探讨社会记忆视角下历史档案数字化的问题与应对措施

文/中国电子科技集团公司电子科学研究院 范琪琪

在全球信息化、网络化不断推进的大背景下，信息技术早已渗透在生活的方方面面，中国信息化也已上升到战略高度。为谋求历史档案更为长久的发展，积极顺应世界潮流、响应国家政策，数字化成了历史档案绕不开的话题。

在我国，历史档案指的是明清或明清之前各个历史时期保存下来的档案及1949年新中国成立之前的旧政权档案和革命历史档案。历史档案数字化即采用人工著录或用扫描仪、数码相机等设备，对历史档案进行数字化处理，将其转化为存储在磁介质等载体上，并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。这种数字化处理不仅有利于保存十分珍贵却又极其脆弱的历史档案原件，还有利于实现历史档案整理手段和利用服务的现代化。

一、社会记忆对历史档案数字化的启示

历史档案是传承社会记忆的载体，也是建构社会记忆的重要资源。以“社会记忆”的视角对历史档案进行更理性、客观的解读和研究，将能使我们对历史档案有更清晰的定位，对历史档案的特殊价值有更深入的理解。

（一）历史档案数字化的必要性。在社会各行各业已经迈向数字化的大背景下，历史档案数字化早已被提上档案部门的工作日程。历史档案在一定程度上属于文物范畴，是传承社会记忆的重要载体和证据。由于其自身的稀缺性和对于研究历史的重要价值，对其利用越来越普遍，这样极不利于档案原件的永久保存。数字化恰好解决了这一难题，数字化后的历史档案可以多份存储，用户可直接利用，有利于保护历史档案原件。历史档案信息通过互联网以数字形式进行传送，直接面对用户，使更多历史档案的关注者足不出户就可以查询到相关信息。这种方式极大地提高了历史档案信息普及度，缩短了查询周期，加速了信息的传递速度，使社会记忆的构建更为丰富、饱满。

（二）历史档案数字化的紧迫性。历史档案产生年代较为久远，一方面随着时间的推移，年代久远以纸质为载体的历史档案，其纸张正在酸化、变脆，如果不及时采取数字化保护策略，这些珍贵档案可能会面临永久消失的严峻形势，对于社会记忆的完整、立体保存也是一大损失；另一方面，现阶段对历史档案的全文数字化还远没有完成，档案部门面临的实际问题仍旧十分严峻。历史档案自身的特殊性使得对它进行数字化处理尤为迫切。从这个意义上说，历史档案数字化就是一项刻不容缓、时不我待的神圣职责。

二、社会记忆视角下历史档案数字化面临的问题

（一）历史档案数字化的对象来源问题。全面性是历史档案数字化的显著特征，我国的历史档案主要集中在一史馆保管的明清中央政府及皇室档案，二史馆保管的民国档案，其余大量的地方政府档案、民间档案、私人档案都散存在各个单位或个人手中，使得历史档案数字化的对象不全面、不完整，趋于片面化。在社会记忆视角下，历史档案数字化的对象不仅应包括传统的官方历史档案，还应关注散存民间的历史档案，然而当前的重心多倾向于官方历史档案的数字化，对民间历史档案数字化关注度不够。历史档案数字化对象的不全面，对社会记忆的立体型、整体性和完整性传承具有一定影响。

（二）历史档案数字化的质量问题。历史档案是社会记忆的重要载体，其数字化成果的质量对社会记忆的完整性有着重要影响。历史档案数字化的实现方式以著录和扫描为主，历史档案的内容和形式具有特定历史时期的鲜明特点，与新中国成立以后的档案有着很大的不同。文种与现代公文存在着较大差异；内容上主要为古文，大多无文件级题名；排版上为竖排文字且无标点符号；字体上主要是繁体字、异体字及行书草书。而手工著录的人员大多为熟识且习惯于现代文的人员，著录过程中如何断句，文言文的识读，通假字、繁体字的识别对著录人员都具有很大的挑战与难度，也对著录人员的历史文化素养要求很高。有可能仅是一个标点符号的理解失误，就导致著录结果与档案的真实内容大相径庭，违背了保持历史档案原貌的原则，不利于真实的社会记忆的构建，也影响到用户的检索和利用。在机器扫描过程中，虽然不需要对档案内容进行分析，但也存在着操作技术和判断上的问题。例如，如何正确地在扫描仪上放置特殊形式的历史档案（超长的奏折、画卷等），历史档案上的污渍在扫描后要不要清理掉，纸张老化破损的档案是否应先修复再进行扫描等问题。

（三）历史档案数字化成果的长期保存问题。对历史档案进行数字化处理的目的就是保存档案原件，传承社会记忆。尽可能地延长其寿命，以数字化后的历史档案为人们提供利用，这时档案原件“退居幕后”被永久保存，数字化的结果相对利用者就成为“第一手资料”，因而数字化后的结果也要进行长期保存。随着历史档案管理系统版本的不断升级，新老系统具有很大的差异，有可能在前一版本中数据是可读的，到了新版本之后就无法打开或打开后是乱码，这样数字化后的历史档案便消失在虚拟空间中，势必造成巨大的损失。社会记忆的构建与传承对历史档案数字化成果的长期保存提出了现实需求。

三、社会记忆视角下进行历史档案数字化的策略

由以上分析可知，历史档案数字化中面临的问题既有数字化对象本身的问题，也有人员综合素质和数字化成果的长期保存等问题，这些问题贯穿于历史档案数字化全过程，只要有一个环节出现纰漏，历史档案的数字化工作就不成功，社会记忆的构建也是支离破碎的。针对这几方面的问题，笔者试图提出以下解决问题的策略。

（一）加强对历史档案的普查和鉴选。历史档案数字化的对象即以纸质、照片、声像等形式呈现的历史档案本身，各种形式的历史档案对社会记忆的全面完整性都具有直接影响。对历史档案进行数字化处理之前，应做好对相关档案的普查，摸清家底，把分散在各地的同一全宗的历史档案集中在一起，有效整合历史档案资源，形成完整的历史档案体系。例如：由于历史原因，一史馆馆藏档案中部分重要宫廷生活档案、奏折等散存海外，有的散存民间，这些都是数字化时需考虑的因素。对此，一史馆也正在积极向海内外征集相关的档案资料。

强调历史档案数字化的全面性，绝不意味着毫无原则、不加辨别地全盘接收，这样会造成极大的资源浪费。开展历史档案数字化工作前要做对历史档案做好鉴别和甄选工作，对那些确实有珍贵价值的历史档案要优先进行数字化，其次对利用频次较少的历史档案进行数字化，对于那些尚未被利用但将来可能会被利用的历史档案仅著录目录即可，待条件允许的情况下再进行数字化。

（二）打造高素质人才队伍。历史档案的数字化与一般档案数字化不同，对人员的综合素质要求较高，无论是对历史档案进行著录还是扫描都对操作人员提出了更高的标准，历史档案数字化人员在对历史档案进行数字化的同时，也参与了社会记忆的构建。历史档案在数字化过程中应加强对相关人员进行历史文献学、编纂学、校勘学等史学知识，及计算机设备、数字化设备等技术方面的培训，提升人员的综合素质。此外，以较好的待遇引进史学素养较好、精通计算机的复合型人才，为数字化队伍注入精兵强将，提高历史档案数字化成果的质量。在历史档案数字化后，应有专门质检人员进行把关，确保万无一失，从各方面发力打造一支适应新形势、高素质的历史档案数字化人才队伍。

（三）确保数据真实、有效、可读。历史档案的特定纸张、特定色彩等反映的是特殊年月的历史情况，这就决定了其数字化加工不像一般的数字化简单扫描即可，而是需要选择摄像技术处理要求比较高的全彩色、高精度专业扫描拍摄等设备才能达到这些要求，这样才能保证历史档案数字化后的真实性。

数据是历史档案数字化成果的生命，系统升级导致的数据不兼容或丢失带来的损失是极其巨大的。为了确保数字化后很长一段时间内历史档案信息仍有效、可读，应做到以下几点：做好备份工作，一式两套或三套，不仅是数据的备份，还包括整个系统的备份，可以采用全备份、差分备份、增量备份等，分别备份在不同的存储介质上；在系统升级转换时，可以先并行运行然后再分批、分阶段进行数据迁移，在新系统投入使用时，保持早期系统继续运行，新老系统并行一段时间后分批、分阶段逐步接替早期系统所承担的任务，这样可以减少系统转换中兼容性问题的影响，保证历史档案数字化工作的平稳运行。

四、结语

历史档案数字化是延续社会记忆、传承民族文化的重大举措，这一过程不是一蹴而就的，也不是一劳永逸的，并不是数字化后就万事大吉。社会记忆的有效传承对历史档案数字化提出了迫切需求，我国的历史档案数字化工作刚刚起步，面临着诸如数字化对象不够全面、数字化质量有待提升、数字化亟须优化等一系列现实问题，要对这些问题进行针对性的解决，不断推进历史档案数字化工作，使之更好地服务于社会记忆的构建与传承。