以档案管理信息化促进人力资源管理高效化研究

文/衡阳市雁峰区人力资源服务中心 周春兰

互联网技术快速发展，信息技术快速普及，信息技术的应用范围越来越广。档案管理的信息化建设已经成为新时代发展的基础。我国积极推进电子政务建设，人社是国家重要政务部门之一。人事数据是社会重要数据之一，各级人社管理部门都在积极推进档案管理信息化建设，实现档案信息化管理，提升档案服务的信息化、标准化和便民化，提高人社部门的社会服务水平。本文对档案管理信息化建设的重要性、建设原则、建设策略以及保障措施进行研究。

一、人力资源档案管理信息化的重要性

电子政务时代，加强档案管理信息化建设势在必行，要推进人力档案管理信息化建设，提升档案管理工作效率，使档案便于保存、取用。当前，我国实行“人才强国”战略，人才是国家重要竞争力，档案信息化管理有效提升了档案管理的效率。传统纸质版档案查询和管理十分不便、人力资源管理效率较低，档案管理的信息化能够实现快速、高效地取用和管理人事档案，将人们从简单重复劳动中解放出来。档案管理信息化建设能够有效提升档案服务水平，档案信息化管理将传统的纸质版档案转化为电子版的数据和信息，存储在电脑中，工作人员能够借助电脑等终端进行存储、查询等，有利于开展便民服务。档案管理信息化是新时代人力战略的基础。当前，国家经济快速发展，社会对人才的需求量提升，信息化技术极大地便利了人事档案的存储和调用，能够综合人才的背景、资质经历以及业务能力等来选拔和任用人才。

二、档案管理信息化的原则

档案管理信息化建设有利于促进人力资源管理工作朝着规范化、高效化方向发展。当前，省际人力流动速率提升，人力档案管理信息化建设中要坚持统一标准和统一原则，为之后全国联网奠定基础。

（一）统筹规划，统一标准。档案信息化建设是人力资源工作的重要一环，当前人力流动的速率提升，为此，省级政府应该发挥其引领作用，统一规划，统筹推进。按照人力资源社会保障信息系统技术标准体系和相关工作要求，建设统一的档案信息系统，确保信息系统的规范性、开放性、互融性。各级人力资源服务中心要结合省级统一标准和要求结合地区的人力资源特色，来梳理、细化档案服务经办流程，从而实现档案服务同一事项同一流程，以此提升人力资源管理工作的质量和效率。

（二）业务协同，信息共享。电子政务时代，各级政府要加强共享，减少信息孤岛，将人力资源信息和数据进行共享，优化档案管理服务的流程。为此，人事档案信息采集要统一采集项目、统一指标体系、统一代码，开展档案基础信息采集工作。

（三）分类指导，安全有效。信息化时代，档案信息化管理简化了工作流程，提升了工作效率，但是信息的不安全性也进一步提升。为此，人事档案信息化管理过程中，要结合各地信息水平和档案管理工作水平，优化升级系统，确保系统的安全性和稳定性。另外，档案信息管理过程中要加强对人事信息的分类管理，注重信息安全和个人隐私的保护。

三、档案管理信息化建设策略

档案管理信息化依托于系统和软件，档案管理信息化建设重点在于基础信息资源库的建设以及档案管理服务运动平台的建设，要加强软件的设计和开放，优化功能，实现对人力档案的二次开发和利用，为档案信息化管理奠定基础。

（一）加强人力资源与社会保障电子档案管理系统的设计。电子档案管理系统是档案管理信息化的基础。为此，各省人社部门要发挥其引领作用，在严格遵守国家档案管理规范的基础上，设计和开发电子档案管理系统。人力资源与社会保障电子档案管理系统从属于社保服务平台，系统设计时应该包含数据搜集、整理、管理、利用、监督等功能。当前我国政府实行便民服务，系统在设计和开发时应该提升民众的体验满意度。一是电子数据的采集和整理，基于国家相关要求，通过服务总线模式对人社服务的业务数据进行电子化，结合统一标准和要求，实现电子档案存档、归档的规范化和标准化。二是人事档案的结构管理，应建立科学有序的档案目录结构，方便于用户检索查询电子档案，并准确地定位纸质档案的存储位置。三是档案业务关系管理，当前人事信息流动的比率上升，该系统应该集成扫描、打印等功能于一体，能够自动收集工作产生的数据和信息，将其归档于系统中，对回收数据和信息进行利用和开发，开展专项特色人力资源服务，从而加强对人事工作的管理，以此提升人事工作的质量和效率。

（二）建立人事档案基础信息资源库。档案基础信息资源库是档案信息化管理的基础，各级人力服务中心应该基于现有档案类型，整合各类人力档案信息资源，建立专门的人事档案基础信息资源库，省级中心应该统一标准和要求。各级中心在省级中心标准和基础上能够通过自定义模式，灵活设置档案类目，提升档案管理工作的效率。

（三）开发档案管理服务运行平台。电子政务时代背景下，信息传递的速度提升，信息传递方式发生改变，档案信息化管理需要开发档案管理服务运行平台，平台开发过程中需要注意以下几点问题：一是档案信息的保密性，人事档案信息关乎国家、集体和个人的合法权益，档案信息化管理过程中必须平衡档案开发利用和保密之间的关系。二是档案管理服务平台的适用性和拓展性，当前人事档案数量激增，随着人才流动增速，人才跨省流动常态化，省际档案调动越来越频繁，档案管理服务运动平台必须具备适用性强以及拓展空间大等优点，全国流动人员档案管理联网势在必行。为此，各级人力资源服务中心在进行平台开发时，应该确保平台的易操作性、可拓展空间大等要求，为之后的全国联网打下坚实基础。三是网络平台的运行安全，信息化时代必须加强安全信息管理，人事档案管理过程中要制定相关制度体系，规范平台的管理制度，确保档案管理工作的规范化，从而确保档案管理的安全性。

四、档案管理信息化建设保障措施

（一）强化技术支持，规范安全管理。档案信息化管理在一定程度上增加了人事信息资源的不安全性，档案信息化管理的安全涉及电脑的硬件、软件、人员以及人文环境等多种因素，为此，需要对各个方面加强管理和控制，以此来实现对档案的安全管理。一是档案信息具有保密性特征，开放性是互联网的特性，互联网的开放性与档案管理的保密性严重相悖，为此，档案管理人员要加强档案的内部管理，从而确保档案信息安全和民众隐私安全。二是关注信息技术的发展，计算机技术和计算机病毒都处于高速发展状态，档案管理人员要密切关注信息技术的变化和计算机病毒的新变化，制定针对性的措施，加强对档案的管理。各级人力资源社会保障部门要加强技术支持，积极探索“互联网+”模式，不断优化档案信息化管理的平台和系统，加快基础设施建设，以提升档案信息化管理的安全性和规范性。三是加强网络访问权限管理，档案管理人员需要依据档案的机密程度以及人员的级别设定多个不同层次访问者的取用权限，基于国家信息安全等级保护制度要求，加强制度建设，进行业务专网和信息储蓄的安全隔离，严防人事档案信息泄露和偷盗，确保档案的安全性。

（二）加强组织领导，提供有效保障。当前各级人社部门加快推进档案管理信息化建设，在信息化档案管理建设过程中，省级人社部门要为地方各级人社部门档案管理信息化建设提供组织支持，包括资金支持和人力支持等。首先，应加强资金保障，为档案管理信息化建设提供充足的经费，包括系统建设经费和维护经费等。其次，要加强档案管理信息化的人员支持，加强对信息技术人员和业务人员的培训和管理，推进档案管理信息化建设。为加快推进人社部门档案管理信息化建设，人社部门应该创新人才引入制度，以高素质的专业人才确保档案管理信息化建设效率，人力管理工作质量等，从而更好地为广大群众服务。

（三）强化督促检查，指导工作到位。信息化时代，海量数据成为时代特征，同时信息的不安全性上升，增加了档案管理的难度。在档案管理信息化建设过程中，要强化督促检测，确保档案管理信息化建设工作具体到位。要加强对管理系统的监测和检查，着重对系统的安全性和功能进行检查，档案管理系统必须具备综合管理功能，人事档案涉及面较广、数量较多，信息系统必须以完备的功能来提升人力资源管理工作的效率，系统必须具备原始性保证、界面友好便捷、查询高效快速等特点，要结合地区人力资源管理特点，对系统进行优化和完善，简化工作人员的工作流程，促进人力资源管理的高效化，系统功能应该包括信息收集、统计、编研，档案业务管理、立档归档、统计、库房管理等，满足人力资源管理工作的需求，切实提升人力工作的效率。

五、总结

电子政务为人事档案管理信息化提供了机遇，各级人力资源服务中心应紧抓机遇，推动档案管理信息化建设。档案管理信息化建设中，要加强系统、数据库以及运行平台建设，提升人事档案管理的标准化和规范化，制定完备的档案信息化管理规章制度，发挥档案信息化管理的优势，确保人事档案信息的完整性，从而提升人力资源管理工作效率，更好地开展便民服务。