强化发电厂档案管理信息化建设的方法研究

文/陕西有色榆林新材料有限责任公司 高文

发电厂档案管理工作对发电厂的发展有着举足轻重的影响，应时刻朝着信息化建设的方向前进，使其能够健康发展。在平时的工作中总结经验，提高相关工作人员的综合素质，在工作的时候认真负责，对档案管理工作做到细致入微。对现阶段的发电厂档案管理信息化建设工作的现状进行分析，对其中资金短缺、规划完善力度不够等展开研究，找出相应的解决方案，不断提高发电厂的经济效益和社会效益。

一、为何强化发电厂档案管理信息化建设

（一）对档案原件进行有效保护。目前阶段，对档案管理工作通过考察可以知道，纸质档案的保存存在很大的缺陷，容易丢失或损坏。因此，要借助现代计算机技术，对库存的纸质档案进行扫描，做好电子文件的备份工作。这样做不仅可以降低档案原件受到破坏的可能性，还能够降低丢失的概率，使档案文件保存的时长增加。

（二）电子文件方便、快捷。传统的档案管理一般是工作人员进行手工操作，这样的方式对于工作量大、复杂的档案管理工作来说是极其不方便的。相关的工作人员在日常的工作中，要对收集的信息进行归档，这项工作要耗费员工大量的时间，在精力方面也是一个不小的挑战，手工操作发生失误的概率就会增大，对后面工作的影响也是比较大的。利用计算机则不会出现这样的情况，还可以节约时间，提高工作效率，员工在进行信息处理时可以更加方便、快捷。

（三）能够快速检索出所需档案信息。众所周知，在计算机没有进入档案信息管理这一领域时，对纸质档案进行检索，是要工作人员对着每一本档案的目录进行查找，将所涉及的档案信息和目录相结合，查找相关档案，这样查找的速度很慢。利用计算机工作则又是另外一种局面，能够利用关键词快速检索出所需要的档案信息，并且具备以下优势，分别是：速度快、精确度高、范围广等，极大地减少了工作人员的工作强度，促进工作效率的提升。

（四）高度的安全性和保密性。发电厂的相关档案是不是十分重要的信息，不仅关系着整个发电厂的生存，还对国家有一定的影响。发电厂相关档案的价值是不可估量的，在很多时候都涉及国家的发展机密。如果出现了外泄的情况，所造成的损失将是巨大的。利用计算机设备对档案信息进行储存，对其保密性有一定的保障，毕竟这与传统的纸质档案不同，安全系数也会有所提升。随着时代的进步，计算机的保密设置更加完善，出现信息外泄的概率将会大大降低。可以对档案室的计算机设备进行加密处理，减少人员接触，也可以有效地降低信息被窃取的可能性。

二、目前阶段发电厂在档案信息管理工作中进行信息化建设出现的问题

（一）重视程度不够。现阶段，由于大多发电厂对档案管理工作重视程度不够，另外还有一些发电厂在实施扁平化工作管理中，通过对档案机构的收缩以及档案管理人员的分流，用来降低发电厂的管理成本，在这种操作模式下，对档案信息的管理带来了很大的负面影响。

（二）档案管理硬件设备落后。档案管理要想实现现代化的管理，离不开必要的软件设备和硬件设备的支持，但是由于一部分发电厂的经济实力有限，他们投入在档案管理这块的工作重心比较少，大多资金用于开拓市场以及新产品的研发。因为档案信息管理现在还是最新兴起的，目前在广大发电厂中其重视程度与认可度不是很高，再有就是领导层和基层工作人员对于这项工作没有足够的热情，没有在这个领域投入大量的资金，又因为硬件设施的缺失，才会导致档案信息化管理难以顺利进行。

（三）技术投入力度不够，工作人员工作不尽心。有关技术投入的缺乏以及档案管理专业人员不到位，但是发电厂档案信息是基于信息化建设依附互联网技术的，传统都是纸质档案资料虽然存在时间比较长，但是由于传统档案管理办法缺乏专业性，导致了档案信息不够完善，如果人工去查询就会花费大量时间和精力，不仅需要技术支持，还要资金支持，更需要专业人员的帮助。现在档案信息管理没有得到发电厂的高度重视，导致档案管理信息化建设进度比较慢。

（四）在整体规划上指导力度不够。我国的发电厂对于档案进行信息化处理时，没有做好信息部门和其他部门的沟通工作，使得信息化处理系统成为纸上谈兵，并不能发挥出真正的作用，更不能体现出其功能的强大性。

（五）整体布局上规划不明确。现阶段发电厂的档案信息化建设中管理系统的建立所需要的工程期很长，并且需要发电厂的各个部门都参与其中。但是对目前情况进行调查可知，整个部门的布局规划并不明确，信息建设也就无法完善处理，从而出现了信息利用率低的情况。

三、强化发电厂档案管理信息化建设的策略

（一）注重培养发电厂工作人员的档案管理信息化意识。现阶段，发电厂应根据本身的发展现状，加强培养员工的档案管理信息化意识，使其可以对此提高重视程度。在整个发展过程中，一定要将档案信息化的宣传工作做到位，让每一个员工都能了解和掌握与档案信息化有关的知识点，不能放松对其的重视，使档案管理信息化存在的意义得到充分的体现。除此之外，还需要相关领导人员发挥作用，对这一部分的工作提高重视程度，充分了解档案是对发电厂的发展历程的历史记录，所保存的原始资料的价值是不可估量的，可以促进发电厂的长远发展，提高其社会竞争力。要对在发电厂工作的人员进行定期培训，不断提高工作人员的工作能力和综合素质。

（二）对档案信息化管理平台进行优化升级。受实际情况的影响，原先的纸质文件在管理起来比较麻烦，整个过程复杂且繁琐，也比较耗费人力和时间，严重影响档案信息化管理的效率。现在对档案信息化管理平台进行优化升级，就是为了解决这一问题。在进行档案管理的过程中，对工作流程进行整理，采取整合的方式，将工作效率不断提高。其实，这时候更多的是借助如今先进的计算机技术对相关的文件进行收集和搜索，对收集过程进行优化，将繁琐的步骤简单化，从而带动效率的提升。在具体的工作过程中，发电厂的员工借助计算机，将档案进行整理记录，然后归档，不仅可以有效地进行档案数据收集，还可以释放大量的人工，降低人力资源的使用，减少人工成本的投入。

（三）对使用的设备进行实时更新。对档案进行信息化管理，需要有非常重要的硬件设备来支撑，这一点与纸质档案有着很大的不同。对当前的发电厂进行调查可知，自身的信息化管理设备的情况与档案管理有着密切的联系，所以，相关设备应该跟上时代进步的速度。第一步要做的是为发电厂的档案管理科提供打印机、计算机等硬件设备；第二步，严格依照“高效、节约、可靠、通用”八字原则，对发电厂的软件设备进行优化升级，提高其安全性，做好共享工作；第三步，对档案管理信息化建设的工作做好总结，收集各项数据，扩大覆盖范围，做好适用于发电厂档案管理的相关软件的引入工作。

（四）做好管理部门的人才建设工作。众所周知，任何一项工作的完成都离不开专业人才的支持。发电厂的档案信息化建设工作也不例外，同样需要具备现代化能力的知识人才。在当前环境下，要对档案管理工作人员提高要求，首先要在工作能力上提高审核标准，不断加强其工作技能和基础知识，还要对计算机的操作技术加强培训，毕竟计算机作为主要的硬件设备，起着关键性的作用。比如说：在处理相关的档案工作时，要对人才建设团队加强管理。这时，要先对档案部门的工作人员进行审核，严格按照相关标准进行筛查，对不符合要求的工作人员做好分流安排。留下有能力的人才，以全新的面貌应对档案部门的工作。根据时代进步的要求，对相关人员进行培训，做好新技能、新知识的培训工作，使其能够在日后的档案信息管理中以高水平完成工作。要注重相关考核制度的建立与完善，从以下几个方面对工作人员进行考察，分别是工作能力、工作态度、工作效率等，根据这些内容来安排员工的工资和职位。

（五）加强管理力度，提高安全性。对目前的情况进行调查可知，应该对发电厂的档案信息采取系统化管理模式，完善相关体系，做好档案的保存工作。需要对档案的保管提高重视，要制定相应的规章制度来应对丢失等突发状况，提高安全性，保证完整性。在工作期间，工作人员要对自己的本职工作做到明确知晓，工作流程严格按照标准进行。不能忽视社区，做好两者之间的建设工作，使社区人员明确档案的重要性，创造一个安全的管理环境。

四、结束语

综上所述，现阶段的档案信息化建设工作得到社会的广泛重视。这是日后的主要发展方向。传统的管理方式比较简单，已经不适应现在的发电厂发展。因此，必须跟上时代进步的步伐，对档案部门工作人员的工作方式进行改革，提高工作效率。要在实际的发展过程中，对遇到的难题进行解决，促进我国发电厂蓬勃发展。