网络发展给高校人事档案带来的改变

文/渭南师范学院 许秀

如今已经步入了网络时代，网络覆盖范围越来越广泛，人们的日常生活已经离不开网络，各行各业的发展都与网络有着密不可分的关联。网络技术在高校人事档案管理工作中的有效运用给人事档案管理工作带来了更好的发展，让人事档案管理工作更加智能化、科学化。但是在网络给高校人事档案管理带来诸多好处的同时，我们也不得不防范网络技术的应用给高校人事档案管理工作带来的风险，合理利用网络才能让高校人事档案管理工作在网络环境下更好地发展。

一、传统高校人事档案管理工作存在的不足

传统的高校人事档案管理以人工操作为主，档案的建档、整理、收集、存放等各个环节都需要完全依靠人工来完成。面对工作量大、工作烦琐的人事档案管理工作，完全依靠人工难免会出现一些疏忽。下面对传统高校人事档案管理工作中容易出现的不足进行分析。

（一）档案资料规格不能完全统一。在传统的档案管理工作中，人事档案都是由工作人员手工书写和整理的，即使对档案管理工作做出规范化的要求，但是在实践工作当中，不同人和不同的高校所整理出来的人事档案还是会存在规格不统一的问题，在人事档案的内容、书写格式等多个方面都有可能存在很大差异。没有使用统一的标准规范管理人事档案，对以后的档案整理、交接和查阅等工作都造成了阻碍。

（二）档案的保存比较困难。通常情况下，档案资料需要长期的保存，尤其是人事档案资料都是非常重要的资料，人事档案需要跟随人的一生。时间一长，需要存放的人事档案资料也就越来越多，传统的人事档案资料完全都是纸质版的，需要有充分的空间来保存这些档案。而且在保存过程中，还需要安排专人进行看管，因为纸质材料很容易被突发情况所损坏，如果保管不当很容易出现丢失、破损等问题，这大大增加了档案管理工作的开展难度。

（三）查阅难度比较高。整理人事档案资料的一个最重要的目的就是在需要的时候能够查阅资料中的有用信息，让人事档案资料发挥其应有的价值。在传统的档案管理方式下，对人事档案资料的查阅难度比较高，因为传统的人事档案资料通常都是以纸质的形式存在某一处，当我们需要查阅的时候只能按照存放的规律去翻找资料。如果在整理人事档案的时候出现失误，让本来有序存放的档案资料顺序被打乱了，那找出需要的档案资料无异于大海捞针。

（四）工作交接不容易实现。工作岗位的变动在单位里是非常常见的，但是高校的人事档案管理工作是一个长期存在的工作，而且其具有连续性，不可能因为从事档案管理工作的人员出现变动就重新开始档案管理工作。在人员变动的过程中，一定会涉及工作的交接，在传统的高校，人事档案管理工作交接实现起来并不容易。面对文件柜中大量的档案资料，在交接工作的时候很难列出清单并且核实清楚，在交接之后新人也难以很快适应档案管理工作。

二、网络发展对高校人事档案管理工作带来的挑战

（一）人事档案信息的保密性面临挑战。高校人事档案中的很多资料都涉及个人隐私，其内容也不对外公开，在传统的档案管理模式下，想要对人事档案资料进行保密存储比较容易实现。但是在网络时代，信息安全问题一直都是社会热点话题，因为想要在网络环境中保证信息资料的绝对安全非常难。网络时代信息带来的一个问题就是隐私被侵犯，在高校人事档案管理信息化的道路上，同样面临着需要保密的人事档案资料被泄露的风险。如果高校的人事档案资料被网上别有用心的人窃取，不仅仅会侵犯到资料主人的个人隐私，还有可能对高校造成负面影响，这是高校人事档案信息化过程中需要面临的挑战。

（二）人事档案管理信息化操作面临挑战。在大部分高校中，人事档案管理工作人员已经适应传统的档案管理方式，对信息化人事档案管理的操作流程等不够熟悉。一些从事高校人事档案管理的工作人员并不是计算机专业出身，他们对人事管理系统的使用和管理工作难以尽快适应。再加上高校人事档案管理工作量比较大，每一年都有新报到的高校学生、毕业生，他们的人事档案需要录入到系统当中，还有一些教职工人员也会经常发生变动。这些都是导致人事档案管理工作量大的重要因素，从事人事档案管理工作人员每年都需要对发生变化的人事档案资料进行整理、归档。如果从事人事档案工作管理的人员对计算机操作不够熟练，就会降低档案管理工作的效率，让人事档案工作的有序开展面临挑战。

三、网络发展对高校人事档案管理工作带来的机遇

（一）人事档案管理工作更加智能化。传统的人事档案管理工作需要依靠大量的人工来完成，从事档案管理的工作人员不仅需要有足够的耐心、细心和责任心来整理和保管高校大量的人事档案资料，对其自身素质的要求还比较高，他们需要依靠记忆力来查找资料，这种管理方式不够智能，对工作人员要求高。但是在网络背景下，很多传统人事档案管理工作中需要依靠人力完成的工作都能通过网络技术来实现。比如，在大量的人事档案数据库中快速查找一个人的档案，可以直接搜索，比之前查找纸质材料节省时间与人力。除此之外，人事档案的信息化管理所带来的便利还有很多，减轻了工作人员的工作量，让人事档案管理工作变得智能化。

（二）提高了人事档案信息的利用价值。在传统的人事档案管理工作中，人事档案都是以纸张的方式存储，无法实现对其中有用信息的检索、分析、处理等，人事档案信息的利用率和利用价值比较低。但是在网络环境下，高校人事档案信息的利用价值就大大提高。比如，当高校想要对在职教师的综合教学素养进行分析的时候，可以把人事档案库中有用的各项指标单独列出来进行分析，教师的长短项通过分析一目了然。网络背景之下，大数据技术、云计算、数字化管理、数据挖掘等先进的技术都应运而生，这些现代化的技术让高校人事档案信息的利用率和价值都得到了充分发挥，能够有效促进高校人事档案管理工作的开展。

四、网络背景下做好高校人事档案管理工作的措施

（一）尽快转变人事档案管理理念。为了促进人事档案管理工作的信息化发展，高校的全体教职工都需要尽快转变管理理念，不再把传统的纸质化档案管理方式当作高校人事档案管理工作的主流。高校校领导和从事人事档案管理的工作人员以及其他教职工都需要认识到人事档案管理工作是构成高校管理体系的重要组成部分，人事档案管理工作的开展直接影响到高校的发展建设。为此，高校全体工作人员都需要支持人事档案管理工作改革发展，积极配合人事档案管理人员的工作。为了推进高校人事档案管理工作的信息化进程，高校可以积极宣传和推广现代化的管理理念和管理手段，让从事人事档案管理的工作人员充分重视网络技术，在平时的工作中多学习和关注一些其他高校和其他单位运用网络开展档案管理的案例。让全校的工作人员都意识到网络的发展可以促进人事档案管理工作，进而推进人事档案管理理念的转变。

（二）提高工作人员素质。从事人事档案管理工作的人员需要具备基本的网络信息技术素养和专业的档案管理业务知识，这样才能做好人事档案信息化管理工作。为此，高校需要重视对管理人才的培养，尤其是在职的工作人员，需要通过不断培训和学习提升他们的业务水平与工作能力。为了建设一支工作素养高的人事档案管理队伍，高校可以从在职员工和新招聘员工两个方向着手。第一，对于在职员工，学校需要了解他们的现有能力和水平，可以通过业务水平测试的方式了解他们是否有计算机操作基础。根据在职员工的能力水平设计培训课程，通过理论和实践课加强他们的计算机素养和档案管理工作方面的业务知识，让他们保持学习和进步，这样才能适应时代的变化，胜任自己从事的工作。第二，对于新招聘的员工，一定要做好入职培训与考核。新招聘的员工可以有试用期，在新员工培训的时候筛查学习能力强、自身素质高的工作人员进行岗位试用，通过了试用期表现良好的工作人员再转为正式职工，这样可以保证新入职的员工素质符合岗位需求。

（三）完善人事档案管理制度与规范。完善的制度规范是给工作人员提供的工作指南，让工作人员工作的时候有法可循。尤其是在网络环境下，传统的高校人事档案管理工作规范已经不能完全适用于现在的人事档案管理工作，在实践操作过程中会出现很多问题。在网络环境下高校人事档案信息出现泄露的一个主要因素就是部分高校的人事档案管理制度和规范还不健全，工作人员在开展档案管理操作过程中没有做到安全操作。为了规范高校人事档案管理工作，更有效地防范人事档案信息的泄露，让从事高校人事档案管理工作者能够严格按照操作要求开展工作，高校需要完善人事档案管理制度规范，对工作过程中的违规行为进行明确，并且严格规定违规操作的责任。在制度规范当中，还要对工作人员需要完成的档案整理、查阅、分析等工作内容进行规定，让工作人员能够按照制度要求开展人事管理工作。

五、总结

综上所述，网络技术的发展给高校人事档案管理工作带来了新的机遇与挑战，为了让人事档案管理工作与时俱进，高校教职工需要转变传统的管理理念，积极探索运用网络技术推进人事档案管理工作发展的措施。为了享受网络发展给人事档案管理工作带来的便利，高校需要培养一批懂网络的管理人才，用专业人才来推动人事档案管理工作的开展，用完善的制度和规范防范网络发展给人事档案管理工作带来的风险，让高校的人事档案管理工作良性发展。