知识管理导向下医院档案管理体系的构建研究

2020-11-23湖北省第三人民医院汤保华

办公室业务 2020年15期

文/湖北省第三人民医院汤保华

我国已逐步进入了知识经济时代，在各领域的管理中需要进行全面创新，通过提升管理水平使我国各行业发展速度加快。当前，知识管理作为一种广泛的管理模式，在医院的档案管理中发挥了重要的作用，结合知识管理开展档案工作可使档案管理质量提升，为医院的运行带来帮助，并使医患关系得到明确，提升诊断治疗效率。因此，在医院的档案管理中，应以知识管理为导向建立管理体系，促进医院档案管理工作的开展。

一、医院知识管理与档案管理之间的关系

知识管理的对象为隐性和显性知识，知识管理与档案管理之间在工作模式上存在着紧密联系。知识管理重视对知识价值的挖掘，借此来提升组织或者机构的竞争力，为组织及机构的决策人员等提供有效的参考内容。在档案管理中，通过改善档案管理的方法可使组织获得丰富的档案服务。因此，知识管理与档案管理的目的一致，同时在管理方式上也较为相似。档案管理传统的模式中，管理的对象为档案、文件，没有对档案信息中的价值进行深入挖掘，这表明档案管理应重视知识的利用。在医院管理中，随着医改的逐渐深化，档案管理的需求得到了提升，为了满足医院档案管理的需求，应将知识管理与档案管理联系起来，从中挖掘出档案信息的知识价值，使档案管理的水平得到提高。

二、医院档案管理以知识管理为导向的必要性

（一）使档案资料管理更加规范、清晰。医院档案工作中包含着大量的具有实用价值的档案信息，工作人员通过对档案资料中的信息的获取来了解工作的实际情况，结合病例资料的分析从中积累经验，使工作的进行有详细的参考依据。但是由于医院档案内容复杂多样，资料具有多元化特点，在管理中存在着较多问题，影响了档案管理工作的质量。医院工作人员在查找档案资料的过程中，难以及时找到自己所需的信息。同时，在档案资料封存前没有进行有效的整理，造成了档案资料的混乱，不利于档案工作人员对档案资料进行利用。所以，在医院档案管理中应加强管理的规范性，借助知识管理的理念来改善管理模式，使用现代信息化技术等加强管理效果。通过对档案中的显性信息的编辑整理，使档案的信息更加清晰明确，便于人员进行查找和使用。

（二）提升档案信息的利用率。医院传统档案管理中，主要对显性信息进行管理，档案管理工作人员在工作中仅仅根据纸质档案的资料开展管理。这种情况下，医院档案的隐性信息没有得到档案管理工作人员的重视，致使档案资料信息不完善，影响了档案信息的利用价值。医院在实际的运作下，大部分经验及技术都以抽象的形式存在，这对医院的医疗水平产生了一定的影响，档案信息作为医院管理中的重要内容，缺少对档案信息的充分管理和利用，使档案的利用率降低，同时，在工作中所积累的医疗经验等内容也难以传承，对医院的未来发展造成了阻碍。通过知识管理与医院档案管理的融合，管理人员能够改变自身的观念，重视对档案信息的挖掘和利用，兼顾纸质资料与抽象资料的搜集，对已经完成记录的信息进行整理，并且对医院发展中产生的抽象的经验技术等信息进行了解，将这些信息作为档案管理中的重要部分，使档案管理的效果得到改善，进而使工作人员能够在档案中获取到更多的信息。

三、在知识管理导向下构建医院档案管理体系的措施

（一）完善医院档案管理机制。在档案管理机制中包括管理模式与制度，借助完善的机制可使档案管理工作规范地开展。因此，在医院档案管理工作中，应重视建立科学完善的管理机制。在机制中应将人作为主体，考虑到人员的地位，使机制的运作具有良好效果，并且为档案管理工作的进行提供相应的动力。在创建机制的过程中，应从人员角度入手，先加强对档案工作者的培训，使其对档案管理有充分的认识，意识到档案的医学价值，为档案管理中的资料保存带来保障，避免档案信息丢失等问题。其次，应对医院各个科室以及医疗工作人员开展全面的管理，使医务人员对档案知识进行探讨，重视档案信息的挖掘利用，同时保证档案资料信息的完整性，为档案管理工作提供相应的支持。最后，应将档案管理人员的职能进行优化，不仅发挥出档案保护的作用，还能够进行档案信息的搜集和整合。在医院下达了管理指令的同时，管理人员应结合档案各项内容开展结构优化工作，将档案的等级明确，划分出覆盖范围，突显出档案管理职能的作用，提升档案管理的质量，为医院档案管理工作体系的全面优化带来帮助。另外，在人员管理中，应建立相应的奖励机制，对表现出色的人员进行奖励补偿，提升员工的工作积极性。如果在工作中内容以及薪资待遇相同会使工作人员的工作热情减少，不利于档案管理工作的优化。

（二）加大医院档案文化的宣传力度。医院档案管理中融入知识管理理念的同时，需要开展创新工作，将传统的管理模式进行改变。在传统的管理模式中，档案的知识内容仅仅掌握在一部分人的手中，档案知识也只有一部分人能够使用，这种条件下档案的知识价值难以体现，对医院的发展带来的效果比较差。为了使档案知识得到充分的应用，将管理现状打破，应加强对档案文化的宣传，使医院的工作人员能够积极参与到档案管理中，建立良好的档案文化，使医院工作人员更好地了解档案知识的价值。在充分了解医院档案后，档案资料可作为医院参考教材发挥作用，医务人员可从中获取相应的医学经验理论，根据医学要求对其中的内容进行分析，积累医学经验，能够在其中获取到相应的知识，提升医学工作者的知识水平。在开展档案文化建设及管理工作的过程中，应为医学工作者提供有利的条件，使人员能够根据档案中包含的关于病例的知识进行学习，在学习中加强人员的技术能力，为医院的医疗水平提升带来帮助，同时培养高素质的医疗队伍。通过大力开展档案文化宣传工作，可使档案应用的重要性得到全面认识，保证医学工作者能够充分利用档案信息，为医院的发展创造更好的条件，促进医院医疗技术水平的提高，使医院的知名度提升。

（三）开展医院档案管理的信息化建设。科学技术的创新发展为医院的管理带来了新途径，医院应将传统管理模式改善，利用现代技术来加强管理。在档案管理中，为了使知识导向的理念更好地融入，应大力采用先进技术，例如计算机程序等，将档案管理进行信息化完善。传统的纸质资料整理中存在着较大缺陷，管理的实际效果达不到要求，而采用信息化管理模式可使档案在信息传阅中不会出现丢失问题，使管理效率提升。借助信息化管理模式可使人员在管理工作中操作更加便利，实现快速的信息整合和传输，将原本的档案信息使用微机扫描输入到档案中，开展档案备份管理，并且对不同内容的档案信息进行分类。此外，为了保证档案的完整性，工作人员在查看档案的时候应输入工作编号，登录使用信息，将档案查阅工作人员姓名与日期等进行记录，使档案管理中的各项信息更加明确，也可避免在查阅中产生错误的问题，通过这样的方式可为档案管理带来更好的保障，加强人员的工作责任心，能够提升档案管理水平。医院档案管理应借鉴图书馆的管理模式，完善档案管理流程，在技术的支持下简化档案管理工作，提高管理效率，使档案管理能够得到全面地改善，为医院的各项工作开展提供相应的参考。

（四）加强医院知识档案的分类管理。医院档案中具体包含有知识产权档案、期刊档案以及医疗信息档案，不同的档案内容存在差异，所起到的作用不同。为了使档案管理更加明确，应在管理中将不同档案进行分类，按照档案的不同类型和内容来划分管理，使工作人员在工作中查阅更加方便，结合不同人员的需求来提供相应的档案信息，提升档案信息的利用率。在对档案信息进行收集的时候，可将档案信息进行分类，建立完善的档案管理体系，使档案分类工作的进行更加顺利，这样可加强档案管理的效果，减少人员在查找档案过程中花费的时间，使档案的利用更加高效，为医院工作提供详细的参考依据。通过对档案的分类管理，医院各科室的档案资料能够得到完善的保存，使医学知识交流具有更加有效的理论支撑。