卫生计生行政许可档案保管期限的设定分析

2020-11-23山东省巨野县卫生健康局王玉玲

办公室业务 2020年13期

文/山东省巨野县卫生健康局王玉玲

在国家档案局所提出颁布的《档案保管期限规定》中有明文规定，要求各地区应该根据档案文件的归档内容以及保管期限做统一修订，使得后期的档案管理工作变得有迹可循，也为档案保管期限的设定提供了科学依据。因此在这种情况下，卫生计生行政许可档案的管理也应该做出相应的改变。

一、卫生计生行政许可档案保管问题研究

卫生计生行政许可档案保管期限的设定是整个档案管理工作的重要组成部分，保管期限设定的合理与否都会直接影响档案管理工作的最终效果。在正常情况下，档案各部门之间的不同专业划分都会影响档案管理的能力，体现在档案管理的完整性、保管经济性以及查询便捷性等方面，在这种情况下，为了能够明确不同类别档案管理期限的可操作性，工作人员需要在保障各部门相关机构之间统一性的基础上，最终全面提高档案管理效率。而在正常情况下，在档案保管期限合理运用的基础上，工作人员可以根据不同的档案保管期限划分情况来划分不同档案管理工作的细节，最终提高档案管理效果。在工作中，确定档案保管期限的重点评价标准就是文档的价值，期间需要根据档案的价值以及国家规定了统一确定档案保管期限。整个工作过程的难点，就是对不同专业的文档进行分类，不同的分类结果，所获得的档案保管期限结束是不同的，这是相关人员应该重点关注的内容。

二、卫生计生行政许可档案保管期限的设定方法

（一）档案保管期间设计的基本思路。为了保证卫生计生行政许可档案保管期限设定的合理性，工作人员需要正确鉴别、分析档案管理内容，在正视档案现实作用与历史作用的基础上，精准判断档案管理期限。正常情况下，档案的划分标准主要可以分为可归档与不可归档两大类：1.可归档范围。根据国家档案局发布的相关条例，卫生计生行政许可档案可归档的内容主要包括以下几方面：（1）反映卫生计生行政部门的主要业务与智能活动的档案，并且具有凭证、保存以及参考价值的档案数据。（2）卫生计生行政部门在各项业务活动中所产生的、有助于维护自身权益并具有证据价值的档案文件。（3）涉及各部门之间且根据法律设定、更改、终止关系的协议文件。（4）其他有价值的文件，例如有历史研究价值的文件、卫生计生行政部门在维护百姓权益中的文件资料、能够反映电子政府来往的各项协议文件等。2.不可归档范围。主要包括：（1）上级机关单位所引发的一般文档资料，具有普遍性特征，甚至不需要本部门办理。（2）卫生计生行政部门在业务活动中所产生的文件，这些文件没有参考利用价值，也可以是部门之间相互抄送的文件材料。（3）下级单位所提供的文件资料，如仅供参考的简报等。

（二）档案保管期限的设计。在卫生计生行政部门许可档案保管期限的设计上，需要在上文可归档档案的基础上来进一步细分档案保管期限。根据目前的经验可知，卫生计生行政许可档案保管期限的设计方案主要分为永久、长期、短期三种类型，这种划分方法的优点就是为后期的档案管理、清理、保存等提供了余地，满足卫生计生行政部门的档案管理要求，但是在细节上还是需要作出相应的调整，因此本文的设计思路包括以下内容：1.行政许可制度层次档案的保存期限设计。（1）上级单位颁布的有关行政许可的政务法律文件或者标准文件等，一般永久保存。（2）上级机关单位有关行政许可政策的解读文件与规范性问卷等，保存时间为20年。（3）上级单位提出的行政许可的命令，永久保存。（4）本机关草拟并被采用的行政政务文件的最终草稿，保存35或40年。（5）同级机关与下级机关对政务法律规定文件的解读，重要的保存20年，一般的保存10年。2.行政许可业务层次的档案保管期限设计。（1）上级部门以及业务主管部门的行政许可会议文件资料，重要的永久保存、一般的保存30年。（2）各级领导视察卫生计生行政部门时发表的讲话以及重要工作指示，重要的保存20年，一般的保存10年。（3）本机关的行政许可工作以及专题会议文件资料等，重要的（包括重要讲话、总结以及通知）保存20年，一般的（包括简报、交流材料等）保存10年。（4）本机关与上级机关、同级机关、下级机关签订的政务合同、协议、协定、议定书，重要的永久保存，一般的保存10年。

（三）档案保管期限的起始点设计。一般情况下，卫生计生行政许可审批过程中，档案的保管期限起始点设计一直是相关人员关注的重点内容。一般情况下，行政许可档案的管理卫生计生行政许可档案保存的起始点应当从行政许可审批行为完结开始，即申请人对行政许可审批结论后无异议或产生异议后达成一致之日开始。同时其中还应该考虑各种特殊情况，例如行政许可档案移交执法部门进行归档交接后，应尽量参考相关档案保管规范或标准，依照建档保管部门意见，重新确定保管期限。