行政部门办公自动化系统的构建及实现研究

摘要：文章首先简要阐述了行政部门办公自动化系统的建设目标，在此基础上对行政部门办公自动化系统的构建与实现进行论述。期望通过本文的研究能够对行政部门办公效率的提升有所帮助。

关键词：行政部门；办公自动化系统；构建

一、行政部门办公自动化系统的建设目标

对于行政部门而言，建立办公自动化系统的主要目的是提升相关业务的处理速度，并提高办公效率，为办公自动化目标的实现奠定基础。大体上可将系统的建设目标归纳为以下几个方面：对现有的工作模式进行改变，依托网络进行办公；对相关的数据库资源加以充分利用，优化信息资源的性能；构建用户数据库，为管理提供依据；设计系统平台，为用户的操作使用提供方便；系统可以提供清晰、准确的信息分类及灵活的管理功能。

二、行政部门办公自动化系统的构建与实现

（一）系统构建

1.架构设计。本文设计的办公自动化系统，选用当前较为流行的B/S架构，借助J2EE进行开发，之所以选择这种架构体系，主要是为了后期系统的升级和维护，同时该系统对操作人员的要求相对较低，基本不需要专业的培训便可进行操作。由于系统采用的是J2EE进行程序开发，从而缩短了设计周期。整个系统分为两个部分，即客户端和服务器端，前者只需要安装Web浏览器即可，后者可以将前者的数据请求发送给数据库，并将处理结果回传给用户，由此可使不必要的传输大幅度减少。

2.模块设计。本文所构建的系统主要是为行政部门服务，在对系统模块进行设计时，应满足行政部门的日常业务需要，据此，设计了以下几个功能模块：

①个人工作台。该模块具体包括如下内容：企业内部通讯录、个人备忘录、用户信息检索与查询等，其主要作用是对企业内部信息进行查询，为实现这一目标，该模块需要具备较为强大的检索功能，同时，还应当能够与系统数据库之间进行信息交互。

②公文管理。信息时代到来的今天，使得行政部门在进行办公时，常常需要团队协作处理相关的事务，工作流管理是提高协作效率的重要基础，公文管理作为工作流管理的组成部分之一，它所涉及的内容较广，行政办公自动化的实现需要以此为前提，故此，该模块可分为两项活动内容，即公文拟定和处理，前者是由各部门领导及负责人进行拟定，后者则是由办公室主任进行批示，再由职能部门承办，给出合理可行的处理意见及具体的处理方法。

③日常事务管理。该模块可提供如下服务：员工汇报工作并进行提交之后，会直接传给上级部门领导，等待审批，如果通过，则会流转至行政部门，该部门会按照考评规定，审核员工的工作汇总内容，通过的进行归档，未通过的返回给员工，重新填写。

④信息发布。该模块的主要功能是发布信息，它的權限只有少部分用户可以使用，具体形式为新闻和通知，它是文件的下达，基本不需要用户参与，发布的内容较为正式。

⑤系统管理。该模块的使用者为系统的管理人员，首先系统需要对使用者的身份进行确定，并按照用户信息对其权限进行确认，然后提供具体的操作内容，如部门主管人员及普通用户均可进入系统，系统管理人员可直接进入到系统的管理界面当中，进行人员添加及数据库更新等操作。

（二）系统的实现

1.登录系统的实现。对行政办公自动化系统进行使用的前提条件是系统登录，具体的实现方法如下：根据员工的ID及预先设定好的密码可在系统登录界面进行登录操作，当信息输入完毕后，系统会自行判断ID号和密码的正确性以及有效性，经过检查确认后，系统界面会自行跳转至与使用者相关的页面上，并完成登录，如果输入密码不正确，则无法完成登录，此时系统会提示信息有误，请重新进行输入。

2.模块的实现。①个人工作台。在上文中已经对该模块的功能进行了简要介绍，可通过如下方法对实现该模块的相关的功能：录入正确的检索条件，对系统数据库中的相关结果进行查询，以此来获取所需的信息。具体的操作方法如下：用户按照已知的情况对相关的条件进行输入，由此可对联系人的电话、邮箱地址等基本信息进行查询，该过程使用的主要功能为检索，通过与数据库的连接，与用户录入的信息进行比对，进而给出反馈结果。

②公文管理。在行政部门中，公文的管理是一个动态的过程，从开始到结束都需要人的参与，基于这一前提，需要在系统设计时，针对特定人群进行访问权限的设定，并对数据访问的并发控制进行具体处理。可依托公文管理的工作流程对该模块的实现方法进行设计，按其功能设计了以下几个类：公文信息基础类；公文拟定类；公文管控类；公文收发控制类；流转控制类以及归档控制类。

③日常事务管理。在行政部门中日常事务管理是一项较为重要的工作，在对系统的日常事务管理模块进行实现的过程中，应考虑相关的业务流程。为便于分析，下面以事务管理中的工作汇报为例，对该模块的实现思路进行阐述。工作汇报流程主要涉及行政部门与用户，在相应的管理模块中，普通用户的权限为创建和查阅，当用户创建好工作汇报后，必须进行确认保存，随后再进行提交。除了工作汇报之外，会议管理也是日常事务管理的重点，针对这一环节，本系统设定了如下内容：新建、查询、删除等，基本可以满足会议管理的需要。

④信息发布。由该模块的功能可知，其主要是进行文件或信息的下达，由于整个过程中用户基本不需要参与，加之发布的信息都比较正式，所以该模块的实现也较为简单，具体如下：用户登录系统并进入信息发布模块，向员工发布指定的信息，员工可对发布的信息进行查询，系统管理人员则拥有编辑和删除发布信息的权限。

⑤系统管理。该模块的实现过程如下：进入系统登录界面，输入管理员账号，系统识别并确认身份后，便可进入到管理员界面。为防止用户恶意登录，会对验证码进行核对，确认匹配后才能正式进入主页面。

结论：

总上所述，本文针对行政部门的工作流程开发了一款办公自动化系统，并对该系统的构建与实现过程进行论述。目前，本文设计的系统已在某行政部门进行试应用，系统的运行较为稳定，未出现故障问题。该系统应用后，行政部门的办公效率较之以往获得显著提升，由此可见，本文设计的系统具有一定的推广使用价值。

参考文献

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[3] 唐荣华，朱小清. 基于知识管理的行政办公自动化管理系统的设计与实现[J].软件工程， 2011 （6） ：34-35

作者简介：丁培轩（1985），男，汉族，陕西阎良人，本科，助理工程师，专业：网络工程。