加强医院档案管理促进医院持续发展

2020-11-23日照市人民医院孙伟赵倩

办公室业务 2020年15期

文/日照市人民医院孙伟赵倩

在医院的管理体系中存在着这样一个部门，它需要将本医院既往的具有价值的珍贵资料以档案的形式进行妥善的保存。所以也可以将医院的档案当作医院成长发展的文化载体。当人们有需要时可以随时通过对档案的查阅来了解医院所参与的活动和取得的医学成果。医院的档案也可以视为医院领导者对医院发展与改革的全面记录。对此医院需要加强对档案的有效管理，确保有需求时可以及时地调出档案进行查阅，从而体现出档案的价值，实现医院的可持续发展。

一、医院档案管理的作用和目的

在医院建立档案管理，就是为了给相关医疗工作人员提供有效的参考信息资源，进而促进医院的可持续发展。一般情况下，医院所建立的档案管理科室中需要管理的档案内容有人事档案、科研档案、会计档案、专业技术档案、党政文书档案、声像档案、实物档案以及基建设备档案等。医院的管理部门需要通过科学有效的方式对档案进行整理和管理，这样才能够为医院的决策者以及研究人员提供有效的参考信息，进而体现出档案管理的价值。因此，档案管理的核心内容其实就是保证在医院的日常工作中，通过提供档案中的有效信息来推进相关工作的顺利进行，这样不仅可以有效地服务医院的管理工作，还可以使医院的档案得到充分的利用，进而发挥出保存档案的价值。此外，医院的档案管理除了需要对档案内容进行妥善管理和保存以外，还要提高自身对档案的利用率，这样才能够体现出档案管理工作的重要性。因为，档案的价值和利用率与管理工作有着直接关系，因此档案管理部门应该促进管理流程的规范化和具体化，将具有收藏价值的档案进行整理，才能给医院提供有价值的档案，供医院的领导者进行有效的分析和研究，以此促进医院的可持续发展。

二、医院档案管理应具备的各种性质

（一）系统性。任何事物的管理都需要一定的系统性，这样才能够保证所有工作都能够有序地进行。因此，医院在档案管理部门当中应要求管理人员将档案进行分类存放，这样才能让管理人员依据有效信息，以最快捷的方式寻找到相关的档案。此外，对于档案的分类和整理，也要体现出现代化和系统化的特点。比如，档案的管理可以采用现代科技下的信息管理，这样可以保证所有的档案分类都有最基础的原始信息，方便管理人员能够快速地查找有效信息。

（二）完整性。档案的管理必须具有完整性，因为一份档案不会凭空出现，它一定会有前因后果，而管理人员要做到的就是，将事情发展的起因、过程和最后的结果进行有效的整理，这样才是一份完整的档案。同时，为了方便今后相关人员在调阅档案时可以有效地了解当时具体研究的过程，医院的档案管理部门所收集的有效信息必须是全面且完善的内容，管理人员进行内容的衔接和整理，通过装订整改、分类存放、打好编号和进入档案的方式妥善保存。

（三）敏感性。医院的档案管理人员不仅要对档案进行有效的整理和保存，还要在医院开展活动时做好相关资料收集工作。对此，在活动开始时，管理人员一定要积极地参与到活动当中，并对活动所需要用到的文件资料和信息进行有效的整理和输送，同时将活动当中所产生的新的有效信息进行收集。这就需要管理人员具有较高的信息敏感度，这样才能够及时掌握现场的有效信息资料，并通过自身对信息的价值判断进行有效的信息收集和整理工作，以此提高自身的工作效率，促进业务水平的提高。

（四）真实性。档案管理部门需要对收录的有效信息进行甄别，以此确定档案中的信息是否属实，这样才能够有效地保证档案的准确性以及真实性。由于部分医院历史发展悠久，导致历史遗留的档案信息可能存在着一些误差。对此，管理部门的人员需要做到认真核对档案内容，严格按照规章流程进行反复校对，要做到将档案中的有效信息进行及时提取，将内容中真实的部分保存下来，将虚假的内容剔除，这样才能够保证档案室中所保存的信息具有真实性和可靠性。

三、加强医院档案管理的有效措施

（一）加强管理人员对档案管理的认知。医院的档案管理人员想要完善自身的档案管理工作，就必须要加强对档案管理工作的认知，这样才能够保证档案管理工作有效地开展。随着我国医疗卫生体制的不断改革，档案管理工作也越来越受到医院的重视。因此，管理人员需要有较高的业务能力水平，将档案中的有效信息及时提取，并保证信息的真实有效，这样才能够更好地促进医院的可持续发展。此外，随着信息化时代的到来，网络中所共享的资源信息也越来越多，传统的档案管理模式已经无法满足医院的发展需求。因此，管理人员也需要加强对档案管理建设的有效改革，实现使用现代化技术对档案进行有效的管理，促使档案的管理工作更加便捷、有效。

（二）提高院领导对档案管理的重视程度。医院领导对档案管理的重视程度，可以决定医院档案管理工作是否能够良好地开展。档案管理虽然作为医院管理中的重要组成部分，但是在很多医院的管理工作中，医院领导并不十分重视档案的管理工作，这就阻碍了管理工作有效开展。管理人员想要加强医院领导对档案管理的重视程度，就应该使医院领导明白档案管理与促进医院可持续发展的联系，有效地提高医院领导对档案管理工作的重视程度。例如，一般情况下会将管理工作分为档案管理、医院业务建设管理和医疗管理这三个部分，医院会对医疗管理加以重视，进而加强改革，这样才能够保证医院的有序运行。长此以往，医院会忽略对档案信息记录的有效管理，进而无法提高医院整体的格局。对此，相关管理人员需要以书面的形式证明或者提供参考文献来加强领导对医院档案管理的重视程度，这样才能够促进医院档案管理工作的开展，进而带动医院的可持续发展。

（三）完善档案管理的设备。优化提高医院的硬件设施也可以促进档案管理的制度健全。例如，当前阶段的档案管理工作需要医院投入相应的基础设施，并通过专门设立相应的管理库房，才能够有效地进行档案管理。一般情况下，管理人员想要整理纸质档案，就需要通过对原始的纸质档案进行扫描刻录或者通过录像的方式将其内容整理出来，而这些仪器设备需要通过向医院相关部门提交申请才可以购买。因此，档案管理部门的职员需要及时地向医院提交相关设备的采买内容，这样才能提高档案管理的工作效率。此外，在传统的档案管理当中，大多数档案都是纸质内容。因此，管理档案的房间需要具有密封性、干燥性以及防火防盗的特点，这样才能够保证档案的安全性。对此，医院应提供给档案管理人员相应的除湿设备、自动监控设备以及空调设备等，这样才能够完善档案管理所需要的场所。最后，随着现代信息化的不断发展，医院的档案管理工作也要引进电子信息技术设备，实现对医院档案的现代化管理。在信息不断发展的今天，利用云端技术可以建立属于医院自己的数据库，通过有效的信息上传，能够将纸质档案的内容以电子数据的方式存储在云端当中，这样就可以在节省人工整理档案时间的同时，保证档案信息的准确性和安全性，也可以方便想要查阅档案的人员。

（四）提升管理人员的管理水平。医院可以通过对档案管理工作人员的有效培训来加强档案管理人员的业务水平，这样也可以促进医院档案管理工作质量的有效提高。一般情况下，医院会开展人才计划培养工作，为了提高医院的可持续发展，医院也必须要重视对档案管理工作人员的培养，这样才能够使档案管理人员的业务水平得到提高。档案管理人员也要跟随相关的医务人员开展临床研究，这样才能提高对医疗档案资源信息的价值判定能力。此外，医院也应该创造平台来培养档案管理人员的知识技能，加大对现有档案管理工作人员的培训力度，鼓励档案管理人员通过交流学习的方式，提高自身的业务能力。

（五）二次利用档案中的有效信息。医院的档案管理工作最终的目的就是让管理工作人员以多种有效的方式，对档案进行整合和管理，将其中的有效信息进行提取，对有价值的档案进行二次开发和利用，以此创造出档案保存的价值。对此，医院需要重视对档案管理工作的重视程度，加大对档案管理工作的扶持力度，使档案管理人员能够将有价值的信息提取出来，应用于当前的临床治疗工作，以此提高医院整体的医疗服务水平，实现医院的可持续发展。