浅谈电子档案对疾控档案管理发展的推动作用

文/烟台市疾病预防控制中心 闫爱军

疾控中心在实施各项工作中，档案资源在其中发挥着非常重要的参考作用，在最大程度上提升疾控档案管理资料使用效率与价值，已经成为现代档案管理工作中面临的重点问题。如今，随着我国科学技术水平的不断提升，信息化逐渐成为各个行业主要的发展趋势，转变传统纸质办公方式，在对资料进行收集、整理以及查阅时，都可以通过计算机系统来完成。档案就是对信息技术使用的基础上，将计算机系统的数据处理能力、传输能力以及存储等功能作用充分发挥出来，从而在更大程度上提升档案管理工作效率和质量。因此，对于我国疾控中心而言，通过加强电子档案管理建设工作，不但可以转变传统复杂的档案管理方式，对于整个档案管理工作发展也有着非常重要的推动作用。

一、目前疾控中心档案管理中存在的问题

（一）缺少先进的档案管理观念。通常情况下，疾控中心的各项研究工作都是在疾控档案资料分析的基础上开展的。所以，疾控档案资料在疾病研究过程中起到了非常重要的参考作用。但在目前疾控档案管理工作中还存在着非常多的问题，这主要是因为长时间受到传统思想观念的影响，很多档案管理人员没有认识到档案管理工作的重要性，在思想方面没有树立正确的档案管理意识，很多情况下会认为档案管理工作就是简单地对纸质资料进行收集与整理，没有根据具体情况制定出完善的档案管理制度，同时各方面投入的资源不足。长此以往，导致疾控档案管理工作在整体上呈现出了非常明显的复杂性与混乱性等特点。另外，一些档案管理人员自身专业性达不到相应的标准要求，同时缺少足够的档案管理技能与经验，这就导致在实际的管理工作中，还不能实现对计算机技术的合理性运用，从而对档案管理工作的高效性以及完整性带来了一定影响，也对疾控档案管理工作的开展形成了非常严重的阻碍。

（二）档案资料质量有待提升。在疾控中心以往的档案管理工作中，通常都是对纸质资料进行收集与管理，不但工作量比较大，同时资料内容比较分散，导致最终的档案管理质量一直得不到明显提升，这就需要更多的人力投入到档案管理工作中，对档案资料进行划分与整理，这种工作模式不但会对档案储存效果带来一定影响，也会进一步降低档案资料的使用效率与价值。另外，因为纸质资料本身耐久性比较低，在经过长时间的保存之后，可能会出现不同程度的腐蚀、潮湿以及霉菌等问题，这就在很大程度上减少了档案资料的保存年限，对档案资料使用人员带来了一定困扰。

二、疾控中心加强电子档案建设工作的重要意义

（一）疾控档案的重要性。疾控档案资料不但在各项卫生防疫工作开展中起到了非常重要的桥梁作用，也为防疫工作人员作出重要决策提供了非常重要的参考作用，有利于各项防疫研究工作的顺利开展。结合实际情况可以了解到，疾控档案中涉及的内容比较多，一般主要包括卫生防疫调查案例、实验分析、数据报告、防疫方案以及实测观测等内容。通常情况下，档案资料都是对最原始的内容进行收集与整理，所以在使用过程中可以体现出非常明显的真实性与可追溯性，可以为卫生防疫、医学技术救援以及环境保护等工作开展提供非常重要的基础条件，是现代技术量不断发展的结果，当出现一些新的研究项目时，疾控档案可以为其提供非常准确的信息资料，从而可以有效促使科研项目的成功。

（二）加强电子档案管理建设的重要性。针对目前疾控档案管理工作中存在的问题，加强电子档案管理建设，实现对信息技术与科学技术的合理应用有着非常重要的作用，具体主要体现在以下几个方面：1.可以方便疾控档案资料的保存。在现代社会发展中，疾控工作是一项非常重要的卫生预防工作，与人们的生命财产安全有着非常密切的联系，因此在实施过程中具有一定的长久性。如今，随着疾控档案资料的不断增加，即便采取更加完善的档案保存方式，纸质档案都不可避免会遇到腐蚀或者是变质等问题，并且在经历较长的时间之后，档案资料可能会出现破损以及缺失现象，再加上档案资料在保存过程中会不断被使用，从而在一定程度上减少了档案资料的使用年限。同时，在以往的档案资料管理中，都是通过人工操作的方式对档案资料进行划分与整理，在整理过程不可避免地会面临各种失误，从而对后期资料的查阅与使用带来一定难度。纸质资料的不断增加，对于储存空间方面也有着非常高的要求，需要在其中投入非常多的人力与物力，从而在一定程度上影响了档案管理工作效率。而通过加强电子档案建设工作，可以使用计算机系统对档案资料进行合理划分与保存，通过扫描将纸质档案内容保存在硬盘中，有效防止各种信息差错问题的产生。同时，在对档案资料进行查阅时，也可以直接通过计算机系统来进行，这在很大程度上减少了对纸质档案的使用与破损，从而有效保证档案资料的完整性。另外，通过使用计算机技术对档案资料进行收集、整理与查阅，可以有效减少档案管理人员工作总量，对于提升疾控档案管理工作效率有着非常重要的作用。2.档案查询便利，具有明显的开放性。将信息技术与网络技术应用于疾控档案管理工作中，各部门可以利用自身权限对档案资料进行查阅，同时也可以将所需要的资料进行打印，这在很大程度上提升了档案信息资料的共享价值，并且提升了资料查询效率，节省了工作人员查询资料时所花费的时间。3.降低档案管理风险与成本。加强电子档案建设工作，可以将每一个管理环节通过网络技术来完成，实现对档案资料的远距离传输，通过这种方式不但减少了对纸张的使用，还在一定程度上减少了档案管理成本的投入。

三、加强疾控电子档案管理建设的相关策略

（一）树立先进的档案管理观念。疾控中心要想保证电子档案建设工作顺利开展，应该转变传统的思想观念，树立先进的管理意识，全面认识到档案管理工作对自身发展所产生的重要性，不断提升档案管理工作水平。同时，要结合实际情况制定出完善的档案管理制度，对具体的档案管理程度与方法进行明确。另外，还应该加强对档案管理人员的培训教育工作，通过学习可以促进档案管理人员进行有效沟通与交流，同时对先进的电子档案管理技术与方法进行全面掌握，在更大程度上提升档案管理人员专业性与素质水平，从而更好地投入到电子档案建设工作中，在更大程度上保证疾控档案资料的完整性与真实性。

（二）做好档案信息反馈工作。在疾控中心电子档案建设工作实施中，还需要对档案资料使用效率引起高度重视，对最终档案资料的使用情况进行总结与反馈，这样才能在第一时间内发现其中存在的问题，并结合采取有效的措施进行解决。首先，疾控档案管理工作人员应针对疾控档案的查询与使用情况做好准确的记录工作，并对最终的使用结果做好统计，然后将统计结果反馈给相关人员。其次，疾控档案资料使用人员可以对档案资料使用中的感受进行总结，找出目前档案资料管理中存在的问题，并给予合理性的建议，从而方便档案管理人员对工作中的不足进行完善，并从中吸取经验与教训，提升疾控档案管理工作效率和质量。最后，档案管理人员可以通过电子信息技术完成档案资料分类工作，针对每一类资料完成关键目录制定工作，从而方便人员对档案资料进行查询，在更大程度上提升档案资料使用的时效性。

（三）加强档案信息化建设。在疾控中心电子档案管理建设工作中，应该逐渐加强硬件与软件设施方面的投入力度，在此基础上构建出相应的信息数据传输系统，将资料保存到信息系统当中，在面对一些比较重要的疾控档案资料时，应该将其进行备份处理。另外，加强办公自动化建设工作，在最大程度上将信息传输共享作用充分发挥，实现对疾控档案资料的充分利用，同时对有价值的档案进行充分挖掘，在更大程度上发挥出疾控档案资料使用价值，同时也能第一时间向疫情防控工作的开展提供准确有效的信息资料。

四、结语

综上所述，档案资料在我国疾控中心发展中发挥着非常重要的作用，可以为各项卫生研究工作的开展提供非常重要的参考数据。因此，疾控中心一定要全面认识到档案管理工作的重要性，逐渐转变传统的思想观念，加强电子档案管理建设工作，将信息技术与网络技术应用于档案管理工作中，可以更好地实现对档案资料的全面收集与整理，有效提升档案管理工作效率和质量，促进疾控档案管理工作的发展。