试论企业档案保管工作的基本原则

2020-11-24大同市云冈区同煤集团档案处张洁琳

办公室业务 2020年17期

文/大同市云冈区同煤集团档案处张洁琳

一、企业档案保管工作的意义

在企业的实际经营生产活动中，企业的档案有着非常重要的作用，能够有效地为企业的各项经营决策提供准确的数据保障。所以，相关的档案管理部门应该提高对档案管理工作的重视。

一般情况下，在对企业档案保管的过程中，需要结合实际情况和档案管理的环境使用科学合理的技术、设备等对档案进行管理，这样一来，不仅能够有效保证档案保管工作的效率，还能避免人为损坏档案的问题。所以，在档案各项工作活动中，档案保管工作有着非常重要的作用。但是在实际的保管过程中由于受各种因素的影响，如存放环境等，档案可能会不断地老化甚至逐渐消失。所以，只有有效地对档案保管工作进行强化，才能够最大限度地提高档案的完整性和安全性，从而有效地促进企业各项经营活动的开展。

二、企业档案损坏的原因

在企业实际的发展过程中，档案是一种存在的实体物质，能够有效地对企业的实际状况进行记录。而随着社会的不断发展和进步，档案的种类在不断增加，数量也越来越多，但是由于各种因素的影响，档案在实际的保管过程中会受到各种各样的损害。

（一）自然因素导致档案的损毁。一般情况下，企业中大多数是纸质档案，但是在实际的存放过程中，由于受温度或者光线等因素的影响，纸质的化学性质很容易发生变化，档案也会受到不同程度的损坏。所以，相关的档案管理人员在实际的管理过程中，应该结合档案本身的特点，使用合理有效的措施，最大限度地延长档案的保管时间。除此之外，在印刷纸质档案的过程中一般会将墨水作为主要的印刷材料，但如果在印刷的过程中使用的是劣质的印刷材料，那么随着时间的增长，档案中的文字可能会存在退化或者模糊的现象，大大降低档案保管工作的效率。第二，档案库房保管环境也是档案发生损坏的原因之一。如果档案存放环境温度变化剧烈，或者有较多的灰尘以及强烈的光线辐射等，也有可能会破坏档案的完整性。除此之外，如果档案库房没有适宜的保管温度或者环境过于潮湿，也可能会对文件纸张造成严重的损坏，从而对纸质档案的耐久度产生严重的负面影响。所以，当前我国已经制定了有关档案管理库房的温度和湿度。企业在保管档案的过程中只有严格遵守国家规定的湿度和温度，才能够有效地提高档案管理工作的效率，并有效地降低微生物和害虫的数量。除此之外，档案库房中的有害气体也会对纸质文档产生严重的损坏，甚至还有可能会发生腐烂现象。

（二）人为因素的损坏。在管理档案的过程中，有可能发生库房搬运的活动。在此过程中，如果相关的工作人员没有多加注意，就有可能出现档案磨损的现象，从而损坏档案。除此之外，在实际的管理过程中，也有可能因为相关工作人员工作疏忽或者其他因素，在一定程度上给档案造成不可逆的损坏。

三、企业档案保管工作的基本原则

（一）根据专业种类对档案进行保管。在企业进行档案管理工作的过程中，相关的档案部门应该结合实际情况按照档案的专业或者工程项目种类的不同对档案进行分类保管，这样不仅能够加强档案之间的联系，并且还能够系统化、条理化地对档案进行存放和保管，在找寻档案资料的过程中也能够节省时间。例如，对于接收进馆的地质档案或者是基建档案以及相关科研档案等，相关的工作人员应该将这些档案分配给不同的档案库房，然后存放工作人员根据档案标注的序号依次进行排放，这样就能够按照类目对档案进行分类保管，再根据档案的序号以及实际的需求编制相关的《档案存放引导》，相关工作人员在寻找档案的过程中能够根据引导直接找寻到档案的实际存放地点，减少寻找过程中浪费的时间，并进而提高使用效率。除此之外，在对档案进行保管的过程中，通过对档案进行分类有序的保管，相关人员在归还档案时也能够准确地将档案归还到原有的位置，不仅方便了使用者，也在一定程度上减轻了管理者的工作量。除此之外，对于没有接收进馆的设计预案基建档案和维简资金产生的项目档案，在对其进行分类的过程中首先应该参考本单位的分类大纲，例如：按照综合、矿建、工建以及机电设备安装和工程项目监理、管网布局等进行科学合理的分类，再结合档案实际的标注序号对档案进行存放。除此之外，为了进一步对档案进行更加有序的保管，还应该在档案存放的书架上设置相关的文字指引，对档案进行系统化的归类和排列，从而有效地减少调档工作的时间，进一步提高档案的利用效率。

（二）以防为主。在企业进行档案保管工作的过程中还应该坚持“以防为主，防治相互结合”的工作原则，从“防”和“治”两大方面入手。在此过程中，“防”是其中重要的工作内容。档案管理人员应该对档案损坏的原因以及规律进行全面深入的了解，再结合实际情况使用科学合理的技术和措施，从而最大限度地降低档案在实际应用中的损坏率，并将人为损坏档案现象的发生率降到最低。这就是“防”的主要工作内容。但是对于已经发生损坏的企业档案，则需要使用“治”。在进行有关档案保管工作的过程中，不仅需要充足的物质条件，还需要结合实际情况对相关的技术设备进行完善。当前很多企业都已经提高了对档案保管工作的重视，并且也在实际的发展过程中给予了档案部门足够的支持，加大了资金的投入力度，便于档案部门购买更好的设备和工具。在实际的档案保管工作中，第一，为了能够最大限度地减少阳光、潮湿空气以及风化等因素对档案的影响，企业可以在档案库房的周围建立外跨走廊，最大限度地改善档案库房存放环境，从而有效加强对企业档案保管工作的力度。第二，每年的春季是害虫生长、盛行的季节，相关的管理工作人员可以在档案库房放置一定数量的樟脑丸或者其他消灭害虫的装备，从而有效遏制害虫的生长，避免害虫对档案进行啃食等，进一步加强对档案的保管力度。第三，档案管理人员可以在档案库房放置温度设备和湿度控制设备，结合实际情况对档案库房实际的温度和湿度进行智能化、自动化的控制，最大限度地避免纸质档案发生潮湿发霉或者变脆等现象，保证档案能够在适宜的环境下进行保管，从而提高档案保管工作的效率。第四，在最近几年，有些企业购买了大量的成套缩微设备，结合实际情况缩微各类不同的图书文档，并制定相关的检索工具，有效地加强对原档案的保管力度，并最大限度地减少对档案的损坏。第五，还可以使用扫描设备对纸质档案进行扫描，并将其与专业的软件进行连接，在设置访问权限之后，共享相关的数据资源，加强对档案原件的保护力度。

（三）突出档案保管工作重点。在企业档案保管工作进行过程中，不同类档案的重要程度也有一定区别，而且不同档案之间的保管时间也各不相同。在实际的档案保管工作中，应该突出重点，但是也需要兼顾一般，对不同档案进行合理的区别对待。对于企业发展过程中一些比较重要的、珍贵的档案，应该在档案库房进行保管，还需要确保相关保护装备的齐全，加强对重要档案的保管力度。而对于一般的档案，也应该适当兼顾，结合实际情况和企业发展需求，制定合适的保管措施。但如果在档案保管过程中发生突发事件，必须要首先抢救重要的档案。

（四）做好档案保密工作。在企业管理档案的过程中，管理人员还应该遵循保密原则。在对档案进行管理的过程中，需要保证档案的完整性和安全性，不仅要保证实体的安全性，还应该提高档案内容的安全性。在集中保管的过程中，不散是主要的工作重点，避免档案分散保管而导致档案出现丢失的现象。而不乱则是对档案进行有序的管理。

当前我国也已经制定了有关档案管理的法律，保守机密是每一个管理人员应尽的工作义务和工作职责。在企业日常的管理工作中，档案管理人员应该提高对档案保密的重视度，对档案的实际使用范围进行明确的界定，对档案保密等级进行划分。在实际的工作中，还需要结合不同的保密等级对档案制定不同的管理制度和措施，最大限度地提高档案保管工作的效率。