手段使财政局档案管理人员得到物质上的满足，进一步激发员工的积极性。对工作积极的员工奖励采用发放工资、奖金、福利等形式，工作态度比较消极的员工进行批评、罚款、淘汰下岗等。（2）建立组织气氛激励机制，通过组织形态特性及人际间的沟通理解，构建轻松、愉快的工作氛围，进一步有效缓解员工的工作压力，增强彼此合作，激励员工在财政局档案管理工作中能够发挥最大作用。（3）建立员工参与管理体制。结合相关制度和措施，例如：合理化建议、员工评议等，充分发挥工作人员在财政局档案管理中的重要作用。（4）建立精神奖励制度激励机制。在精神方面进行无形激励，如：职务晋升、荣誉称号授予、工作成绩的肯定及对医护人员的信任尊重等，年底将组织评选财政局档案管理工作先进个人奖和优秀组织奖，鼓励先进典型，满足员工的精神需要。

（六）重视人才资源，加大优秀人才队伍建设

人才是支撑创新发展的第一资源。加快推进创新驱动发展，离不开坚实的人才保障。在新时期财政局档案管理工作中，专业技术人员和管理人员的缺乏已经成了财政局开展档案管理工作中面临的一大难题，为了有效加强财政局档案管理工作人员的管理水平，可以参考以下几点：1.重视财政局档案管理领导干部队伍的建设工作，加强团队建设与管理提高整体，采用引进高端人才等方法，培养一支熟悉并熟练掌握信息化建设和档案管理的管理团队。我们正处于一个信息化快速发展的社会，各种新型储存设备大量涌现，与以往传统的存储方式相比较具有巨大优势，加快促进了财政局档案管理体制的革新。新型储存设备在分享信息和档案整理中呈现出明显的优势，被广泛应用在不同单位的日常档案管理中。财政局档案管理工作人员为了做好本职工作，必须充分了解各类新型存储媒介的相关性能，发挥现代化信息技术的优势，对存储媒介进行仔细的检查和拷贝。对不同档案的用途做到全面。细致的归类，根据档案查询结果对相关档案内容再次进行分类和利用；2.引进档案管理系统优秀专业人才和管理人才，财政局档案管理系统是具有一定专业性的软硬件系统，它除了要具备较强的统计和分析功能，还要有很强的保密功能，所以，财政局开展档案管理工作时，应配备较为专业的系统管理者进行相关的管理工作，对档案信息化管理进行创新研发，加强关键信息基础设施网络安全防护，加强网络安全信息统筹机制、平台建设等，实现安全管理。

三、结束语

在新时期，不断加强财政局档案管理工作，首先要创新档案管理工作方法，不断应用先进的科学技术完善工作方式，加强对信息技术的应用与学习，鼓励财政局档案管理工作人员的创新工作模式，转变档案管理人员的思想观念，使其能够积极的投入到档案管理工作岗位上去，进一步完善管理制度与规范，有秩序的开展工作，加强档案管理办法的实施，为财政局工作作出应有的贡献。