现代电子信息技术在医院档案管理中的运用

2020-11-24河北省人民医院王永锋

办公室业务 2020年17期

文/河北省人民医院王永锋

科学技术的发展使得计算机信息技术被广泛应用于社会各个领域中，这改变了人们的生活方式，也给人们的学习、生活和工作带来了便利。随着医院档案信息化的发展，电子档案逐步取代了传统的纸制档案，医院档案管理逐步进入了信息化的管理阶段。在医院的日常医疗服务过程中，会产生大量数据信息资料，将这些信息数据用现代电子计算机技术进行管理，可以有效避免传统档案管理存在的问题，提高档案管理的工作效率，使得档案管理工作实现质的飞跃。但目前我国电子信息技术还不够成熟，使得医院档案的电子信息管理还存在一定的问题和不足。因此，要完善创新和优化医院电子信息档案管理模式，充分发挥信息技术的优势，加强现代电子信息技术在医院档案管理中的应用，使医院档案管理的效果得到有效增强。

一、在信息化背景下的医院档案管理综述

医院档案是医院管理服务的基础性信息资料，它能够为医院完整管理体系的构建以及医院领导的决策提供重要的信息资源，使医院能够更好地开展医疗服务和日常科研教学活动。医院档案是指在医院进行医疗、科研、教学等活动过程中形成的原始记录资料，包括病历档案、科研档案、人事档案、设备档案、财务档案等，具有真实性、准确性、集成性、完整性、信息对象专属性、载体形式多样性和来源广域性的重要特点。随着信息技术在医院档案管理中的推广和应用，医院档案管理发生了巨大的改变。电子档案逐步取代了传统的纸制档案，医院档案管理逐步进入了信息化阶段。信息技术在医院档案管理中的应用也使医院档案管理呈现出了新的特点。

（一）信息技术使档案信息化管理进一步加强，对档案的管理、查询、检索等更为方便和快捷。信息技术的应用让医院档案工作中的信息资料的采集、管理和利用更为快速和便捷，基于信息技术的档案信息化管理应用系统建设，使档案信息资源更为丰富，医院的病案、文字等能够实现快速整理和查阅，并通过互联网实现了资源共享。医院内部人员可以通过构建的档案搜索引擎及时查阅相关信息，并将更新的资料及时传入档案信息系统中。运用电子信息技术及网络技术对医院档案进行管理，有效减少了传统档案管理模式中人工采集整理资料的步骤，有效提高了医院档案管理的效率和质量。

（二）档案数字化管理丰富了医院档案信息的存储载体和信息资源，使档案管理中的各项作息资料搜集更加全面。随着信息科学技术的发展，电子化档案逐步取代了纸质档案，电子信息技术将档案资料的搜集、传输及运用构建成一个连接整体，使档案信息资料更加全面、准确，也更具时效性，有效减少了档案管理的环节步骤，节约了管理时间和成本。

（三）电子信息技术扩展了档案的服务范围，使档案记录载体更加多样化。计算机信息技术应用于医院档案管理中，使档案的服务范围得到进一步扩大和提高，信息资料也更加全面。利用互联网技术搭建的档案管理网络平台，使档案信息资源实现了有效的共享，增加了信息量的同时，也使信息资料记录载体和形式更加多样化。不再局限于单一的文字记录，加入了图像、音频、视频等多媒体新型记录，使医院档案信息内容更加丰富，形式更加灵活和多样化。让医务人员在对档案信息进行查询时能够明晰档案资料的情况，获取到更为完整、更加完善和全面的档案资料。在档案管理中广泛应用现代化电子信息网络技术和自动化技术以及大数据技术，更能适应档案管理工作发展的新要求，使医院档案管理措施更加优化，也使档案能够为更多医务人员服务，档案的利用率得到了大大提升，有效促进了医院的发展。但是在采用电子信息技术对档案信息进行管理时，需要注重采取有效措施，提高信息的安全性与保密性。

二、运用现代电子信息技术管理医院档案的重要意义

随着医院的发展，每天都会产生大量的信息资料，需要利用信息技术来进行归档和处理。电子档案涵盖内容广泛，是医疗事业发展的重要平台。在医院档案管理中，运用计算机技术及大数据信息技术等现代电子信息技术具有重要意义。

首先，现代信息技术可以让医院档案管理信息化水平得到有效提升，使患者、设备、科研、教学类信息得到有效管理。档案信息覆盖了医院医疗工作的各个方面，涉及多个种类的内容，范围广、数量多，管理起来有一定的难度。传统的档案管理模式已经不能适应当前医院的发展需要，而运用计算机技术及大数据信息技术等现代电子信息技术对医院档案进行管理，有效解决了这些档案管理中的问题。档案管理人员要提高自身专业能力，熟练且有效地运用现代电子信息技术，对各类档案信息资料进行及时更新和处理，确保医院档案信息的准确性和实效性。记录准确的电子信息档案资料可以方便医生和患者随时获取和查询，可以让双方都及时了解医疗过程中的各项诊断资料，为进一步医疗诊治提供充分的资料，从而有效改善和推动医患关系，累积医院在公众中的口碑，提高医院在社会中的好感度和知名度。

其次，运用现代电子信息技术管理医院档案，可以有效提高档案管理工作效率。医院是一个综合性机构，涉及多个部门和岗位，要想管理好各个部门的档案信息，需要耗费大量的时间和人工成本。加强医院档案工作的信息化建设，运用现代电子信息技术对各部门不同类型和内容的档案进行集中整理和管理，可以有效减少档案整理时间和人工成本，提高信息的录入速度，使档案管理人员能够更快速地完成档案的整理和归档。

最后，通过信息技术在档案管理中的应用可以将患者的各项信息进行规范化管理，为医患关系建立良好的信用平台，构建更为和谐的医患关系。以信息技术为手段建立的医院电子档案，可以使各类信息的收集、整理更为迅速，查询起来也更为方便。而且信息内容也更为完整和准确，让医生在治疗时能够快速全面地了解患者的信息，采取更有效的治疗方式对患者进行诊疗。病人也可以通过电子档案及时了解自己医疗过程中的所有信息，也为解决医患纠纷提供证据支持。

此外，运用计算机信息技术对医院档案信息进行管理还可以及时了解药品、医疗设备等信息，提升药品和医疗设备的管理效率，为医院的药品和设备采购以及设备的管理维护提供及时的信息资料支持。从而使医院减少了很多不必要的支出，促进了医疗机构整体发展。

三、现代电子信息技术在医院档案管理中应用的现状及存在问题

目前，医院在档案管理工作中运用现代电子信息技术建立了电子档案，也建立了一系列的管理机制和配套的规章制度。同时也通过互联网技术有效实现了档案资源的信息共享，但在医院档案管理工作中，依然还存在一定问题需要解决。

（一）管理观念落后意识不足。随着医疗改革和医院的发展，档案管理工作也越来越复杂，但目前一些医院还缺乏现代档案管理观念，运用电子信息技术取代传统的管理模式进行医院综合档案管理的意识还不够强，忽视了信息技术对档案管理的作用，也缺少相关的信息网络操作技术和管理经验，使得档案管理工作得不到应有的重视。档案管理人员的信息化管理意识也比较弱，且信息技术能力也有待提升。在档案管理工作中，档案管理人员运用计算机信息技术的能力也比较低，不能很好地运用信息技术来对医院档案进行完善的管理。

（二）医院电子信息设备不够先进，信息系统的管理和维护也不到位。很多医院缺乏对档案管理信息化发展的高度重视，不能看到其在医院档案管理和医院发展中的重要作用。因此，在医院档案管理中对电子信息设备的配置和更新还比较落后，往往采用一些性能和配置都比较低端的设备作为档案信息化管理的设备，这严重影响到医院档案信息系统的运行和维护，使医院档案信息系统数据库的开发和应用都受到了一定的影响，不利于医院档案管理信息化水平的提升。

四、现代电子信息技术在医院档案管理中的应用策略

（一）建立科学合理的档案管理信息化的管理机制。医院要充分认识档案管理信息化的重要性，大力推进档案管理信息化进程。建立健全档案管理信息化系统，充分利用计算机信息技术的功能多样性和便捷性，加强档案工作的信息化管理。并制定科学化、规范化、标准化的医院档案信息化管理制度，对档案信息进行及时收集、整理、归档以及科学、准确地分类，确保电子信息档案管理实现标准化和制度化，充分利用现代电子信息技术，做好医院档案工作的管理和监测，使档案管理工作能够顺利、有效开展。

（二）加大硬件设施建设，完善计算机信息数据管理系统平台。医院要加大对档案管理所需的电子信息设备等硬件设施的投入，将各种用于记录和整理医院档案信息的硬件设备配备齐全，并以医院档案管理的实际和未来发展的需要为出发点，及时更新设备，及时检查和定期维护硬件设备的性能，对不能够满足档案管理需求的设备要及时淘汰。同时医院还要最大限度地将电子信息技术应用于档案管理工作中，建立体系严密、功能强大的档案信息管理系统，积极创新档案管理模式，通过信息化管理平台的构建实现医院档案的共享。

（三）提高人员的综合素质和专业化程度。在档案管理工作中，要注重档案管理人员专业能力和综合素质的培养，组建一支业务能力强、综合素质高的专业化档案管理工作团队，并对其进行专业的信息技术水平和操作能力培训，以此提高档案管理人员的信息技术应用能力，从而进一步提升档案管理人员的专业技术水平。