教学秘书在高职基层教学管理中的职责与作用初探

2020-11-23

办公室业务 2020年14期

随着经济的快速发展，对很多领域的发展而言，既是一种机遇，同时也是一种挑战。尤其是对于教育事业而言，目前正处于改革和创新发展的重要时期。高职院校在日常运作和发展过程中，在对人才进行培养时，其根本目的是为了满足社会经济在发展过程中对各种不同类型人才提出的个性化要求。这样不仅可以向社会各个领域输送专业型人才，而且还可为学生日后就业打下良好基础。所以对于高职基层教学管理工作而言，其最主要的职责和作用是保证各种不同类型教学活动顺利开展，同时还要保证实施效果。

一、教学秘书在高职基层教学管理中的职责

（一）教学计划管理。教学秘书是高职基层教学管理中非常重要的一部分，同时也可以被看作是其中的主导者。其主要目的是为了对日常的一些教学事项进行有效处理，同时还要保证涉及的教学信息具有真实性和有效性，这样才能够实现信息的合理利用。教学秘书在高职基层教学管理中的主要职责就是实现对教学计划的有效管理。在教学计划管理工作的具体开展过程中，其中会涉及系部领导等，必须要与学校提出的基本要求进行有效结合，同时还要对教学计划进行科学合理的编制和落实。通常情况下，在每一个学期结束之前，都必须要与教学计划进行有效结合，这样可以对下一个学期的开课计划等进行合理的设计和安排。除此之外，还要对教研室进行合理的设置，这样可以保证教师的教学任务真正落到实处。

（二）教学运行管理。教学秘书在高职基层教学管理中的主要职责之一就是可以实现对教学运行的有效管理。在教学运行管理具体开展过程中，会涉及帮助学生们进行课程内容的选择，同时还要保证学生们的选课结果可以落到实处。与此同时，还要根据教学内容，对课表进行合理的编制和利用，将任课教师、上课的学生名单等进行准确的统计和记录，保证各个学科课程的合理安排。

二、教学秘书在高职基层教学管理中的作用

教学秘书一直以来都是高职院校日常管理过程中的主要基层管理人员。在整个教学运行管理过程中，具有非常重要的影响和作用。教学秘书在日常工作过程中，自身不仅是教学部门各个领导的主要助手，而且在整个教学过程中，还可以实现信息相互之间的有效沟通和交流。但是一直以来，由于高职院校内部管理人员以及很多教师对教学秘书的重视程度并不是很高，所以教学秘书在日常工作过程中的作用无法有效发挥。

（一）参谋与助手的作用。教学秘书在日常工作过程中，要想保证各个环节工作的有序开展，就必须要与教学部门领导提出的基本工作要求进行有效结合。同时，还要保证教学管理当中的各项任务可以真正有效落到实处，其中要做好协调作用。通过这种方式在其中科学合理地利用，可以最大限度保证日常教学有序开展，同时还可以保证各项教育活动顺利实施，为高职基层教学管理水平提升提供有效保障。教学秘书在日常工作过程中，会直接向系部领导或教学部门及时反馈对应计划在执行过程中的具体情况、现存问题等。同时，还要结合实际情况，对新型的意见和建议进行研究，为领导提供具有科学性和合理性的意见作为支持。这样即使是在实践中遇到各种不同类型的问题，也可以立即采取有针对性的措施进行妥善处理。由此可以看出，教学秘书不仅是各项决策在具体落实过程中的主要执行者，而且也可以被看作是各个部门领导在各项工作开展过程中的主要参谋。

（二）协调与沟通的作用。高职院校在日常教学管理工作具体开展过程中，要意识到教学秘书在其中的重要性。教学秘书在日常工作过程中，可以被看作是高校教学管理部门与其他教学单位相互之间的主要沟通纽带。与此同时，也可以被看作是师生间进行交流和沟通的桥梁，在某种程度上，教学秘书在整个教学活动的具体开展过程中，具有不可替代的影响和作用。整个教学管理活动在具体开展过程中，其中涉及的内容比较多，同时也比较复杂，所以会呈现出非常复杂的系统。要想在实践中保证教学任务快速有效完成，就必须要保证各个部门相互之间可以建立良好的合作关系，同时教学秘书还保证各个部门之间可以建立良好的协调关系。通过这种方式在其中科学合理地利用，可以将教务处下达的所有指令与实际情况进行有效结合，这样可以最大限度保证各个环节教学任务有效落实。

三、教学秘书在教学管理中的职责与作用

（一）提高对教学秘书的重视程度。高职院校在日常运作和发展过程中，其主要目的是为了向社会输送专业型人才，满足当前社会经济不断快速发展过程中对人才提出的个性化要求。在这种大环境背景下，要意识到教学秘书在整个基层教学管理中的重要作用。所以，对于各个高校而言，必须要提高对教学秘书的重视程度，同时还要保证各项工作在实践中的有效落实。高职院校必须要提高对教学骨干师资队伍的有效构建，同时还要保证师资队伍整体素质和专业水平可以得到有效提升，将具有高管理知识水平的工作人员，全部吸纳到对应的秘书队伍当中。通过这种方式在其中科学合理地利用，可以从整体的角度出发，对队伍结构是否具有科学性和合理性等进行合理的判断。在分析过程中，年龄、老中青的比例等这些都可以看作是主要的参考依据。除此之外，还要对学历结构等因素进行分析，保证优势互补。

（二）完善管理制度。高职院校要想保证教学秘书在各个环节中的作用有效发挥，就必须要对现有的制度进行完善和优化，同时还要保证管理制度在实践中的有效落实，这样才能够对秘书教学的发展起到良好的推动和促进作用。高职院校必须要结合实际要求，在实践中不断加强对教学秘书的管理。比如，在具体操作过程中，可以将岗位责任聘任制度、岗位责任制度等进行科学合理的制定和落实，同时还要保证这些制度落到实处。通过这些制度在其中的合理利用，可将不同岗位的基本责任进行确定，同时还可以对工作范围进行最终确定。除此之外，还要结合实际要求，对教学秘书的考核方法进行合理制定和落实，同时还要将考核结果与年度奖金等进行有效结合。在这种形势下，必须要实行和落实目标绩效管理，奖惩分明，这样不仅可以对工作人员起到良好的约束作用，而且对于一些表现比较良好的教学秘书，可以适当给予奖励，这样可以促使教学秘书在日常工作过程中的积极性和主动性得到有效提升。

（三）提高教学秘书业务水平。高职院校日常教学管理理念不断深入，同时专业结构在构建和具体应用过程中的整体水平不断提升。高职院校在日常运作和发展过程中，必须要结合实际要求，为教学管理队伍提供可以参与到专项培训中的机会和平台，这样不仅可以促使这些教学秘书自身的综合实力得到有效提升，而且还可以在实践中不断提高其自身的业务能力，为高职基层教学管理水平提升提供有效保障。