运用PDCA循环改进血站人事档案管理工作探究

文/山东省血液中心 王静

血站人事档案管理是血站人力资源管理的重点工作之一，在血站公开招聘、专技人才队伍建设以及干部选拔考察任用等方面起到了十分重要的作用。2018年11月，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，对血站人事档案管理工作和管理者均提出了更高的要求。我国现已全面迈入信息化和科技化的时代，为顺应时代的发展，需不断提升血站人事档案管理工作效率和工作质量，本文基于PDCA循环原理，对人事档案信息化开展了一系列优化工作，以期能够找出现阶段人事档案管理存在的问题，并给出有效的工作措施，进而提升档案管理的质量和效率。

一、血站人事档案管理内容及PDCA循环

（一）血站人事档案管理内容。血站人事档案包括履历表、考核表、学习学历材料、职称材料、党团材料、奖惩材料、工资材料、任免材料等，是血站工作人员在学习、工作、职称、科研学术、奖惩等方面的真实记录和反映。人事档案的有效管理有利于血站人事管理，是血站人事管理科学化标准化的前提。

（二）PDCA循环。PDCA循环最初是由美国质量管理专家提出的环式四阶段循环管理模型，目的是提高管理质量。原理是将计划、实施、检查、处理四个步骤循环结合，通过四步骤评价、分析，提出解决方法，且四步骤不断循环，形成闭环模型，在循环中螺旋上升提高管理质量。在这个闭环中相互促进、相互优化、相互补充。将这一模型应用于血站人事档案管理，能够提升管理的效率性与严谨性。

二、新时期血站人事档案管理存在的问题

新时期，血站人事档案管理工作者应该在工作能力和综合素质等方面进一步提升，必须具备相应能力素养，才能更好地促进血站档案管理工作发展。然而，目前国内许多血站对于档案管理工作者的能力素养重视程度不够，导致档案管理工作人员素质参差不齐。

（一）重视程度不够。目前国内大部分血站对人事档案管理重视程度不够，导致档案管理工作滞后，只是工作重心放到扩展血站规模和采供血专业人员素质发展上，而忽略了档案管理人才的引进与培养，使得现有档案管理工作者的综合素质不高，未能达到新时期的要求，导致档案管理工作质量并不高，在一定程度上约束了血站的发展。有的血站把主要精力放在单位的文书档案管理上，忽视了人事档案的管理。

（二）缺少专业人士档案管理人才。一直以来，我国血站人事档案管理容易受到忽视，对于相关档案管理工作人员的挑选亦不受重视，一部分人事档案管理员缺乏系统的理论知识，导致业务不熟练，工作中频频出错，缺少专业知识和判断力，尽管工作中花费了大量的时间和精力，但是很难保证工作质量，极大地降低了档案管理的工作效率。另外，部分血站缺少严格的档案管理制度，档案管理人员素质低下，对于管理工作认识不足，没有充分发挥出人事档案对于人力资源管理工作的积极作用，这些都阻碍了血站档案管理工作的开展。

（三）人事档案管理者多为兼职人员，导致管理水平不能精益求精。许多血站的人事档案管理者多为兼职，因忙于其他人事事务性工作，没有精力对档案散材料及时归档整理，有的甚至连续几年没有进档整理，遇到上级检查任务时出现突击加班加点整理的现象，对人事档案管理工作的质量产生了很大影响。

所以，血站在未来发展的过程中，应进一步提升人事档案管理的重视程度，采取科学、有效的方式，增强血站工作队伍的能力素养。

三、PDCA循环在提升血站人事档案信息化建设的应用

（一）Plan（计划）阶段。P计划阶段是运用PDCA循环管理工具分析，现阶段可以从以下几个方面来提升人事档案信息化的管理水平：1.加大重视程度。要想让血站领导认识到档案管理的重要性，需要做好相应的宣传工作，向领导充分阐述和解释利用信息化管理对于人事档案工作的重要性，并在日常工作中向相关科室的工作人员普及人事档案管理的重要性，对于日常产生的学历、奖励等与人事档案紧密相关的材料需及时向人事部门归档，共同做好档案的管理工作。2.充分发挥信息化在人事档案管理工作中的应用。建立相关管理制度和工作标准，将责任细化，避免出现工作混乱的情况。制定明确的工作标准，让所有档案管理人员按标准执行，降低人事档案管理的随意性。利用现代信息技术提升档案工作水平，有利于从技术上防止档案涂改造假。3.加强对档案管理者的教育和培训，使其真正意识到工作的意义和重要性。尤其对新任的档案管理者，应增加继续教育培训力度，通过参加远程教育平台学习和外出参加相关的培训班、会议等方式不断地加强自身的专业能力水平，更好地为血站人力资源工作服务。

（二）Do（实施）阶段。D阶段是在第一阶段（P阶段）制定的总体目标之下进行具体的实施。一是要全面加强人事档案管理者的综合素质。对于出现的问题和环节等向相关工作人员准确传达，以不断增强相关工作人员的专业素质，提高对于档案管理重要性的认识，提升其专业素质。还应细化工作流程，明确工作责任。委派专门工作人员对档案采集、装订和验收工作进行检查，减少信息错误情况的发生。二要全方面提升信息化的正确性和高效性。为了提升工作效率，便于人事信息的查阅审核，在改版审核工作当中一旦出现特殊情况，需要及时形成电子档案；目录编辑和档案扫描的工作责任由专人独自承担，扫描档案是对档案目标编辑情况的检查和核对，由一个人承担这两种工作责任，当出现目录编辑情况不准确时，其可以将错误情况及时地反馈给系统并进行及时修改，提升了工作效率；还应严格按照《干部人事档案工作条例》相关规定做好干部人事数字档案工作。三要根据相关的归档制度，做好日常人事档案材料的归档工作，确保资料的完成性和无误性。同时做好档案的验真工作。对呈递上来的人事档案材料进行真伪辨别，确保认识档案的真实性和权威性，同时应及时处理不符合条件的材料，对于信息失真的材料严禁其入档。

（三）Check（检查）阶段。C阶段主要是在第一阶段（P阶段）制定的总体目标之下，重点侧重于查错防弊，增加前两阶段的容错率，同时注重总结工作。在具体实施后，对于落实检查实施情况根据目标，核查任务完成情况，分析任务完成过程，检查工作完成与目标的偏离程度，从而发现关键问题点，进行相应的总结归纳，并分析形成问题的原因。分析原因需要结合实施阶段的工作记录，留下关键步骤痕迹。通过这一阶段的开展，针对优化措施实行的效果，通过工作量抽查、人事信息质量、小组成员及归档人员的实际评价，验证工作开展的有效性，从而达到提升人事档案管理的工作效率和信息录入质量的目的，保证档案库信息的完整性和严谨性。同时为处置阶段总结关键点、关键问题打下基础。

（四）Action（处置）阶段。A阶段将针对C阶段发现的问题，通过积极的解决和改进，将相关的整改方案进行推广。要按时组织相关会议进行讨论、考评，分析检查结果，并进行总结，以便及时吸取经验教训，并讨论改进措施。讨论出的改进措施，要第一时间上报，并对其实施成果进行分析等，上级部门根据上报内容及具体情况，制定下一轮PDCA循环计划。此阶段以干部人事档案专项审核工作为例进行说明：要结合上级的规定和要求，对干部人事档案中出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份，尤其是档案材料是否涂改造假，干部信息是否真实准确，重要原始依据材料是否完整规范等进行严格审核。对出生日期有涂改、出生日期信息记载前后不一致、出生日期公农历未换算的人员档案材料进行再验证。做到逐条梳理、查漏补缺、仔细鉴别、规范整理，一是突出严肃性，严把审核质量关，采取初审和复审交叉进行的方式进行审核。二是突出准确性，对档案中的原有材料和新补充材料，逐份审查，准确鉴别。三是严肃工作纪律。对审核中出现的新问题及时向站领导和上级主管部门汇报，通过一系列措施，按照上级要求保质保量完成工作任务，达到预期目的。

四、结语

血站人事档案管理工作可以通过利用PDCA质量改进工具，对血站当前的人事档案管理模式进行完善和优化，计划阶段注意人员和硬件建设，提升对人事档案的认识。实施阶段严格遵循相关规定，注意档案工作的实效性和严谨性，检查阶段注意人事档案完整性和连贯性，处置阶段注重补充和总结档案整理过程的问题，从而为下一循环管理阶段提供基础，使PDCA质量改进工具更好地服务并不断促进血站人事档案管理工作，顺应信息化、科技化时代要求，提高血站人力资源管理水平和工作效率。