办公室人员接待媒体应扮演好四种角色

文/中国水产科学研究院长江水产研究所 刘恒顺 曹淼

办公室人员接待媒体记者是一项十分普遍、经常发生，也是必须做好的一项工作，如果能够做到全流程的统筹安排，就可以同时取得多方面的良好效果：一是能够为媒体记者在新闻报道过程中提供必要的帮助。二是能够全面锻炼自己，以最有效的方式提升本人在单位的知名度。三是能够以最经济的宣传方式为单位树立良好的社会形象、扩大社会知名度。反之，就可能产生多种负面的危害。既影响记者顺利完成采访计划，也影响办公室接待记者的当事人的工作形象，更可能损害单位的整体形象。江苏省盐城市人民政府办公室的单连军和孟凡顺，结合机关单位的实际和实践曾在《秘书之友》发表《办公室人员接待媒体应扮演好四种角色》一文，强调四点：一是牢记服务职能，当好配合媒体的接待者。二是严守工作程序，当好了解媒体的把关者。三是履行中枢功能，当好沟通媒体的协调者。四是把握应对尺度，当好团结媒体的保障者。笔者基于在长江水产研究所20多年来，接待中央电视台、湖北电视台、湖南电视台、荆州电视台、新华社湖北分社及《湖北日报》《新京报》《渔业报》《沙市日报》《江汉工人报》等媒体记者的经历，结合自己的学习心得，笔者认为办公室人员要接待好媒体，需要注意长期的日积月累和应激性的积极准备相结合。还要扮演好四种角色，为媒体记者、本单位和社会受众发挥好连接和传导作用。

一、新闻线索的提供者

凡事预则立，不预则废。办公室人员要成为媒体记者的新闻来源同样需要做好事前准备。而且必须是多方面，多层次的准备。给媒体记者通报一个消息，往往只需要拨打一个电话、发送一封邮件、编辑一条短信，或是打开微信直接说几句话就可以完成，看似是一件十分简单的事儿。其实不然！“作诗功夫在诗外”是唐代诗人白居易回答别人关于作诗的窍门给提问者的回复。写出好诗要有广博的学识、丰富的生活阅历、精湛的文学技能来打好基础。同理，要想自己成为媒体记者的一个合格帮手，成为他们新闻线索的提供者，办公室人员就应该把功夫下在“诗外”。

（一）要密切关注单位动态，敏感地感知新闻。办公室是本单位的一个行政枢纽，只要稍稍延展一下观察时长，单位里每个人、每件事的活动情况，甚至活动轨迹都会汇聚到办公室。或是因为开具出差介绍信、或是因为成果报奖、或是因为办理出国请示、或是因为水电故障报修、或是因为外部客人来访，等等诸多日常工作都要办公室参与，因此，办公室有最天然的位置优势来接触整个单位的情况。办公室人员要用心感知日常的、琐细工作的“新闻性”，要有心把日常琐碎的工作和为媒体记者提供新闻线索有机地联系起来。这就要求办公室人员始终保持“好奇性”，对一般人没有感觉或是习以为常的事儿自己要有新闻敏感度。一旦自己觉得可能是新闻点，就应该有打破砂锅问到底的精神，尽可能多地去向当事人以及当事人引出的当事人了解情况，做好全面、深入的了解和理解。如果确有新闻性，而且自己觉得作为新闻已经成熟，要做给媒体记者提供线索的相关准备。如果自己判断作为新闻尚不成熟，则可以列为自己跟踪的对象。

（二）要广泛结交媒体朋友，了解不同媒体关注的重点。报纸、广播、电视、杂志曾经是占据主流地位、拥有广泛受众的媒体，随着时代的发展，各种网站、各种平台、各种APP层出不穷。获取信息只能看电视报纸杂志或收听广播的时代已经过去，现只要上网便速知各种信息。同时，受众被动接受框定的信息也已经成为过去。现大众是自主掌握各类信息，自己想看什么，什么时间看，采用什么方式看，均可自由选择。要广泛结交媒体朋友，了解不同媒体关注的重点，传播的特点，结合本单位新闻素材对于时效性、权威性、长久性、专业性、篇幅长短性等不同特点和要求，分别向不同的媒体记者提供新闻线索。比如，2005年中华鲟进京驯养展示直播活动由中央电视台主持。CCTV-1于2005年4月2日现场直播中华鲟从长江水产研究所荆州养殖基地起运阶段和进入北京海洋馆阶段工作。CCTV-4“今日关注”栏目，于2005年4月3日21点直播时段，以中华鲟为切入点，以人与自然和谐发展主题，做现场访谈节目。中央电视台不仅是中国国家权威媒体，也是世界知名媒体，无论是在CCTV-1直播中华鲟进京的出镜记者丛威娜，还是在CCTV-4做访谈的主持人王世林都是观众十分喜爱的。所以影响深远。2019年在武汉举办的第七届世界军人运动会吉祥物“兵兵”，设计灵感来源于中华鲟，可见中华鲟多么深入人心。毋庸置疑，中央电视台为中华鲟的深入人心发挥了巨大的作用。

二、新闻事件的解读者

发生在单位里的新闻，正是因为带有浓烈的单位色彩和浓厚的专业色彩。因为熟悉，容易被本单位的人理解。也因为熟悉，极其容易被本单位的人忽视。因此办公室人员除了笔者在“新闻线索的提供者”那一节里所述的要有一双慧眼识别新闻外，还要有一张利嘴解读新闻。要能够去掉单位和专业色彩，把单位新闻、专业新闻变成“外人”容易理解和接受的解读。这里的“外人”，排在首位的是不在自己单位生活和工作的媒体记者，其次才是社会公众。通常记者“进入”单位采访有“间接”和“直接”两种方式。间接进入单位采访，往往是借助电话、QQ、微信、邮箱等远程交流工具初步了解新闻的概貌，判断是否有符合自己媒体特点的新闻价值，从而决定继续采访，或是放弃采访。直接进入单位采访，就是媒体记者亲临单位进行面对面的交流。无论是间接进入单位采访，还是直接进入单位采访，记者一般都会首先聚焦办公室，从办公室寻求帮助或指引。

很显然，如果办公室人员能够把发生在单位里的新闻事件向媒体记者解读清楚，媒体记者就可以更加清晰、准确、生动、快速地把单位新闻事件向社会公众表述清楚。社会公众才可以较快地认识到新闻事件将会如何关联自己的学习、工作和生活。只有如此，办公室人员才算为记者提供了有效的服务。反之，就没有为记者提供有效的服务。

三、新闻通稿的发出者

常言道：隔行如隔山。不同行业、同一行业的不同单位存在着各自的特点，也许用千差万别来描述行业和单位的不同特点不一定十分恰当，然而置于日新月异的大环境下，对于时效要求高、工作节奏快的媒体记者而言深入了解一个行业，了解这个行业的各个分支是一件十分困难的事情。众所周知，要写出一篇精彩的新闻稿，往往需要围绕新闻事件纵向、横向了解很多很多。面对同一个新闻事件，参与采访的媒体记者就越多，尤其是越有新闻价值的新闻事件吸引记者的能力就越强，记者队伍的组成就越加复杂，年龄大的、年纪轻的，造诣深的、历练浅的，脾气好的、脾气怪的等等，他们的关注点一定是各有不同的。很显然，作为直接与媒体记者对接的办公室工作人员需要应对比较复杂的局面。因此，新闻通稿显得十分重要。在面对面接待媒体记者之前，办公室人员必须做好记者的来意调查、请示主管领导、采访相关专家、搜集关联资料、集中多方意见，完成组织撰写新闻通稿的工作。新闻通稿由办公室人员直接与媒体记者接触时分发给他们。办公室人员在接触任何媒体记者时，所有的回答都应该做到万变不离其宗，核心观点都应该包含于新闻通稿之中。

四、标题句的推荐者

媒体记者参与了单位的新闻采访，无论是应邀参加，还是自己获得信息参加，一般来讲都会撰写新闻刊发或录制新闻播发。不同媒体、不同记者同样会追求自己新闻的独特性，选择不同的角度呈现新闻事件的不同侧面，最突出的差异性表现往往体现在新闻标题上。由于标题是统领全篇的“点睛”之笔，作用十分重要。在实际新闻传输过程中，标题往往是吸引读者眼球、决定是否通篇阅读之所在。也是吸引听众的关键信息之所在。所以能够作为标题的语句，被大家称为标题句，也有人干脆把标题句叫着“金句”。

为什么要扮演好标题句推荐者这个角色？因为记者获得新闻信息是很大的，无论是通过采访会议、采访新闻当事人，还是采访新闻现场，都会获得大量相关信息。记者通常不可能把所有信息都应用于一篇新闻中，往往是不同的记者因为修养、经历、观点等不同而选取从不同视角撰写新闻。能够引起记者共鸣或是让记者印象深刻的表述就极有可能成为记者撰稿的视角，能够与“共鸣”和“印象深刻”相匹配的标题句常常是记者决定视角的最后选择。根据我国对新闻记者的相关职业要求，记者只能是记录者、反映者、旁观者、呼吁者，不能干预、不能超越、不能操纵，记者在选取报道视角上也是有压力的。据了解，记者通常有三种选择标题句的方法：第一种方法是，会从他现场获取的一大串表达里选取一句话作为标题。第二种方法是，记者会在给出的新闻通稿或文章里的一个段落标题作为他的标题句。第三种方法是，办公室人员为他推荐的标题句。

由于新闻的时效性要求，记者有时迫于时间压力，很难自己总结、提炼出让自己和媒体领导满意的标题句来，如果办公室人员做好了充分准备，为记者推荐了好几个标题句，记者就极可能采用推荐的标题句作为自己的新闻标题。这样宣传的效果就会更加符合新闻事实，也更加符合单位的宣传方向。

在提炼标题句时要努力做到三点：第一点，标题句要切中要害，言简意赅地抓住新闻事件的中心。第二点，标题句要尽量押韵，读起来要朗朗上口。第三点，标题句要易于诵记。

五、结语

综上所述，办公室人员在接待媒体时要积极、主动、全面考虑问题，尽可能帮助媒体记者，在兼顾记者多种需要的时候，要聚焦记者和本单位对于新闻生产和传播的核心需要，跟记者和媒体换位思考，把办公室人员的工作往前、往深再走一点点，通过自身的努力使得新闻事实为各方理解和接受，促进形成三好效果：记者写得好，单位宣传得好，大众接受得好。