信息时代文书档案管理工作面临的问题及对策探讨

2020-11-24遂平县档案馆刘航

办公室业务 2020年17期

文/遂平县档案馆刘航

文书档案，指的是企事业单位、机关、团体在行政管理中，产生的通用文书并转化为档案，包括指示、决定、命令、通知、报告、批复、信函、会议记录、工作计划和总结等。文书档案的产生、内容、形式具有共性，进行文书档案管理能指导行政管理工作，保证机关单位健康发展。笔者结合实践，探讨了信息时代文书档案管理的问题和解决对策。

一、文书档案管理职责和现状

（一）管理职责。文书档案是档案的一部分，各个职能部门在工作活动中，形成的文件材料均由档案室统一管理、统一监销。因此，文书档案的管理任务，就是收集各个职能部门的归档文件，按照规定要求进行分类、整理、保管，为相关活动提供信息。对文书档案进行管理时，基本要求如下：（1）贯彻落实党和国家的保密保卫制度，防止文书档案失密、泄密；（2）为方便查阅利用，必须编制文书档案的目录和索引；（3）文书库房要防火、防尘、防潮、防盗、防光、防虫、防鼠，办公室和库房分开设置；（4）定期检查文书档案的保管情况，破损变质的及时修补、复制。

（二）管理现状。1.文书档案数量增多。企事业单位在运营管理中，文书档案数量不断增多，尤其是数字化文书档案的出现，虽然方便了管理工作，但档案数量呈现指数增长，为管理人员带来不小压力。随着硬件、软件设备的使用，管理思想和技术的更新，传统的人工管理模式转变为信息化管理模式，可对档案信息高速传输、索引、存储，提高管理效率。2.档案信息需求量大。对文书档案进行信息化管理，一方面，可以满足用户的需求，为部门工作提供支持；另一方面，服务质量提高，能吸引更多的用户。但是，同时在线人数多，文书档案管理系统容易出现问题，例如因供应量不足造成中停现象。如此一来，会影响用户体验，轻则失去用户，重则损坏声誉，影响企事业单位的健康发展。3.对硬件设施的要求高。对企事业单位而言，文书档案管理部门认识到信息建设的重要性，将硬化设备的投入和管理作为一项重点，旨在构建出完整快速的互联网体系，不断提高服务器的功能和承受力，为用户提供信息共享平台。例如：有些单位购买稳固的硬件设备，有些企业着手建立资源数据库，为文书档案的管理打下坚实的硬件基础。

二、信息时代文书档案管理工作面临的问题

（一）规范标准缺失。档案资料本身具有实用性、信息化的特点，管理时必须按照国家的规范标准执行，以保证档案的准确性、安全性。然而实际工作中，文书档案的管理存在不少问题，例如资料收集不全面、分类不严谨，管理形式比较落后，信息系统和网络平台的建设有差异。这些问题的存在，会影响文书档案的服务和资源共享，因此信息化管理的发展速度缓慢。

（二）软件不够透明。随着信息技术的发展，计算机、互联网、大数据已经走进日常生产生活，文书档案的管理从人工手动模式转变为信息化、自动化管理模式。对文书档案进行管理时，相关软件不够透明：一是和发达国家相比，我国的系统软件有一定差距，和实际管理需求不匹配。二是软件的使用不规范，管理中存在一些漏洞，容易造成信息丢失、泄露。三是企事业单位为了控制管理成本，软件长期不更新，影响管理效率和质量。可见，对软件进行合理设计，不断更新升级，才能满足实际管理需求。

（三）人员素质不足。文书档案的管理，最终落脚点还是管理人员，因此人员素质高低直接影响文书档案的管理成果。文书档案数量增多、档案信息需求量大，导致管理内容烦琐、要求更高，同时也对管理人员提出了更高的要求。实际调查中，发现管理人员的素质不足，一方面，企事业单位没有重点把关，人才准入门槛低，甚至聘用一些专业不对口的人员；另一方面，管理人员自身思想懈怠，没有积极参与培训，没有丰富管理知识体系，不适应信息时代下的文书档案管理需求。

三、文书档案管理问题的解决对策

（一）严格规范管理。对文书档案进行管理，首先要有完善的规范标准体系。第一，归档。要求文件材料齐全，包括附件内容，按照文件形成的先后顺序进行排列，去掉废稿、重复稿、不重要便条等；一般情况下，文件材料归档一份，如果是重要的、频繁利用的，可根据部门需要增加归档数量；当事人交接档案时，进行清点核对，双方签字或盖章，不符合归档要求的档案室可以拒收。第二，整理。文书档案的分类和排列以卷宗为单位，涉密文件单独保管；零散文件要仔细区分，按照分类立卷；如果文件发生破损，及时复制或修复。第三，检查。档案室内设置登记簿，统计档案的收进、提出情况，并对档案的借阅、返还信息进行记录；每年进行一次全面检查，特殊情况及时检查，上报检查结果；当保管人员调动时，需要办理移交手续。第四，利用。原则上，文书档案在阅览室调阅，并且提出借阅申请，经批准后才能借出档案；需要进行复制时，也要获得批准，并说明复制的单位、日期、份数、范围以及用途。

（二）开发匹配软件。对文书档案进行信息化管理，应该开发匹配软件，这是一个硬性条件。针对目前软件不够透明的情况，要求研发企业认识到文书档案管理的重要性，了解管理现状和存在的问题，结合文书档案的特点，对管理软件进行合理设计。只有软件和文书档案管理工作相匹配，才能提高工作效率、实现管理的精准化。另外，从文书档案管理的关键点和薄弱点出发，既能节省人力、物力，减轻管理工作量，又方便开展监控工作，加快文书档案管理的信息化发展速度。

（三）培养专业人才。企事业单位在文书档案管理中，培养专业人才，要求具有专业管理知识，熟练掌握信息技术，树立高度责任心。第一，企事业单位在人才聘用上，适当提高准入门槛，优先选择有学历、有技术、有经验的人才，对文书档案管理有自己的见解，满足信息时代的管理需求。第二，对于在岗人员，企事业单位应该落实培训机制，采用多样化的培训形式，例如专家讲座、主题会议、外出进修等，不断学习新知识，树立终身学习的理念。第三，完善监督考评机制，对文书档案管理工作进行动态监督，定期开展绩效考评，将考评结果和薪资待遇、职位晋升相挂钩，激发管理人员的积极性。第四，我国文书档案管理工作刚起步，缺少先进的经验，可以成立专家小组。当出现管理人员不能解决的问题时，专家小组通过探讨研究，提供咨询建议，确保管理工作正常开展。

四、大数据环境下文书档案管理的内容和利用途径

（一）管理内容。1.数字化管理。传统文书档案的载体是纸张，管理时劳动强度大、任务繁重，且保管需占用大面积库房。大数据环境下，文书档案的载体是数字，既可以直接生成数字档案，也可以通过扫描纸质档案转制。相比之下，信息化管理能减轻工作量，降低管理成本，方便资料的收集、分类、保管和利用。2.网络化管理。数字化文书档案，需要集合在网络平台上，实现资源共享，方便不同类型、不同网络范围的用户使用。对这些档案信息处理时，用户只需要输入关键词，例如名称、时间、活动内容等，就可以检索到目标文书档案，提高检索效率。就目前而言，文书档案的网络功能，包括分类、检索、借阅、复制、隔离等。3.安全化管理。文书档案的信息化管理，也带来了安全问题，尤其是大数据背景下，安全问题更加突出。对此，应该采用技术手段进行保密，既要防止人为操作失误、网络故障造成的档案资料丢失、损毁，又要积极预防黑客、病毒攻击，尤其是涉密文书档案。

（二）利用途径。1.对档案深加工。对文书档案进行深加工，能提高数据处理能力，为用户提供更好的服务。以文书档案的分类为例，可以按照企事业单位内部文件、对外联系文件进行划分，可以按照通知类、记录类、总结类进行划分。在网络链接方面，可以分为城域网链接、互联网链接、专用网链接等。2.拓展服务功能。对企事业单位而言，文书档案具有重要价值，是开展档案服务的基础，能指导行政管理工作的进行。大数据背景下，应拓展文书档案的服务功能，例如：通过网络短信、电子邮件，为用户提供档案查询服务；使用网络硬盘，为用户提供档案远程传送服务；基于局域网下，对某种产品的档案信息进行追踪等。这些服务的开展，能优化用户体验，进一步提高满意度。3.不断扩展数据库。不少企事业单位利用数据库对文书档案进行信息采集、整理保管、资源共享等。但是，服务难点在于用户需求不断变化，这就要求不断扩展数据库的容量、兼容性，提高档案数据的读取速度，减少资源浪费。与此同时，引进专业人才建立专业的、特色的数据库，为文书档案的管理打下坚实基础。4.更新档案信息系统。信息技术快速发展，硬件软件均不断升级，要求企事业单位在文书档案的管理上，及时更新档案信息系统，满足用户的服务需求，提供优质的、个性化的服务内容，改善用户体验。