基层疾控档案标准化建设的思考与展望

文/东平县疾病预防控制中心 马万里

一、充分认识档案标准化建设在疾控事业发展中的重要意义

（一）档案标准化建设是认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》，推进档案工作制度化、标准化、精细化、规范化的重要保证，是落实全面依法治国，推进国家治理体系和治理能力现代化的必然要求。档案工作具有鲜明的政治性，在信息化时代、大数据时代，怎么开发好档案资源、怎样进行宏观管理，都需要依法治档。力求依法规范档案工作与依法开展疾控工作达到相辅相成、相得益彰的效果，促进疾控事业依法有序开展，结合疾控工作新目标、新要求尽快形成与疾控事业发展相适应的标准规范体系。

（二）档案标准化建设是疾控事业发展的必要条件。疾控档案具有历史价值和科研价值。疾控档案工作经历了从卫生防疫站到疾病预防控制中心的机构沿革史，记录了疾控事业发展的诸多辉煌成就。许多威胁人民生命与健康的主要传染病、寄生虫病和地方病得到消灭和控制。许多鲜活的、真实的第一手资料和经验性总结及汇编资料成为具有历史价值的孤本，这些孤本记录了人类与疾病抗争的历史，是可以进行永久保存的不可再现的珍贵档案，具有重要的历史研究价值和科研利用价值。因此，传统实体档案和电子数据档案不应是相互排斥和否定的关系，二者是两两相生、相向而行的继承与发展的有机统一，新时期档案标准化建设是疾控事业发展和档案技术进步的重要途径。

（三）档案标准化建设是规范业务工作开展、提升管理效能、提高工作效率、优化质量控制的必要手段。档案的凭证属性决定了归档资料的完整性要求。包括一份文件的起草、签批、下发、办结，一项业务的计划、实施、结果，一个活动的方案、落实、效果等过程的文字、图片、声像等载体表达的完整记录。尤其是科技档案的形成，与文书档案的形成特点有着很大的不同，疾控科技档案包括艾滋病、结核病等重点传染病，高血压、糖尿病等慢性非传染性疾病，免疫规划与预防接种，健康教育与科研培训，职业卫生、放射卫生与生活饮用水卫生等公共卫生监测，卫生检测检验等，每项业务工作开展效果、结论、数据信息都来自大量现场第一手原始记录资料的佐证。档案的情报利用属性决定了所收集归档资料的真实性。档案标准化建设保证了在疾控中心各项业务工作各环节各阶段的实际开展过程中，按照档案形成的规律和本质属性的要求对业务工作开展全程实施档案资料收集的质量控制，有助于提升管理效能，提高工作效率。

二、检视和分析当前疾控档案管理工作现状，表现为三对问题之六种现象，不容忽视

（一）档案管理队伍建设和管理模式滞后问题，表现为“自由档”与“混合档”现象。档案管理队伍建设是做好档案工作的前提和基础，专职或兼职档案人员的素质水平，直接关系到基层疾控中心档案标准化建设水平。从目前基层疾控机构所普遍沿用的传统档案管理模式来看，仅仅是从立足于疾控各项业务工作开展需要这个单向维度为作为档案工作的基本出发点，加之近年来疾控中心机构改革，职能变化频繁，各业务科室时分时合、人员岗位经常调整，档案人员基本都是疾控业务技术人员担任，各业务科室根据自身工作职能特点自立标准、标新立异，其所立档面目纷呈：时间构成上自然年度和项目年度混淆或一事跨两年；责任者构成上则问题不分或内容混淆；问题构成上责任者不分或保存期限混淆；载体构成上纸媒档案与电子档案互不相干或信息不对称。档案队伍建设和管理模式滞后问题所表现出的“自由档”和“混合档”现象，已经不适应新时代信息社会飞速发展对档案信息多层次、多维度、多方位的更高要求。

（二）档案法制意识缺乏和档案价值认识失当问题，表现为“迎检档”与“应付档”现象。档案工作和疾控工作以及其他各项社会工作都必须遵循法规的约束和规定。总体上，基层疾控机构和乡镇卫生院在部署工作、制定计划、规划、检查考核等工作中，往往只注重疾控和公共卫生业务法规的贯彻落实效果，对档案法规的落实和疾控档案的归档管理不够重视，甚至顺其自然不做要求。目前，国家对卫生健康事业的投入更多的是以政府购买服务的形式，有以县级疾控中心为主要实施单位的艾滋病、结核病等重点公共卫生服务项目，有以乡镇卫生院（社区卫生服务中心）为主要实施单位的基本公共卫生服务项目。每个项目规定了非常详细的指标任务，并且与绩效挂钩。由于在项目实施过程中和档案信息收集整理阶段都是由承担项目工作的业务人员负责，所以在资料收集整理归档时，基本按照项目工作考核标准，从有利于迎检得分的角度建档，只注重档案的原始价值，即近期查考价值，忽视了疾控档案的从属价值，即远期文化价值。这种“迎检档”和“应付档”实际上造成了档案信息的不可用，已经失去了档案的本质意义。

（三）档案室规范化、标准化建设滑坡和档案工作管理制度、监督评估制度等长效机制建设不健全问题，表现为“流放档”与“无处档”现象。基层疾控机构档案室建设曾经在世纪之交达到了以实体档案为主导的历史最高水平。20世纪90年代后期，在全国普遍推行的卫生防疫站等级评审大环境的影响和助推下，县档案局派专人指导档案室升级改造，大都通过了省一级、二级档案室验收。随着卫生监督与疾控机构改革和职能不断变化，以及疾控各类线上工作信息系统平台的普及，档案室建设逐渐弱化，综合档案室基本以文书行政类档案为主，疾控科技档案基本上分散在各业务科室保存，而随着科室职能分合档案随意处置，处于“流放”状态，或因档案库房老式储存工具未更新换代，造成档案长期积压“无处档”的现象。这种现象凸显出当前档案管理制度不落实、监督评估不力等长效机制建设不健全的问题。

三、积极推进档案标准化建设是新时代疾控事业发展的必由之路

（一）文件、数据信息化是档案标准化建设的发展趋势。信息社会是信息化、网络化的时代，随着计算机技术和通信技术的广泛普及，疾控工作信息化、网络化的特征将越来越明显。当前，各门类疾控业务开展基本普及了线上疾控信息系统平台，在疾控业务数据信息化的背景下，应处理好传统实体档案与电子档案的关系。要遵循档案的凭证性、情报利用性的本质属性，对文件、业务数据在具体实践、信息积累、分类鉴定、立卷归档或录入系统的全过程和各环节实施数据质量核查，保证档案信息的真实完整与可溯源性。疾控档案信息化进程的加快，为疾控档案标准化建设提供了良好的技术支撑，为疾控档案资源的科学保管和开发利用提供了必备的技术条件，网络基础设施的不断改造更新也为疾控档案信息化、标准化创造了良好的硬件环境。档案的标准化信息化实现了疾控档案信息的资源共享，能够为基层疾控中心自身和社会事业发展提供更加便利、快速、准确的疾控档案信息服务保障。

（二）以疾病预防控制机构等级评审为抓手，推进疾控档案标准化建设，建立与疾控工作业务职能相适应的档案标准化管理体系。成立综合档案室，对各业务科室暂存档案实行平时监督指导和集中统一管理。健全档案管理网络，综合档案室要配备大专以上档案文秘相关专业的专职档案管理员，各业务科室指定一名兼职档案资料员，对专兼职档案员采取邀请当地档案馆专家集中培训或分批进修、自学相结合等方式，系统学习档案管理学、文书学、科技档案管理、档案保护技术、专业档案管理等档案专业知识。建立健全档案管理各项规章制度，增强全体人员的档案意识，保证档案在各项疾病预防控制业务工作实施过程的真实性、档案信息收集的完整性、档案资料价值评估、筛选甄别的准确性、传统纸媒档案和电子数据档案之间的相关性和系统性。综合档案室还要加强对科室建档工作的质量控制，在档案收集、分类、编目、案卷质量等方面达到国家有关档案规范要求。将档案工作“三纳入”“四参加”“四同步”的要求列入单位绩效考核目标。档案库房、办公区、阅文室、实物存列室要布局合理，井然有序。档案库房设施要适应新时代档案标准化、信息化建设需求，配备密集架、除湿机、空调、防磁柜、安全报警系统等必要的档案管理及保护设施设备并采取“八防”措施。加快档案现代化管理步伐，配置档案管理软件，建立各门类载体档案目录级数据库和文书档案全文数据库，实行电脑检索档案。综合档案室要结合当地疾病预防控制工作实际，根据传染病、地方病、慢性病等疾病流行特点，积极开发档案信息资源，分类编制有较高利用价值的疾控业务编研资料，提供形式多样、及时准确、系统完整的档案数据信息，为单位各项工作开展提供高效、便捷的服务。

（三）严格制度约束与监督评估，形成管理高效、运转有序的档案标准化建设长效机制。习近平总书记在党的十九届四中全会第二次全体会议上指出：“万物得其本者生，百事得其道者成。”要构建全覆盖的制度执行监督机制，把制度执行和监督贯穿区域治理、部门治理、行业治理、基层治理、单位治理的全过程，要把提高治理能力作为新时代干部队伍建设的重大任务，引导广大干部提高运用制度干事创业能力，严格按照制度履行职责、行使权力、开展工作。因此，要解决当前人民日益增长的健康需求与公共卫生、疾病控制综合服务能力相对滞后的矛盾是一项长期艰巨的任务。疾控工作是贯彻国家“预防为主”方针、构建社会大卫生体系的重要基础性工作，疾控档案标准化建设作为基层疾控机构现代化转型进程中的一项重要措施，唯有常抓不懈才能取得实效。疾控机构事业发展也要顺应新时期对疾控工作的新要求，加快疾控科技档案管理标准化建设步伐，加强领导，加大投入，健全组织，培养档案专门人才，实施常态化监督评估制度，建立起档案标准化建设的长效机制。

四、结语

综上所述，基层疾控机构档案管理工作应立足于习近平新时代中国特色社会主义思想和国家治理体系、治理能力现代化的政治高度，增强责任和担当意识，充分认识疾控科技档案标准化建设的重要意义。借鉴吸收20世纪90年代全国卫生防疫站等级评审中档案室等级创建的经验成果，融合新时代信息化、数据化、智能化发展的技术手段，以新时期疾控中心等级评审为抓手，推动疾控档案标准化建设创新发展。