大数据时代医院档案管理信息化建设的创新思路

2020-11-23青岛大学附属医院张晨

办公室业务 2020年15期

文/青岛大学附属医院张晨

传统医院档案管理侧重于档案资料的收集整理与保存，而忽略了档案资源的查询与利用。巧用大数据平台与互联网技术将规模庞大的档案资源进行信息化转化与广泛性运用，解决以往医院档案利用率低、损坏严重的弊端，从意识、手段、目标及系统等多个层面来深化档案管理信息化建设，为保证档案管理及医院职能作用的正常发挥奠定了基础。

一、大数据时代医院档案管理信息化建设的重要性

（一）有助于提高档案保存管理的简单有效性。以往档案资料以纸质档案为主，磁带影像及图片为辅，其中，纸质档案年久老化，字迹变浅，颜色变黄，纸质发潮易破，工作人员必须小心翼翼地查找、翻阅及使用档案资料，稍有不慎极有可能将纸质档案撕裂毁坏，让原本需要花费较多时间来从数量庞大的档案资料中逐个查找某一份档案的工作人员的工作效率变得更低。另外，无法压缩的纸质、磁带等档案会占用较大的空间，加之医院每时每刻都会产生新的档案资料，长年累月积攒下来的档案需要更加宽敞干燥的存储空间，安全防范及安全隐患排查压力大增，促使医院不得不增加管理人员数量及工作量，进而造成了档案资料管理空间、人员及维护等费用的持续增长。档案信息化建设提高了电子档案数量在档案资源总量中的比例，不仅要对原有纸质档案进行拍照、扫描等电子化处理，也要求工作人员尽量使用电子文档来记录病人资料及医院政策通知等，逐步推进医院无纸化办公进程，在提高档案资源管理安全完整性及查询便捷性的同时，也降低了其对存储空间规模大小、管理岗位数量及人员工作强度等的要求。

（二）有助于提高医院整体管理水平。档案管理信息化建设是建设现代医院的重要组成部分，符合大数据时代医院及医疗卫生职业发展的潮流趋势，实现了档案信息的集中处理与高效运用，既可以利用数字化档案平台来引导患者等自主快捷地查询自身档案资料，提高了档案管理的个性化服务水平，也便于管理人员及医生等直接将其工作过程中所产生的档案资料上传到档案数据库中，便于其查找曾经工作经历及学习借鉴其他以往医疗卫生经验，为医院日常工作的有序开展奠定了基础。

二、大数据时代医院档案管理信息化建设过程中出现的主要问题

（一）医院档案资料复杂化。医院档案资料种类与数量都比较多，主要包括门诊病历、住院病历、人事档案、医疗器械使用档案、办公用品采购及申领档案、科研档案、政策通知等，档案资料以纸质、电子、影像及图片等多种类型为主，不同类型档案的保存管理要求与安全风险各不相同，需要根据档案资料内容、档案形式等来进行分门别类的针对管理，加剧了档案管理的复杂化与困难性。同时，档案种类较多，档案内容较为繁琐，尤其是患者相关档案信息需要详细准确地填写患者姓名、年龄、身份证号、病情、检查结果及治疗过程等，要求患者主治医生对已经整理好的档案资料进行签字核实，但是主治医生日常工作繁忙，患者住院检查涉及科室部门较多，前后时间跨度较大，这些都增加了相关人员完善整理其档案内容的难度。

（二）信息化建设进展缓慢。医生领导及相关人员对档案管理工作的核心内容与职能作用的理解并不全面准确，低估了档案管理工作对医生各项工作顺利开展的影响力，将档案管理工作等同于保管各科室部门提交的各种档案资料，甚至将档案管理工作归纳为医院日常管理工作的附属内容，加剧了该项工作的低效化与局限性。还有一些医院不断减少该项工作的资金投入，压缩该工作岗位人员编制，甚至将该部门办公室安排到较为偏僻、潮湿的小办公室内，所使用的电脑等基础设施较为陈旧，故障发生率较高，这些都增加了其信息化建设的阻力。

（三）档案管理信息化建设人才紧缺。档案管理信息化建设必然需要新管理理念、使用新设备技术及制定新考核内容等，但是原有人员因年龄较大，专业知识系统及管理理念较为落后，早已在常年工作中习惯原有的工作流程、工作机制及工作手段，其自身职业发展潜力及互联网信息素养并不高，无法担任起档案管理信息化建设引领者的重担，因此，医院应通过招聘新员工、人员技能培训、动员大会等方式来从根本上转变管理队伍陈旧落后的工作理念，解决管理队伍整体素质不强的难题。另外，少数人员因工作粗心大意、奖惩机制未贯彻落实等原因，经常出现错记或遗漏档案信息的情况，甚至可能会在无意之中损坏、丢失或故意篡改档案，造成了档案管理质量持续下降。

（四）档案管理机制有待健全。许多医院很少甚至不会主动结合其运营发展现状与医疗卫生行业发展趋势等来补充或调整档案管理机制，对档案管理机制的关注度与重视度较弱，降低了其对信息化建设的指导促进与约束监督作用，造成了纸质档案向电子档案转变流程的混乱性与复杂性，以至于经常出现电子档案归档不合理或填写错误的情况，降低了档案资料的真实完整性与权威性。还有一些医院降低了对档案资料审查力度，在没有对档案资料进行全面核查的情况下，就对其进行归档处理，增加了内容缺失档案资料的数量。

三、加快大数据时代医院档案管理信息化建设的创新思路

（一）强化管理意识。医院领导及相关人员应主动阅读档案管理相关的书籍资料及规章制度，明确档案管理的内容与目标，了解当前医院档案管理的难点与重点，促使其从思想意识层面认识到档案管理的重要性，从行动上配合档案管理工作，将其纳入医院工作核心范围之内，通过调整档案管理办公室位置、扩大档案室空间、扩充人员岗位编制及配备最新管理系统设备等途径来在其内部形成档案管理十分重要及人人要主动配合档案管理工作的良好氛围，强化档案管理人员的工作成就感与自豪感。同时，还应通过全院规模主题讲座、动员大会等方式来促使全体员工意识到档案管理信息化建设的紧迫性与重要性，领导层应根据医院规模现状、年度目标及医疗卫生大环境等来提高其信息化建设方向的科学合理性，要求各科室部门及时将其内部档案资料进行汇总并转交给档案管理人员，鼓励其运用医院内部档案管理系统来自主上传电子档案资料，管理人员对档案资料内容进行检查核实，最大限度地提高档案信息的全面性与正确性。

（二）完善档案管理基础设施。医院设立专门用于档案管理建设的资金，购买其信息化建设所必需的设备及软件系统等，比如，扫描仪、电脑、投影仪及复印机等，对人员进行设备使用方面的培训，对其人员数量、职业素养及工作经验等进行汇总分析，合理分配不同人员或岗位的职责内容，必要时可以从众多人员中挑选出1-2位责任心强、细致认真的人员，让其专门操作使用扫描仪，对档案资料存储室内所有的资料进行扫描，并对扫描后获取的电子文档进行分类整理，通过修改电子文档名称及在文件夹内添加写有各文档基本信息的文档等方式来提高电子档案整理的有序性与系统性。要求所有人员严格按照操作流程来使用这些设备，定期对设备进行检修保养，提高设备使用效果及使用年限，为发挥其对加快档案管理信息化建设速度的推动作用奠定基础。医院还应加强档案数据库及平台的研发运用，使用其快捷查询与检索功能来快速查找目标档案，利用其自我检查功能来查找档案资料内的错别字及空格之处，利用其自我记录功能来汇总档案上传及使用信息，这些都可以提高档案整理、保存、查询及使用的便捷高效性。

（三）提高档案管理制度体系的先进性。医院应根据相关法律法规、档案管理现状及互联网时代经济社会发展变化趋势等来调整档案管理工作及与工作人员相关的各项规章制度，比如，档案管理工作行为准则、人员管理机制、绩效考核机制及奖惩机制等，分析当前档案管理体系的弊端与漏洞，将当前档案管理内容按照难易度或性质等进行划分，明确不同人员及岗位的职责范围与工作内容，明确不同档案的归档保存及查询使用流程，提高档案管理的标准性、制度性及规范性，对频繁出错的人员进行相应的处罚，对工作认真或对工作提出针对性整改措施建议的人员进行相应的奖励。另外，还应完善档案存储室消防检查等规章制度的具体落实，降低档案因人为事故或自然灾害等而损坏的可能性。

（四）重视管理队伍建设。增加管理人员培训频率，对管理人员进行职业道德、创新、法律、档案管理、信息技术等多种方面的培训，利用理论知识讲解与实践训练相结合的模式来提升其培训效果，鼓励管理人员利用业余时间来阅读档案管理规章制度及分析当前管理流程，促使其严格按照相关规章制度来开展档案管理工作，从而提高其工作能力与工作效率。同时，还应通过提高该岗位招聘标准等方式来为管理队伍注入更多的活力，打造出一支专业素养过硬、创新能力强的现代化管理队伍，为档案信息化建设提供强大的人才与智力保障。