数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用研究

2020-11-23

办公室业务 2020年14期

当前，数字化已成为医院档案管理发展的新方向，很多医院都在积极开展数字化建设。但这一工程是需要长期进行的，且工作量相当大，不仅需要投入足够的人力、物力、财力，且需领导进行科学统筹规划，因此在数字化过程中不可避免会出现一些问题。对此要对出现的问题有科学认知，能够采取有效对策来应对，保证数字化档案管理系统高效运行，可以在医院经营活动中发挥其应有作用。

一、数字化档案管理建设原则和内容

（一）建设原则。在建设数字档案室的过程中，应在以下原则下进行合理的统筹规划，切实做好各项具体工作。首先是坚持资源为先原则，数字档案室的建立根本就是资源的建设，必须以资源为先，做到各项档案的及时、完整归档，确保数字档案资源建设的质量。其次是标准规范原则，要统筹协调好文件管理、档案管理和业务工作等各方面关系，按照标准规范设计和建设系统，实现馆室一体。再次是整体推进原则，即在开展数字档案室建设的过程中，要紧密结合医院电子政务、信息化建设等，综合考虑档案室系统功能等因素，整体推进实施方案。最后是安全性原则，要建立起科学的安全管理制度，对数字档案室采取信息安全等级保护制度，合理应用安全技术，并配备足够的安全软件和硬件设施，设立应急恢复制度，保证数字档案室能够安全运行。

（二）建设内容。数字档案室的建设是一项系统工程，需要医院各部门配合起来，协同完成基础设施、档案资源和应用系统等建设。第一，要根据数字档案室的基础网络架构，以及相关技术要求和配置要求等，建设起完善的基础设施，以适应数字化管理要求。第二，数字档案室的应用系统开发中，要保证其具备完善的功能、安全可靠性和使用便利性，在其档案管理全过程中都可实现网络化、自动化。第三，要根据标准规范对传统载体——档案进行数字化转换，实现数字档案资源的全面建设，依靠技术手段保证档案的真实性、完整性，用户可以共享。第四，数字档案室建设中，需完善具体的工作流程、电子档案归档范围等细则，设定严格的访问权限等，保证运行良好。第五，积极培训、引进人才，保证数字档案室工作人员的专业性，既具备专业的信息技术水平，又可以实现高效的信息资源和知识管理。

二、实现数字化档案管理过程中存在的问题

（一）基础软件功能较弱。为确保电子档案数据信息的准确性、完整性，需结合数字档案室应用系统运行需求，配备完善的基础软件，比如全文检索软件和网络操作系统软件等。采用关系型数据库等主流数据库管理系统，确保医院数字档案资源管理可以长期良好运行。基础软件配备不到位，会导致其功能较弱，无法满足实际使用数字档案的需求。

（二）未实现统一化档案管理。一个医院里面的部门数量多、科室多，部门之间、科室之间容易出现小团体，而整体沟通合作不足，会严重影响到档案的统一收录，导致档案资料方面有漏洞产生，比如资料的重复性严重、相互使用率低等，需要医院管理部门加大管理力度，促进各部门和科室间积极沟通合作。

（三）档案管理系统缺乏与办公自动化系统间的联系。当前不少医院采用了办公自动化系统，很多系统是为医院专门设计的，因此也是针对医院、医疗系统制定的，系统软件具有个性化特征。但医院档案管理系统的设计和制定，则是由医院行政主管部门负责的，该系统是规范化和标准化的。因不同的单位设计，两套系统无法实现高效共享和数据转换。

（四）安全保障系统有待加强。医院在建设数字档案室的过程中，应根据安全等级保护要求等，建立起有效的安全保证技术体系，按照国家相关涉密信息系统保护规定，为涉密数字档案设立保护系统。具体在国家规定中，要求数字档案室应用系统需设置明确的系统管理员、安全管理员和安全审计员，实现三员管理制度。结合这一制度，进行系统设立、配置用户权限等，满足数字档案安全管理要求。应用系统还要配置正版杀毒软件，以及防火墙、业务审计软件和用户认证等。一些医院在数字档案室建立运行中，安全保障不足，只是简单设计了访问权限和杀毒软件等，缺少全方位的安全管理机制和安全工具，导致安全漏洞较多，严重威胁到数字档案室的信息安全。

三、数字化管理系统在医院档案管理中的应用

（一）将传统档案管理与数字化融合。在医院档案管理中，数字化技术的应用会随着传统档案管理发展不断深化，传统管理系统是数字化管理实现的基础。实现数字化档案管理，需在传统档案管理基础上建立，应用传统优秀管理理念的同时，要融入数字化技术，促进两者的结合。一方面，要积极转变管理理念，深化对数字化技术的认知，比如资料的保存可以为纠纷提供原始证据，保护自身利益。另一方面，数字化档案管理系统的建立下，医院档案管理中心也会向数字化倾斜，在有序过渡下促进数字化管理的全面运用。

（二）制定有效的管理制度。在医院档案管理数字化建设中，要保证管理工作有效开展，需要建立有效的管理制度，发挥其对具体流程的规范作用。一个环节的工作质量会影响到之后的环节，因此在数字化建设中需随之调整管理制度。比如在医院人事档案管理中，应先建立起人事档案信息数据库，在人事档案管理中引入数字化办公系统，将资料转换为电子档案存储。纸质档案内容需对应到数据表中，确保数据是真实的。然后将导入的电子档案与纸质档案对比检查，确保信息准确。这两个环节都很重要，数据录入不准确会影响到后期使用质量和资料的有效性，因此医院应建立起分级管理制度，确保各环节工作都能落实到位。同时设立监督制度，周期性开展对档案管理工作的监督检查，将考核结果与绩效挂钩，保证实际工作质量。

（三）整合医院档案数字化原始资源。科技高速发展时代，数字化技术的应用成为档案管理工作发展的趋势，通过对现有资源的整合，促进资源高效利用，具体到数字化档案管理，第一要实现对医院馆藏数字化管理，第二是馆藏化管理社会化资源。要注意在医学馆藏数字化管理中，结合各馆藏研究方向等建立数据库，其中纳入相关信息，以实现集中化管理。要将一些纸质化资料等进行数字化技术处理，在数据库中存储，方便馆藏之间和工作人员查询、研究、共享。以医院的原有声像资料数字化处理为例，主要有照片档案和录音档案等。要将原有声像资料及时进行数字化转换，图片可以通过扫描仪转换为电子版图片，或者直接拍照存储在数据库。视频资料利用影像处理软件编辑好，经过压缩、修饰和剪辑，转换为数字信息，再依据其内容和类别做好分类存储录入信息系统，对其设置好查询编码、查询范围，方便使用时调阅。要制定完善的用户管理系统，根据使用人员特性设定访问权限，实现科学的用户管理，保障医院数据信息的安全性。为防止档案遗漏、丢失，还要设立调阅制度，调阅之前需经过审核和签字，之后才可调阅。

（四）强化人才培养。医院数字化档案管理的建立与作业发挥中，人的因素会产生关键性影响，医院要加大人才培养力度，确保医学管理改革的顺利进行。一方面，要重视培养和建设综合性人才，不仅掌握专业医学知识，还要具备计算机和信息技术方面才能；另一方面，要引进专业的计算机技术人才，使医院档案管理工作更加专业，提升档案管理水平。对当前的管理人员需进行多样化专业培训，使其认识到档案管理的重要性，掌握信息技术知识、软件操作技能等，进一步实现人机结合，保证医院数字化档案管理工作更加科学化、现代化。