新形势下高校机要文书档案的管控探析

2020-11-24四川水利职业技术学院余跃

办公室业务 2020年17期

文/四川水利职业技术学院余跃

高校机要文书档案通常指的是高校内部的各类机密档案，且具备不宜公开的特点，高校作为重要的教育、科研场所，在日常教学以及管理工作当中，会产生和接收大量的机要文书材料和信息，由高校相关管理人员通过收集、整理之后，归档保存，形成机要文书档案。机要文书档案材料是高校的各项教育事业活动开展的重要凭证，见证着高校的发展与变迁，为今后的教育工作以及高校的发展转型提供重要的理论指导依据。因此，高校机要文书档案具有较高的利用、存查价值。随着社会的快速发展与进步，产生的大量数据信息也使得档案管理工作的难度大幅度增加，档案管理工作面临着新的问题和挑战，而高校作为重要的机要文书档案保存场所，怎样积极顺应时代发展形势，加强机要文书档案管理，提高管理效率和质量，是当前高校档案部门必须要重点解决的问题。

一、高校机要文书档案管理存在的问题

（一）信息技术的快速发展与普及对档案保管工作产生的影响。近年来，随着社会经济的快速发展，计算机技术也得到了快速的发展与更新，网络化的普及，使得许多传统的档案管理工作逐渐朝着数字化、信息化方向快速发展，从而大幅度提高了档案管理工作的整体管理效率和质量。但是随着网络的快速发展，也存在一定的安全隐患，当前信息安全问题日益突出，对高校机要文书档案管理与保密工作也带来了极大的挑战和压力。随着网络化越来越开放，办公自动化程度不断提高，对于一些机密文件，如果储存介质或者方法不当，很可能会出现泄密的情况。近年来，我国国民经济稳步增长的同时，经济实力与国际地位也不断提高，国际上许多敌对势力和团伙会采取现代化高科技手段和方法对我国一些重要的机密文件进行监控与窃取，严重威胁我国的信息安全，导致保密防范的整体难度也越来越大。因此，高校机要文书档案保密与管理工作依然面临着严峻的考验。

（二）相关法律的修订对档案管理制度产生的影响。随着新的《保密法》开始实施，其中对解密条件增加了新的规定，一是正式公布自动解密；二是保密期满自动解密；三是主动审查及时解密。《档案法》规定：保密档案的管理和使用，对于密级的变更与解密一定要严格按照相关规定要求和法律法规进行办理和执行。以往因为档案解密制度不明确，会出现解密档案未能按时解密，占用档案的管理资源，严重影响档案管理的效率和质量。随着新的法律修订和实施，为文件的按时解密提供了有效的法律依据和支持，也对完善解密制度及相关工作的执行提出了更高的要求，为机要文书档案管理工作的稳步开展带来了新的挑战和困难。

（三）传统机要文书档案管理观念对档案资源利用所产生的影响。传统的档案保密工作中，重保轻用观念影响非常大，且普遍存在涉密档案资源利用不足的情况，相关查阅者或借阅者因为档案审批手续烦琐和复杂，且这些档案文件是不能被随意复制的，时常出现弃用涉密档案的情况，导致一些非常有价值的机要文书档案被长时间放置在高校中保存，大量的档案资源被浪费，档案管理人员自身的工作价值也无法充分体现。档案管理的最终目的是为利用档案，更好地服务于科研教育工作及活动的开展。因此，在严格遵守相关规章制度和保密规定的基础上，应当充分发挥其存在的价值，从而进一步实现档案信息资源的科学合理化利用。

二、当前高校机要文书档案管理的具体策略

在高校机要文书档案管理工作具体实施过程中，严格落实相关管理制度和工作标准是保障文书档案管理工作稳步开展的重要基础。机要文书档案管理一定要严格按照《保密法》与相关高校涉密档案管理规定执行和落实，要保障档案的收集、整理、移交与保存工作严格按照规定的流程逐步落实，保障文书档案管理工作准确无误、扎实有序地开展和落实。当前新形势下，高校机要文书档案管理工作依然存在诸多问题有待改善，具体可从以下几个方面入手：

（一）充分利用现代化信息技术，保障文书档案管理工作稳步开展。随着互联网信息技术的普及和快速发展，在为人们的日常生活和工作提供便利的同时，在某种程度上，也为窃密行为创造了有利条件，同时档案保密工作的技术手段也有了很大的改善。因此，在现代高校文书档案管理工作实施过程中，一定要充分发挥计算机信息技术的优势，使其能够更好地服务于高校机要文书档案管理工作。可以从以下方面着手：首先，要积极采用先进的技术，不断强化保密技术的应用与管理。加强计算机网络保护措施和技术升级，对于涉密文件要安装技术防范软件和设备，防止高科技窃密活动的入侵。其次，还应当完善计算机文件保密制度，对于涉密计算机或储存必须要禁止接入公共网络，妥善保管，国家机密信息和文件要严禁储存在非涉密计算机上。还应当不断提高档案管理人员的综合能力与信息技术应用水平。档案管理人员必须要积极顺应时代发展趋势，合理利用计算机，保障档案管理工作的整体效率和质量。档案管理人员可以在涉密计算机上开发数据库管理程序，将相关档案信息数据上传到数据库当中，从而实现和满足机要文书档案电子信息的检索、登记以及快速查询功能。最后，应当切实做好互联网防泄密工作。相关部门一定定期安排工作人员对计算机进行技术检查与管理，最大程度上保障涉密信息不会出现在联网计算机当中。

（二）完善档案解密制度，高效管理机要文书档案。机要文书档案管理过程中，应当根据文件的机密等级，将其分为内部档案与涉密档案，涉密档案的管理要求会更加严格，对于档案库房相关时设施要求和安全等级也会越高，在查阅和借阅过程中，也会更加严格，如果涉密档案未能按时解密，将会占用管理资源，导致档案的利用便利程度受到极大的影响。随着新《保密法》当中解密制度的完善和调整，档案部门也应当针对实际情况及时完善档案的解密制度体系，对于档案的保密程度和属性进行及时的调整和修正。

高校机文书档案管理人员在整理与保管涉密文件的时候，要严格按照解密规定要求，对于符合解密要求的相关档案文件材料属性及时调整，改为内部文件，在文件归档以后，相关档案管理人员必须要及时将文件解密信息上报上级单位，并注意检查保密期限，对于符合要求的档案应当及时解密，从而最大程度上保障档案管理的整体效率和质量。

（三）正确协调保密和利用之间的关系，提高文书档案利用率。档案科学合理地利用是提高档案自身利用价值和作用的重要手段，也能够充分体现档案的价值，档案管理的主要目的是档案价值最大化。因此，档案管理工作人员一定要积极转变传统的管理观念，从而合理调节和处理保密与档案利用之间的关系，不能只注重利用或者只注重保密工作，两者之间要综合衡量，不能忽视了某个方面。档案管理人员要最大程度上发挥档案在科研教育以及日常管理工作中的重要作用和价值，可以从以下方面入手：首先，要保障归档工作的整体质量，做好档案归档工作是档案保密和利用的重要基础前提，高校机要文书档案管理人员在档案收集、整理工作过程中，一定要对每一份文件材料进行仔细的核查和检验，当出现材料缺失或者不完整的情况，要及时做好补齐工作，最大程度上保障归档材料的完整、齐全，从而不断提高档案的实际利用价值。其次，应当强化档案编研工作，要加强档案的编目、检索以及编研等工作流程，完善健全的检索体系，对重点档案要进行汇编，保障档案的系统性和完整性，最大限度上满足工作需求。应当加强档案制度宣传工作，高校档案部门应当加大涉密档案利用制度的宣传，保障相关人员都能够熟悉档案的利用流程和具体方法，在制度责任明确、清晰的基础上，保障涉密档案的利用流程科学合理化，并且做到过程有据可查。

（四）机要文件要实行精细化、多方位管理。在对相关文件进行管理过程中，要根据不同文件的类型进行具体的标号，文件整理完毕之后，要进行分类编号，根据具体的类型进行有序存放。在日常工作当中，要定期对文件进行整理和编排，办理完毕的文件要按照编号存放在保密柜当中。重点文件通常与高校的改革与发展有着密切的关联，因此，相关人员应当提高传阅速度，相关部门也必须要加快办理速度。可能会存在多次借阅的情况，所以，机要人员应当进行重点管理，做到及时收回和快速找出。