基于大数据的医院声像档案管理与实践

文/新民市人民医院 王北雁

特殊载体档案是以图像、声音等非文字手段为表述形式，以磁带、磁盘、胶片等非纸质材料为载体的档案。声像档案作为特殊载体档案的一种，在医院的管理中起到举足轻重的作用，声像档案与传统纸质档案在制成材料和信息存储等方面大相迥异，管理方式也有很大的特殊性。大数据时代给声像档案的管理带来全新的变革，促使我们寻找新的保存、传播和利用的方式与方法。

一、医院声像档案的特点

（一）纪实性特点。医院声像档案是拍摄录制医院活动中的重大医疗活动和科研技术等内容过程中形成的具有保存价值的照片、录音带和录像带等。它把当时的环境和气氛如实地摄录下来，给人真实可信的印象。

（二）直感性特点。医院声像档案把医院社会活动直观鲜明地呈现出来，弥补纸质材料的缺憾，其佐证价值是不可替代的。

（三）易损性和可读性差。声像档案的载体材料容易受光、热、湿和污染物等因素影响，对保管条件要求较高，声像档案会随载体的损坏消失，大多数声像档案需要经过专业的硬件设备转换后才能读取。

二、基层医院声像档案管理现状

（一）医院声像档案收集整理不规范。长期以来，由于意识不强、管理经验不足等问题，有些医院的声像档案管理还存在“坐等上门”的思想，不能积极主动地去收集，整理也不够规范。例如，有些陈年的老照片，由于没有保存好相关的底片，也没有拟写相关匹配的文字说明，根本无法认知，这给声像档案的保存利用带来很大麻烦，导致声像档案的利用率大打折扣。同时，还存在医院各个科室各司其职的现象，大多数临床科室自己配有数码相机、录像机等，在进行科研学术会议时，拍摄录制的声像档案材料不能及时移交档案管理部门，也未对声像资料进行相关的整理，比如，拍摄时间、参加人物、地点等没有及时备注，过一段时间拍摄者本人也无法还原当时情景，记忆消失，在人事关系发生调动流动时，有些人员由于种种原因调离岗位，将声像档案带走，造成声像档案的丢失。

（二）医院声像档案归档范围不明确。医院声像档案除了收集整理方面不规范之外，还存在不能厘清声像档案的归档范围和归档要求的问题，也没有针对自身实际制定相关的归档制度，有的单位虽然制定了本单位的声像档案归档制度，但没能将归档制度真正落实到工作实际中，导致声像档案归档质量不高，影响医院声像档案管理的进程。

（三）医院声像档案的数字化建设缓慢。很多医院由于资金等方面的制约，没有专门的档案管理系统软件，也没有建立独立的声像档案检索数据库，保存声像档案的库房条件不达标，导致医院老照片已经发黄、破损甚至失真，录音、录像档案无法正常读取，很难完好地再现医院历史。

（四）医院档案管理员的素质有待提升。据调查，许多县级医院没有专门的档案室（馆），平时声像档案的收集都是由兼职人员完成，很多声像档案分布在不同的科室，有的医院设立了专门的档案员，但是很多档案员不熟悉声像档案的管理流程，缺乏相关的档案理论知识和计算机知识，一般是“坐等上门”，缺少主动、创新精神。

三、基于大数据的医院声像档案管理的解决对策

（一）提高思想站位，集中统一管理。首先，声像档案的收集范围很广泛，主要包括记录医院主要职能活动的重大工作成果的照片、录音、录像；记录医院重点工程、著名人物等的照片、录像等；收集要求方面，对于内容相同但出现重复的声像档案和有真伪疑义的声像档案，应该本着“去伪存真”的原则，并选择其中影像清楚、主题特色鲜明、未经修饰的“原滋原味”声像材料进行存档。其次，还可以通过各种方式多方扩大收集渠道，比如可以向个人无偿或有偿收集；复制较为珍贵的录音、录像材料等，档案部门应当提高思想站位，加强与各部门的通力协作，可以全程介入医院各种重大活动中，配合活动深入现场并跟踪拍摄。通过自拍、自录，有计划、有步骤地统一集中积累声像档案。

（二）遵循档案整理原则，科学规范化管理。原则上，声像档案以年度进行收集归档，本年度内的照片档案，一般按照全宗内的保管期限-年度-问题进行分类，保管期限代码可以用1，2，3或者Y，C，D对应代表永久、长期、短期。对于特殊的补交的隔年存档的声像材料可采取“保管期限-问题-年度”进行分类，分类方式要遵循全宗内的声像档案材料的生命周期理论，分类方式保持前后一致。照片档案的排列一般按问题、时间和重要程度进行，在分类方案的最低一级类目中完成，照片号一般由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码和张号组成。对于录音、录像档案应进行分类与编目，在同一全宗内，一般使用内容分类法。即把反映同一内容的录音、录像档案归为一类，同类材料再按归档实践编流水号，同一内容的录音带、录像带划分为一个保管单位。归档的录音带、录像带应贴上标签，录音带盒上需标注编号、档号、讲话人姓名、职务、内容和录制时间、密级等等。

（三）构建适合医院声像档案数据库管理系统。随着大数据技术的普及，医院声像档案的种类与数量不断增加，提高声像档案工作管理整体水平迫切需要建立声像档案数据库，数据库可以实现计算机检索、实现所有声像档案的全复制和双套制。做好新形成数码声像档案的收集工作和传统纸质照片的数字化工作，是构建声像档案数据库的基础。本着“整理简化、检索深化”的原则，做好数字化声像档案的鉴定、整理工作，保证声像档案真实性、完整性、有效性，并按照《声像档案管理规则》《中华人民共和国档案管理办法》对应归档数码声像档案进行分类、整理、编号、拟写文件名、照片文字说明(包括时间、地点、人物、事由等)，完成归档工作。然后将数字化归档的声像档案的信息资料记录进声像档案子信息管理系统，声像档案的收集、整理、管理与利用可以通过档案管理系统软件完成，得以实现声像档案的全文数字化检索。

（四）适当嵌入大数据、区块链、云计算新型技术。区块链、云计算等新型技术的嵌入，必定给声像档案管理带来广阔的发展空间。《2018年中国区块链产业发展白皮书》曾指出，数字中国建设的重要支撑之一就是区块链技术。区块链技术已经日益渗透到各行各业的发展中，比如，腾讯公司就曾经在税务、财政、金融、公益等相关领域进行区块链技术的探索与实践，并取得相关成效。一般来说，区块链系统的结构大致分为应用层、合约层、激励层、共识层、网络层和数据层等几个模块，将区块链技术嵌入档案信息管理系统中，能够迅速建立起以全部馆藏档案资源库为核心的管理系统，档案工作者可以在现有的显性知识和隐性知识上进行深入挖掘和分析，整合馆藏档案信息资源，实现“一站式”高效信息检索服务。云计算背景下，显然数据只有一份，并且是唯一的，都是保存在“云”端的服务器中，用户可以很方便地查询和使用，另外，用户在使用云端设备的过程中，不用安装或者升级电脑中的软件，云端对于这些并没有指定的要求，用户只需要打开浏览器，就可以方便地享用云端提供的各项服务。用户既可以通过手机、PAD来查询，也可以通过普通电脑来查询和使用。

（五）提高医院档案管理人员的综合素质。首先，医院相关领导应该在政策等方面给予档案工作者倾斜、支持和鼓励，配备专职声像档案管理员，打造高素质的档案工作者团队。声像档案管理工作者要不断提高档案意识和服务意识，不断用档案学学科知识和计算机学科知识丰富自己，掌握现代化的声像档案管理新技能，学习更多的计算机知识，实现馆藏声像档案数字化，构建声像档案信息资源共建共享与利用，满足更多查询者的多样化的利用需求，提升医院声像档案的规范化管理，发挥声像档案应有的价值。其次，可以通过定期组织业务技能培训和档案继续教育活动，邀请外面的档案专家来院讲座等方式，增强档案管理员的自身素质，或者将档案管理工作与年终绩效考核相挂钩，激励他们的积极性，增强其使命感和责任感，确保声像档案万无一失。

（六）改善声像档案的物理保管环境。为了延长声像档案的寿命，医院应尽量增加库房改造，争取经费满足声像档案库房条件和防火、防光、防虫、防潮、防霉菌及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求，声像档案的库房建设应当遵照《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000）的规定。库房内配备机械过滤器和空调等设施，定期进行杀菌、消毒处理，确保声像档案恒温、恒湿保存，贮存环境如果新刷油漆，一般在3个月内投入使用，归档保存的录音、录像档案，未经鉴定和批准，任何人不得私自清洗和消磁。

四、结语

综上所述，大数据时代，声像档案的规范化管理对于提高医院的管理水平具有积极意义。在声像档案管理工作中，我们应该充分认识到自身存在的不足，医院声像档案的数字化是摆在每名档案工作者面前一个长期艰巨的任务，需要经历不断改进与完善的过程，并构建制度“政策保障-软硬件保障-人员团队保障”三位一体的科学策略，从而更好地为人民服务。