大数据背景下电子档案精准管理模式创新

一、实施背景

随着信息技术的发展，大数据时代应运而生，融入我们的日常工作学习中，它所具有的海量性、多样性和高效性等多种特征，为档案工作重新界定了工作范畴。档案管理在原有档案数字化的基础上，还面临着大量数据资源衍生的电子档案管理问题。主要表现在：

（一）缺乏相应制度，“收”“归”难以考核。档案收集工作重心由原来的主要行政业务部门扩展覆盖到学校方方面面，如何使“归档范围”落地，“收什么、怎么收、收多少”等考核难题，成为首先需要考虑解决的问题。

（二）“信息孤岛”林立，资源流失严重。随着档案意识的增强和大数据的兴起，各部门都有意识地对所做的工作留存资料，但是这些资料又往往仅局限于学科群、班级群、家长群或某项工作的业务群，在这些小圈子里，信息资源丰富完整，但是缺乏系统的收集管理，久而久之形成了一个个的“信息孤岛”，时间一长就可能因为学生毕业、工作变动、微信清理等导致档案资源流失。

（三）“数据仓库”杂乱，难以深度利用。各部门收集的电子文档格式混杂无序，信息资源过于单薄，原始档案与电子文档脱节现象时有发生。文档价值甄别困难，完整性差，简单命名、堆砌管理致使检索困难，把档案室变成杂乱的“数据仓库”，非常不利于后期的深度开发利用。

（四）缺乏条件保障，档案人才缺失。学校因校舍紧张，库房面积即将达到饱和，专业档案软件因预算、采购程序等原因，一时无法到位。学校一直由文书兼任档案员，应付“井喷式”档案信息增长，感觉力不从心。

（五）服务范畴扩大，档案利用频繁。随着日常考核的细化要求，学校档案室渐渐变成日常工作“留痕”的“百宝囊”，服务范畴不断扩大。“上面千条线，下面一根针”，面对各级各类评优考核，如何“让数据多跑路”，精准对标，体现学校工作业绩，已经成为学校档案室日常服务量最大的工作。

（六）大数据成双刃，安全渐成隐患。信息化建设的大力推进，大数据背景下如何处理好电子档案的“高利用率”和“易修改性”等关系，在开发利用的同时，保证其完整性、真实性和安全性，成为档案安全管理的新隐患。

二、“广收精管预立卷”工作法探究

为了合理高效地解决档案工作中遇到的上述问题，学校档案室进行大胆尝试，创新做法如下：

（一）建立健全制度，加强“收”“管”考核。修订完善档案管理制度，制定了电子档案管理制度和档案管理系统操作制度等。打破原有的“分层式”收集框架，建立“扁平化”档案收集模式，减少了分级收集环节，直接接收各分档案端口的“原生电子档案”。各分管档案端口以“归档范围”为纲目，以媒体宣传、校报校刊、学校网站、官方微博、官方微信、大事记等信息资源为抓手，对分管工作档案“溯源”收集，基本形成一个“螺旋形”迭代增量收集模型。档案室每一季度都会对照归档范围和宣传信息渠道等对档案资料收集情况进行考核，形成积分，并递交行政会通报。

（二）打破“信息孤岛”，杜绝资源流失。各分档案端口以主管工作为基础，在工作开始就注意留存过程性材料，避免重要的档案资源滞留，形成 “信息孤岛”。依据“谁主办谁收集，谁收集谁整理”的原则，确保每个事件都能信息溯源，从通知、布置、过程、结果、总结等一系列的文字、图片、音像等资料 应收尽收、当归必归。在收集电子文件的同时，也将相关原始的纸质档案、实物档案、音像档案一并收集，避免档案资源流失。

（三）上报规范命名，“仓库”秒变“中心”。1.板块分类。学校档案室根据归档范围和学校工作需要，对自然年度内预计收集的内容进行板块分类。分类分级建立电子案卷，如2019管理类、2019实物类、2019照片类、2019声像类等文件夹，其下又根据该类档案的特点进行再分类。固定板块下可根据当年工作需要进行填充，并可作为下一年度档案归档范围修订的参考性意见。如2020增加“校庆筹备”板块，2014年后新增并固定“绩效考核”板块。2.规范上传。各分管部门收集完成资料后，按照“一事一收”的原则，对原始、专业数据等都需要先进行数字化，与其他过程性电子文件、专业读取软件合成一个文件夹，规范命名为“时间［八位数字+事情缘由+涉校因素（地点、人物等）］”，例如“20180202 全省精神文明表彰大会发言 济南 袁国彬校长发言”。规范命名后，通过办公OA办公系统，一键传输给档案室，并在文件夹内形成一个工作备忘txt文档，注明该项活动的原始资料清单，现保管人员、地点等。3.鉴定价值。学校档案室对收到的电子文件价值进行甄别鉴定，根据归档范围和影响因子对其分类，而对工作备忘中提及的重要原始资料，则会主动上门收集，从根本上减少了原始档案的流失，做好电子案卷完整性的最后检查。对暂时不符合归档范围的电子文件则单独保存在本年度的“资料库”文件夹内，以备后用。4.预立加工。汇总上报的电子文件，经过预判分门别类放入其归属的文件夹，电脑会按照时间自动排序，使案卷内主要项目一目了然。因为每个事件都包括各环节的过程性完整资料，跨界跨类别的原始档案数字化后，归入管理类档案统一保存，由此一个“小型的数据中心”初见规模。电子案卷的预立和数字化的推广，使检索更加优化，利用更加便捷。

（四）软硬件分步走，管档也能“智能”。档案人员自学信息系统相关知识，通过编研小程序，使普通电脑升级成为管档的“AI”高手，把档案人员从编码、录入等重复性劳动中解放出来，批量导入专业管理软件。1.配套设施到位。2015年我校多方比较后采购了专业档案软件，2019年，58中高新校区签约启动，新校区的建立将一次性建设现代化综合档案室500平方米，满足学校未来20年档案工作需要，并可实现异地保管。2.dir+bat。学校档案室对电子档案进行“深加工”，笔者通过“dir（DIR *.* /B ＞ 文件名称列表.txt）”bat操作，使文件夹内的文件名批处理成txt文件。再用Excel打开该txt文件，通过“数据分列”，把txt文件转换成一个分列好时间、题名的电子目录，直接导入档案管理软件。3.提高人员素质。在分档案端口安排责任心强、精通电脑技术的老师负责分级档案的管理。积极为档案员提供继续教育机会，多次组织档案人员赴北京、济南等地参加业务研讨会、党史学习等。2018年，学校1位档案员自学通过全国高级信息系统管理师考试。

（五）“数据”带路领跑，档案服务“精准”。以电子档案为基础，各级各类档案目录为纲目的“档案数据中心”，大到学校校庆、全国信息化大会分会场、城市“友城”信息征集、全市教育教学工作会等布展和各级检查，小到老师人事档案资料查询、校友师生民生档案佐证等，都可以通过一键查询，调阅使用，真正实现了档案查阅的精准便利。

（六）档案管理专业，安防手段多样。在建立健全保密管理制度的同时，做好风险预防工作。及时转发学习关于档案安全的相关文件，在常规安全举措的基础上，做到“工作需要、最小范围、严格管理”，档案涉密的计算机进行严格的物理隔离，定期更新防病毒软件，不定期开展办公系统默认密码与弱密码检查，对重要档案进行双套制保存。

三、效果及影响

随着档案工作理念的不断提升，“广收精管预立卷”工作法的进一步完善，各部门征集档案的热情不断高涨。学校各项各类工作中，都彰显档案利用的效果。

（一）勇夺全国“双文明”。在参加全国文明单位、全国文明校园的申报、迎检和复评工作中，提供的佐证材料要求精准，注重日常工作的考核。例如“我们的节日”“文明礼仪教育”“优质服务”等考核项目，既有明确要求，又不拘泥于材料形式。学校档案室通过历年档案收集，能够精准对标，找到规定时间段内最能体现学校工作的要点、亮点档案，快速组卷编研成迎检资料，赢得专家和同行的高度表扬，先后荣获“全国文明单位”和“全国文明校园”称号，带来巨大影响和经济效益。

（二）历次绩效考核“勇拔头筹”。自2014年青岛市教育局对直属学校进行绩效考核以来，我校连续5年获得“优秀等级”，并且多次排名第一。此项检查由青岛市教育局邀请第三方专家进行测评，是对学校全面综合量化评价，测评项目灵活多变，侧重点每年度都有所不同，学校档案室对标考核要点，规范高效地提供佐证材料，为学校赢得荣誉，多所兄弟学校到校学习。

（三）档案测评连年优秀。自2016年青岛市档案局、青岛市教育局对局属学校进行档案工作检查以来，我校均被评为优秀单位，档案员个人获得通报表扬两次，其根据参与全局测评撰写的调研报告《新形势下对青岛市基层学校档案工作的调查与思考》在《山东档案》发表，引起广泛关注。

（四）“老”档案重获“新生”。对室藏档案进行抢救性保护和数字化，同时积极开发室藏档案资源，拓展民生档案服务领域，让“数据”跑路，为广大群众服务。每年提供人事档案、村干部竞选、退休待遇、遗产继承、出国留学等查档服务，“快全准”的服务特点使每年有百余人次受益，受到社会各界的一致好评。

（五）“室藏”深编成“宝藏”。通过对学校档案不断深层次开发及向社会各界和校友进行征集，整理编研成《一路走来》，并筹建学校校史馆。目前校史馆面积118平方米，包括历史足迹、组织沿革、校友风采等板块，逐年对学校荣誉和校友信息等进行补充。现已成为学校对外宣传、学生德育教育、校友参观留念等校园人文景观。