“互联网+”背景下公立医院会计档案管理优化探析

文/重庆市涪陵区中医院 龚敏

会计档案是公立医院经济活动的主要“记录者”，其优劣直接反映一个医院档案管理和财务管理的质量和水平。从大趋势看，继2016年财政部和国家档案局新修订的《会计档案管理办法》施行后，各省区市陆续新出台了地方《会计档案管理办法实施细则》，为各地机关、企事业单位的会计档案管理工作指明了方向、提供了遵循。公立医院的会计档案管理在政策的指导支持下和“互联网+”的时代背景下，理应有不断优化、改善的动力和支撑。

一、“互联网+”驱动会计档案管理优化

（一）迫切性。随着时代的变迁、社会的进步，公立医院的各类经济活动不断，各种凭证账簿日益增多，各类审计监督日益频繁，会计档案数据爆发式增长倒逼公立医院探索科学的方法、安全的载体、专业的人员进行有效管理。从医院发展趋势来看，优化会计档案管理迫在眉睫。

（二）必要性。会计档案是医院经济活动的历史记录和经济效果的综合反映，是医院预算和财务收支计划的重要依据。据相关机构统计，会计档案中约70%的信息直接关系到医院的经营管理，承担着为医院的经济分析和经营决策当好参谋、实现科学管理的重要任务，而当前一些公立医院仍沿用传统的会计档案管理模式，效率较低、质量较差，管理方法、手段严重滞后，必须依靠“互联网+”的新思维进行优化、改善甚至改革，使医院的会计档案管理更加规范、高效、安全、便捷。从医院管理角度来说，优化会计档案管理势在必行。

（三）可行性。大数据云计算等新理念、新技术、新应用在各行各业的广泛运用为公立医院的会计档案管理优化提供了有益、有效的参照和启示。“互联网+”思维下的会计档案管理系统能够让资料录入更快捷、档案查找更便捷，同时还可以对档案实施分层管理，明确档案资料之间的关联性。档案信息的存储形式也不再是单一的数字、文字，而可以是视频、图片、语音等，提升了档案的准确性。从技术实现层面来讲，优化会计档案管理切实可行。

二、公立医院会计档案管理突出问题

（一）档案管理意识不强导致重视不够。一些医院领导层认为档案工作是可有可无、可多可少、可繁可简的工作，重医疗业务、轻档案管理的现象在一定程度上存在，导致医院在专业人才的引进上缺乏整体思考，在人员配置方面，部分公立医院的会计档案管理工作人员多为财务人员，对档案管理的认识不足，缺乏档案工作相关的理论支撑和总体谋划，导致医院会计档案管理存在创新谋划不够、管理质量不高、档案要素不全等问题，严重制约了会计档案管理工作的开展。

（二）档案管理水平不高导致规范不足。档案管理本身是一门复杂的系统性学科，对管理者的水平要求很高。伴随公立医院会计档案资料管理的作业量和复杂性不断增加，一方面，与之配套的会计档案管理机制却未建立健全，缺乏相应的监督机制和监管办法；另一方面，一些会计档案管理人员不懂网、不信网、不用网，电子文件管理、档案保护技术及档案信息查询等知识缺乏，规范化、流程化的制度优势没有得到充分发挥，导致会计档案管理工作无法高效运行。

（三）档案管理投入不多导致使用不便。一些公立医院为档案管理投入人力、物力、财力均有限，这在一些规模不大的医院尤为突出。档案管理投入不足直接导致了档案运用不足、使用不便，而现代公立医院的面临的一个问题是，上级部门、审计部门经常会调用会计档案，需要高效查阅会计凭证、会计账簿、财务会计报告及其他会计资料，传统的会计档案管理模式难以支撑现代各项审计督查工作的节奏和效率，难以适应公立医院现代管理的需求。

三、公立医院会计档案管理优化举措

（一）制度规范化。公立医院财务部门应按照新修订的《会计档案管理办法》，结合实际制定专门针对电子会计档案管理制度，规范流程，重点完善电算化资料归档制度，突出电子会计档案管理方式、系统的安全性，使制度上不断完善、流程上不断优化、执行上不断纠正，形成会计档案全面质量管理的PDCA（Plan-Do-Check-Action）循环。

（二）应用信息化。随着互联网技术的发展变化，计算机硬件与软件不断迭代、更新，电子会计档案也需要不断迁移、升级，不断适应新的“生存环境”。新修订的《会计档案管理办法》明确界定了电子会计档案的形式和内容，对新时期会计档案信息化发展提出了新要求，公立医院应广泛推广和同步信息化技术，添置、升级会计档案管理的相关硬件基础设备，推进会计档案管理信息平台建设，不断提升电子会计档案的信息化应用水平。

（三）档案数字化。为解决传统纸质会计档案进行管理时储存空间大、环境要求高以及查询不便、利用不多等弊端，应在公立医院会计档案的管理中运用数据存储和数据挖掘技术，对会计档案数据进行数字化处理，实现分类、查询、计算、储存、核对、编号等功能，实现信息共享成本的降低，并通过挖掘档案信息资源，为助力医院的经济管理奠定基础。档案数字化中必须严格授权，防止恶意数据篡改。同时，要对会计档案数据进行实时冗余备份，防止数据丢失和病毒侵害。

（四）人员专业化。针对公立医院会计档案管理人员专业性不强等突出问题，应该加强会计档案管理人员的培训，使其具备档案管理的相应专业水准，满足新时代会计档案管理的新要求。三级甲等医院，需要适应社会发展进步的需求，引进、配备既懂档案工作、又懂财务管理的复合型专业人才，专职负责医院的会计档案管理工作，并鼓励支持其申报档案专业技术职称，走职业化、专业化道路，提升医院会计档案管理的整体质量和水准。

四、结语

综上所述，“互联网+”的时代背景为公立医院的会计档案管理工作带来了新挑战，同时也孕育着新希望，把握时代脉搏，顺应时代潮流，适时、及时推动公立医院会计档案管理优化、改革，树立档案意识，掌握财务知识，具备管理常识，让会计档案管理中制度、设备、管理、载体、人员等要素有机融合、全面改善，才能全面提升公立医院会计档案管理的专业水准和整体质量，为规范公立医院的经济活动保驾护航。