企业档案管理信息化建设路径研究

文/陕西华达科技股份有限公司 董军莉

在互联网快速发展的信息化时代，企业档案管理的信息化建设能够有效促进企业档案管理水平的提高。另外，还对企业的可持续发展产生有利影响。然而，我国企业档案管理信息化建设水平较低，在企业档案信息化建设的进程中，管理者对于企业档案管理信息化的建设缺少相应的重视。除此之外，企业档案管理信息化建设还存在着设备落后以及缺乏专业管理人才等状况。在这种情况下，企业应建立健全内部管理机制，对管理人员进行专业培训，还要做好数据库的建设工作。企业档案管理信息化是提高企业经济效益，促进企业可持续发展的关键环节，企业要科学有效地加快档案管理的信息化建设，从而使企业在激烈复杂的市场环境中具有更大优势。

一、企业档案管理信息化建设的重要意义

（一）有助于提高企业的经济效益。在2000年之后，我国对于各企业更加深入地进行档案管理信息化建设提出了更高的要求。各企业也逐渐加深了对于档案管理信息化建设的认识。企业档案管理信息化建设能有效提高企业的管理水平，使企业在市场中更具竞争力，有助于企业的高效运作和可持续发展。在依托现代计算机网络技术的基础上，我国企业档案管理的信息化建设将以数字信息作为主要形式，通过充分挖掘企业的档案信息资源，提高企业档案管理的效率。企业档案管理效率的提升会使整个企业的运作效率也相应提升，从而有利于促进企业的可持续发展，为企业创造更多的利润。

（二）便于档案的保存。作为企业运作状况的一个缩影，我国企业档案能够细致全面地呈现出企业的各种重要信息。重要信息的呈现形式以文字、图表以及图片为主，内容主要为我国企业的资金周转、企业生产经营以及人事调动等状况。然而，从传统的企业档案管理模式来看，企业档案管理仍然以纸质档案为主。纸质档案的保存会受到温度以及湿度等自然状况的影响。除此之外，纸质档案的管理还会受到虫蚀以及火灾等特殊状况的挑战，这些都对企业的档案管理产生负面影响。企业档案管理的信息化建设则可以避开以上种种不利因素，使档案的保存更加方便。

（三）满足企业对档案管理的综合需求。过去，企业对于档案管理的需求比较单一，但在社会经济发展的过程中，企业对于档案管理的需求开始由单一转向综合。企业档案管理的信息化建设有助于对企业的情报、文件以及图书等进行快速检索。而面对日益错综复杂的市场信息，企业档案管理的信息化建设也有助于提高企业掌握信息以及处理信息的效率，使我国企业在激烈的市场竞争之中把握好发展的机会。

（四）有利于企业的可持续发展。在市场运作加快、市场竞争日益激烈的大背景之下，企业档案管理信息化建设早已成为不可逆转的趋势。企业要想在市场竞争之中立于不败之地，就必须要顺应这一趋势，加快企业档案管理的信息化建设。我国为激励企业加快档案管理信息化建设的步伐，为企业从传统的档案管理模式向信息化建设提供了资金和法律保障。在这种状况之下，企业能够依托现代信息技术，通过国家政策的支持和保护，实现资源的共享，提高企业的档案利用率，促进我国企业的可持续发展。

二、企业档案管理信息化建设过程中存在的问题

（一）发展速度较慢。自改革开放以来，我国企业档案管理的信息化建设取得了较大进步，但总体来说发展速度还较为缓慢。对于中小企业来说，档案管理的信息化建设与大公司相比存在很大差距，民营企业也是如此。这种状况的产生与决策者的理念紧密相关。某些中小企业和民营企业的老板对于企业档案管理的信息化建设不够重视，这在很大程度上对企业档案管理的信息化建设产生了阻碍。另外，我国很多企业都未摆脱传统档案管理模式的弊端，制约了我国企业档案管理信息化建设的进程。

（二）信息化水平较低。档案信息化管理的过程中需要科学准则的指导，这样才能保障企业档案管理各项工作的有序进行，然而，在传统的企业档案管理过程中，一人一机一室的模式难以满足企业档案的查找和应用。很多重要的文档只是被混乱地存放在电脑之中，并未经过科学的分类和管理。这导致企业在搜索信息的过程中花费的时间较多，查找效率低下。信息化水平的低下会直接导致企业资源的浪费，造成不必要的损失。信息化水平较低也与企业管理制度的不完善紧密相关。相关人员应做好计算机与网络和软件的融合工作，吸收过去的档案管理经验，制定科学合理的信息化管理准则，提升企业档案管理的信息化水平。

（三）管理人员安全保密意识较差。企业档案管理信息化建设在利用互联网技术的同时也要承担一部分安全风险。某些黑客的入侵会造成企业信息的泄露，管理人员的疏忽也会给企业带来一定的风险。企业档案之中保存着很多重要的企业信息，其中涉及商业机密以及关键数据，需要充分的安全保障。然而，我国企业的管理人员由于安全保密意识不强，使企业档案管理信息化建设存在漏洞，为企业信息管理的安全增加了隐患。除此之外，我国企业的档案管理人员素质参差不齐，有很多员工并未经过专业训练，也缺乏档案管理的基本知识。另外，许多档案管理人员受传统档案管理模式的影响，观念较为落后，对新事物和高科技的接受能力较差。以上情况都容易导致企业档案管理信息化建设出现问题。

（四）档案管理信息化设备比较落后。目前，我国很多企业的档案管理信息化设备较为落后，且软件设备和硬件设备的配套率较低。在许多企业之中，手工操作仍然是信息化管理的主要方式，企业档案管理信息化建设的进程受到阻碍。某些企业为加快档案管理信息化建设的步伐购买了较为先进的设备，但对于设备的维护和管理工作还存在一定的漏洞。总体来说，设备的落后以及维护工作的缺失给企业档案管理带来较大风险，不利于档案管理信息化建设的进一步发展。

三、加快企业档案管理信息化建设的合理策略

（一）提高企业档案管理人员的专业素质。为促进企业档案管理信息化建设的快速发展，提高企业档案管理人员的专业素质是很有必要的。在激烈的市场竞争之中，复合型的高素质人才是企业档案管理信息化建设过程中所需要的，仅掌握计算机技术或者专业技术水平较低的档案管理人员难以满足企业发展的要求。在企业缺乏专业素养较高的档案管理人员的状况下，我国企业所拥有的各种资源优势及设备优势难以得到充分的发挥。因此，企业应进一步加大资金投入，制定合理有效的人才培养的计划，不断提升档案管理人员的专业素养。首先，从事企业档案信息化管理的人才要熟练掌握计算机技术以及网络应用技术。其次，档案管理人员还要对企业的发展理念、生产规划、市场状况以及国家法律法规有充分的了解。最后，企业档案管理的员工还要具备一定的市场需求预测能力，为决策者出谋划策，真正发挥档案信息的导航作用。

（二）建立健全企业档案管理机构。企业档案管理的信息化建设是一个周期较长、难度较大的工程。在加快企业档案管理信息化建设的过程中，需要管理部门和相关决策者的协同参与。只有企业内部建立起一个较为完善的档案管理机构，才能对企业档案管理信息化建设起到直接有效的积极作用。要建立健全企业档案管理机构，需要做好前期的筹备工作，对企业资金进行规划，还要引进先进的设备。只有这样，从企业的实际情况出发，借鉴好的经验，不断反思和提升企业的管理水平。才能为加快企业档案管理的信息化建设提供保障，才能促进企业的更好发展。

（三）做好企业档案的安全保障工作。在互联网时代，随着信息交流的迅速发展，不稳定的因素也随之增加。企业在进行档案管理信息化建设的过程中，也承担着一定程度的安全风险。在加快企业档案信息化建设的过程中，做好档案的安全保障工作尤为重要。硬件设施方面，应加强机房的监控。在发现设备出现问题以及线路发生老化时，管理人员要及时解决，尽快排除机房存在的安全隐患。为保障企业档案管理的系统安全，应建立统一的信息管理平台以及文档管理中心。进入企业档案管理系统的人员必须要进行身份验证，非法用户必须被严格阻挡在档案管理的系统之外。除此之外，档案管理人员也要提高网络安全的维护意识，定期清理电脑病毒，防范木马和黑客。总之，在企业档案管理信息化建设加快的过程中，必须要做好企业档案的安全保障工作，尽最大努力为公司档案信息化管理创造安全的发展环境，保障公司利益。

（四）建设完善企业档案管理的信息系统。建立完善企业的档案信息化管理系统对于企业进行档案管理来说是很有必要的。例如，在档案记录的过程中以及整理档案的过程中，企业可以借助先进的互联网技术来提高档案管理的水平、提升工作效率。要想建立完善企业档案管理的信息系统，首先，应该对信息系统及配套软件进行开发。在开发的过程中不仅要做好系统的安全工作，还要保障系统的信息容量。只有做好以上两点工作，才能减少信息管理过程中的工作失误，实现档案管理的系统化。其次，要努力提升企业系统的信息处理能力，使企业系统能有效结合录入的数据，按照规定流程对档案信息进行加工处理。最后，在建设完善企业档案管理信息系统的过程中还应该注意，企业档案管理信息系统的建设要符合本企业的发展特点，切实增强信息化系统的企业适应性。

四、结语

企业档案管理信息化建设有助于提高企业档案查找以及档案应用效率的提高，对于企业效益的增加以及企业的可持续发展具有重大意义。然而，我国企业在档案管理信息化建设的过程中还存在着发展水平较慢、信息化程度低以及专业人才缺乏等问题。在今后的档案管理信息化建设过程中，企业要从内部入手，建立健全档案管理的机制，建立统一的信息化管理平台并加强监督。另外，还要对档案管理人员进行专业的技术培训，进一步提升档案管理人员的专业素养，为企业档案管理的信息系化建设注入活力。