海外EPC工程总承包项目档案管理探讨

文/中国电力工程顾问集团西南电力设计院有限公司 吴介基

一、EPC工程总承包项目档案的定义及研究的价值

（一）EPC工程总承包项目档案的定义。EPC（Engineering Procurement and Construction）工程总承包（以下简称工程总承包）是一种集设计、采购、施工于一体的承包方式。工程总承包项目档案正是“在EPC总承包项目建设和发展过程中形成的，真实地记录和反映了勘察、设计、施工、采购、试运行等工程建设全过程并具有保存价值文件和原始记录，是总承包企业、业主、施工监理单位合同权益和关系的原始凭证及法律依据，是专门档案的重要组成部分，也是工程顺利竣工投产的基础和依据。”其内容包含了工程设计、设备采购、施工安装、调试、监理、竣工等各阶段文件，种类繁多、内容复杂。

（二）研究的价值。自我国提出并实施“一带一路”倡议以来，已对接沿线数十个国家，几乎覆盖所有业务领域，越来越多的企业将“一带一路”倡议纳入企业增长战略，而在国际工程领域，工程总承包项目已经是一种主流的项目管理模式。随着我国“一带一路”倡议的深化落地，提升工程总承包管理能力，成了走出海外的企业的重要课题。工程总承包项目档案作为项目建设的重点内容和重要环节，其管理水平高低会对项目建设质量，项目竣工、移交、报优产生直接影响，与业主利益、企业权益、工程质量息息相关。因此，提高工程总承包档案管理水平不仅是做好科技档案管理工作的要务，也是以档案工作服务工程总承包项目建设的最基本的要求。

二、海外EPC工程总承包项目档案的特点

（一）内容丰富、涵盖范围广、涉及数量多。作为对工程总承包项目建设和发展过程的真实、直接记录，工程总承包项目档案涵盖了项目建设的全过程，不仅包含了从立项到招投标再到工程勘察设计的前期阶段形成的相关档案，还包含了项目实施过程中的设备采买、全面系统的安装及调试、试运行直至工程竣工验收与交付等环节中形成的重要文件，项目的多个参建单位均会成为档案形成源头，内容丰富、涵盖范围广、涉及数量多。

（二）文档编制、过程管控要求严格。较之于国内工程总承包项目而言，海外工程总承包项目由于涉及不同的国家和地区，在档案管理方面不仅需要对标国际标准，满足业主方的需要，同时还面临着管理责任和风险防范方面的问题，业主往往对项目文档的编制、过程管控提交以及竣工移交的要求标准高，面对同时产生于不同参建单位、多个国家地区，纷繁复杂的文件类型，如何明确各参建单位的档案管理职责，归档范围、要求，对项目部的档案做到定期梳理、积极推进，实现资料管理工作与项目建设同步进行，协调竣工资料对业主移交方案，成了海外工程总承包项目对档案工作面临的新问题。

三、海外EPC工程总承包项目档案管理存在的问题与不足

海外工程总承包项目档案呈现出的新特点，即是对档案管理工作提出的新要求，也是发展提高新时代科技档案管理工作水平的必经之路。面对新问题、新要求，现在的工程总承包项目档案管理还存在以下的问题与不足：

（一）档案管理缺乏系统规划。在已经较为成熟的工程项目档案管理工作中，海外工程总承包档案管理是一个新颖的管理分支，在管理实践中值得借鉴、遵循的成熟经验较少，对于全过程管理的系统规划较为欠缺。在现行管理过程中，由于缺乏行之有效的系统规划，经常是待相关问题暴露后，才重新对档案的管理控制提出有针对性的具体要求，并采取相应的措施进行补充完善，这不仅造成了档案收集管理工作与工程发展进度和管理环节在一定程度上的脱节，也极大地影响了档案管理工作的质量与效率。

（二）档案管理缺乏健全制度。科学的管理制度和工作方法是优化工程总承包项目档案管理的重中之重，虽然目前的工程总承包项目档案已经形成并划分了“八大类”，但由于每一类别下又有较多细分的文件类型，在实际操作工程中经常出现由“归档拖沓、收集不齐全”这一极端走向“有档必归、能归则归”的极端的现象。档案来源广、数量广，归档范围和标准不统一，造成了同一项目文件冗余，降了档案收集工作的质量，也增加了档案管理工作量。

（三）档案管理精细度不高。海外总承包工程项目参加单位多，总承包单位与建设单位、施工单位对于项目档案管理工作的要求、认识、定位不尽一致、管理水平参差不齐、再加上在各项合同拟定时“重工程、轻档案”，对与档案管理工作相关细节的约束与设置较少，造成了部分总承包工程项目档案管理工作粗放，档案管理工作严重滞后于工程项目建设，档案管理“无章可循、有章不循”，对档案工作重要性认识不足，整体工作水平不足，成效较差。

（四）档案管理工作者水平有待提升。与传统工程总承包项目相比较，海外工程总承包项目对档案管理工作者提出了更高的要求，但在实际工作中许多单位并未设置档案管理机构，具有一定管理水平的专业档案管理工作者缺乏，“总承包项目建设周期长、工作环节多、涉及的单位也多，产生的文件材料必然很多，但很多总承包项目并没有设置档案管理机构，也没有配备相应的档案管理人员，项目产生的文件材料都是零零散散地放在产生者手里，或者流落在来来往往的某个环节中，真正需要某份文件的时候，就会出现互相推诿、扯皮的状况”。档案人员流动性较大，缺乏专业性培训、对于档案管理制度理解与执行力不足，缺乏责任心，严重影响了档案收集、整编、利用的质量。

四、优化海外EPC工程总承包项目档案管理的对策措施

（一）建立档案管理网络体系。构建体系是长效运行的保障，按照“统一领导，分级管理”的原则，在工程开始阶段明晰参建单位及各个方面的管理范围与职责，梳理归档范围，明确相关要求。建立档案管理网络体系，把归档的责任和义务分级分解落实到各责任单位，对档案工作进行有效监督、检查、指导，动态追踪控制到各层级档案管理人员,做到分工履职,明确到位，对项目档案实行全过程管理，确保项目档案的完整、准确、有效。对工程总承包项目档案管理工作做到定期梳理、积极推进，督促资料管理工作与项目建设同步进行。

（二）完善档案管理相关制度。依据项目所在国档案管理的法律、法规、标准，结合工程总承包开发建设实际情况以及国内相关质量标准体系，编制项目文件收集和档案整理归档实施细则进行管控，“设定的各项管理制度要对分承包方文件资料归档范围进行明确，明确较为统一的分类方法与档案整理标准，以确保项目档案管理的标准化。”为档案工作规范化管理提供有力保障。与此同时，对海外工程总承包项目，可按照统一要求上报档案月报表，并纳入考核体系和奖惩制度，让海外总承包档案走上规范、有序、可控的管理轨道，使档案工作严格做到标准化、规范化、信息化、统一化，将档案管理工作落到实处。

（三）确保档案“三率”。工程总承包项目档案的特点赋予其形成的文件资料具有原始性、真实性和价值性的特点，这些档案也是日后参考、借鉴的重要依据。为确保档案的归档率、完整率、准确率，利用参加相关会议的机会，通过到施工单位现场指导等方式，加强与各参建单位的沟通交流，就档案的积累形成、收集归档、整理组卷、移交验收等环节，明确具体要求，理清工作思路，完善工作方法。

（四）培养专业化的档案人才队伍。海外工程总承包项目对档案工作者的综合能力提出了更高的要求，通过培训使档案工作者具备扎实的档案专业知识、较好的语言能力以及工程项目管理等全方位、多领域的专业技能，不仅熟悉档案管理体系，而且熟练掌握项目文件的控制流转，将档案人员真正培育成档案人才，能够全面适应海外工程总承包项目建设工作的需要。

五、结语

总承包项目档案“内容繁杂，数量庞大，专业技术性强，格式和种类多样，时间上贯穿工程设计与建设管理活动始终，同时涉及单位多、人员范围广”，作为工程总承包项目建设的重要环节，其管理水平、管理质量、管理细节接反映工程管理的水平和质量，一定要抓好工程总承包项目档案的管理工作，为促进工程总承包项目的发展发挥积极作用。