浅谈水利工程档案管理的重要性

文/汝州市河道管理所 杨晓娜

在水利工程项目建设中，想要确保档案管理工作能够顺利完成，就必须要做好水利项目施工全过程的资料管理工作。这些资料都是由文件、图纸、照片、影像等多方面资料数据构成，是水利项目工程建设的直接记录，可以全面、真实、有效地反映出项目施工过程的所有内容。但是，在实际水利工程项目建设过程中，部分单位对档案管理工作不够重视，仅仅是在竣工以后对资料进行整理装订，由于档案管理工作涉及面广，非常琐碎，部分工作人员对于档案管理工作，也表现出了敷衍应付差事的态度，忽视了工程档案管理工作的重要性。因此，加强对水利工程档案管理重要性的认识很有必要。

一、水利工程档案管理的重要性

（一）水利工程档案对工程质量的重要性。1.工程档案是水利工程项目建设的前提与基础。通常在水利工程建设施工以前，工程档案就已经开始积累了。水利工程立项文件是水利工程项目决策、审批、确定等施工全过程中的真实记录，同时，也是落实水利工程项目经费以及具体实施的依据。水利工程项目的预算编制、设计、招投标等都必须以立项文件为基础，这一系列资料文件又是水利工程勘察、测量以及设计的依据。在水利工程建设中如果没有这些档案资料，水利项目根本没有办法进行。因此，工程档案是水利工程项目建设的前提与基础。另外，在水利工程施工过程中，工程档案也必须贯穿施工全过程。比如，在水利工程材料方面，钢筋、混凝土等使用之前必须要检测，检测合格以后方能投入生产使用，而这些检测报告、文件都是非常重要的依据；水利工程哪个环节该用什么标准的混凝土、配合比是多少、用量多少等等；水利工程施工过程中必须有监理人员进行现场记录；水利工程施工过程中出现意外情况，需要变更说明等等，这些材料文件都是确保水利工程施工质量的重要依据。2.工程档案是水利工程质量的直接反映。水利工程质量最开始只是一个概念性，一种感受评价，对水利工程性能、安全、质量的一个综合评价。随着水利工程科学化管理理念的发展，目前对于水利工程质量有了明确的定义，就是水利工程质量必须满足生活、生产的需要，必须符合国家法律法规，技术规范标准、设计、合同等多方面要求。工程档案已经由最初的评价感受逐渐转化为以数据、文件为依据的信息化管理，工程档案工作做得好，也就反映出水利工程施工管理规范、管理人员素质高、施工质量有保证，因此，水利工程质量可以直接从工程档案反映出来。3.工程档案管理是水利工程质量保证的关键环节。水利工程档案属于一个静态概念，而水利工程档案管理则是一个动态的过程。水利工程项目的建设过程与结果通常都是建立在真实、完整、系统的水利工程档案的基础之上。经过深入研究发现，水利工程档案管理并不是一个单独的行为，而是水利工程质量保证的关键环节。4.工程档案管理是有效促进水利工程质量提升的重要手段。加强工程档案管理工作，是有效促提升水利工程质量的重要手段。水利工程档案管理在行政上体现的是强制性，可以跟水利工程项目建设行政职能有效融合，是水利工程施工的前提条件，也是水利工程竣工审核的关键环节，同时还是行政执法检查的重要内容。因此，这些行政行为可以有效提高水利工程质量，确保水利工程安全、高效、长久的使用。

水利工程施工过程中档案管理“三检表”就是最好的证明，“三检表”是水利工程现场验收最原始记录，是水利工程质量评价的基本要求。如果在水利工程施工过程中发现“三检表”未按照要求实施，没有按照“三检”要求实施，只落实其中“一检”或者“两检”，出现“三检表”与“质量评价表”不一致现象，都会给水利工程质量造成严重影响。由于水利工程施工大部分环节都具有隐蔽性，在施工工作完成以后覆盖了内部施工具体情况，一旦后期工程质量出现问题，查询施工过程具体情况的唯一途径就是工程档案资料，如果工程档案工作再没有做好，出现问题，水利工程质量便无从谈起。

（二）监理档案对水利工程质量的重要意义。在水利工程施工过程当中，监理单位必须根据国家质量标准对水利项目施工质量进行抽查，这也是对水利项目施工评定的一个检查，其抽查档案结果的好坏可以直接验证水利项目的施工质量好坏。抽查档案是水利项目质量验收的根本依据，必须符合国家标准规范。监理工程师对水利项目质量进行验收，就是为了对水利工程实体和施工资料进行检查审核，一旦成功签字，就证明水利施工质量评定结果有效，施工质量达到国家标准要求。因此，监理工程师在进行审核签字之前，必须要保证其具有检查水利工程质量的能力，并熟知水利工程建设规范要求，具有签字资格。

（三）第三方检测档案对工程质量的重要意义。第三方检测也叫作公正检验，就是水利工程施工完成以后，交由甲乙互相联系的单位以外的客体进行检测，被称为第三方。第三方检测制度的推行是为了确保水利工程施工质量，确保档案检测的真实性、有效性和公平性。第三方作为独立的一方，与被检测方没有产生直接的利益关系，是为了加强水利施工质量以及对监理单位工作的加强与补充，其档案检测结果可以真实地证明水利工程质量。

（四）政府质量监督档案工作对工程质量的重要意义。在水利工程施工期间，政府依法对水利工程质量进行监督管理，作为政府职能如果发现问题以及提出建议都会以质量监督工作档案的形式来体现，通过查询工程档案就可以具体了解到水利工程质量问题以及相关结果，同时也为水利工程验收提供充分依据。

（五）档案管理对落实质量责任的重要意义。目前，国内水利工程建设已经全面实行质量责任终身制，而水利工程落实质量责任终身制度，需要工程档案充分发挥作用，档案管理工作人员签字必须真实有效，才能确保签字文件生效。

二、档案管理为水利工程安全管理提供依据

近年来，水利工程安全管理已经受到广泛关注，其中不单纯是施工技术人员的安全管理，还要做好工程本身安全管理。由于每个水利工程项目具体情况不同，每个水利工程项目存在的安全风险、安全隐患也不尽相同。这就需要相关管理工作者根据水利工程具体项目情况制定管理制度、施工方案、预案，而这些方案的制定都需要从档案资料里面查询具体数据以及相关信息。对于一些施工复杂、难度大的水利工程，很容易出现不可预见的突发情况，为了防止发生突涌水、岩爆等现象，就必须加强工程动态设计，档案资料可以更好地为其提供科学依据。此外，通过借鉴其他类似水利工程安全档案资料，还可以吸取好的经验，促进水利工程安全管理水平的提升。

三、档案管理为水利工程进度管理提供借鉴

水利工程的经济效益与工程施工进度直接挂钩，只有合理安全的水利工程施工进度，才能有效提高企业的经济效益。水利工程各个施工环节的进度与编排都需要依据档案资料内容来确定，通过对工程档案的查询可以有效对施工环节进行统计分析，科学合理地安排施工周期，提高工程施工效率，有效缩短施工周期。

四、档案管理是工程成本管理的考察凭证

水利工程成本控制对于施工单位来说至关重要，而工程的审计依据同样是工程档案。水利工程全过程成本分析测评、总成本目标申报和执行、成本任务分解管控，内部成本管理办法的制定和执行，内部成本管理办法奖惩，成本管理数据分析汇总上报等，这一系列成本的审核、批准、考核、数据汇总，都是档案管理内容的一部分，是审计工作的重要凭据。

五、如何更加系统、科学地做好水利工程档案管理工作

（一）重视水利工程档案管理工作。工程档案管理是企业管理工作中的重要环节，必须高度重视，使其最大限度发挥其职能作用。

（二）建立健全工程档案管理体系，把工程档案管理纳入企业规范化管理体系当中。在水利施工各个阶段，其负责人必须及时整理相关资料，经过鉴定、核实以后移交给档案室保存。同时，档案管理工作人员还必须及时监督、指导档案信息的收集、整理以及归档，发现问题及时更正。

（三）把工程档案按照项目、性质分类，并与施工任务同步下达，由相关负责人到档案室领取相应的档案袋、分类号。这样不仅可以提高工作效率，最重要的是使工程档案在施工设计过程中就直接反映在设计文件、图纸上，一目了然，方便后期查阅。

（四）加强工程档案管理信息化建设。运用计算机技术对工程档案管理进行自动化管理，采用CAD技术手段，革新传统的纸质文件，实现工程档案的多媒体管理，向数字化、局域网方向发展。

（五）加强工程档案管理人员的专业知识培训。通过学习水利工程档案管理知识，熟练应用计算机、微缩等技术，不断提升员工知识结构，促进工程档案管理的进一步发展。

六、总结

总之，在水利工程建设全过程中，工程档案不仅能把任何一个环节都真实地记录保存下来，还能为水利工程项目质量、安全、进度、成本控制等提供重要依据，是水利工程建设中至关重要的组成部分。因此，必须要加强对水利工程档案管理的重要性认识，通过先进的技术手段充分发挥其作用，为我国水利工程建设高效发展做出应有的贡献。