医院档案管理融入办公自动化的研究与探讨

2020-11-23

办公室业务 2020年14期

办公自动化是时代发展的趋势，随着科学技术的发展和人们要求的提高，将会实现其在各行各业的广泛使用。档案的管理是医院日常的管理工作，记录着医院的重要信息，能为科研工作和医疗技术的发展提供重要依据，从而直接影响了医院的发展状况。而在医院档案管理工作中融入办公自动化系统，不仅极大地减轻了相关人员的工作量，方便医护人员顺利开展工作，促进医院工作效率的提高，而且健全和完善了医院的档案管理工作，使得医院的档案资源得到充分利用。

一、医院档案管理融入办公自动化的优势

（一）提高了医院的工作效率。医院的工作复杂多样且涉及范围广，加大了档案管理的工作量和工作难度，并降低了档案管理的工作效率。在医院档案管理工作中融入办公自动化后，工作人员可以利用信息技术科学合理地进行档案资料的处理，方便了信息的筛选、处理和利用，也提高了信息查询和信息归档的速度，极大地提高了医院的工作效率。

（二）有助于信息资源的共享。医院各部门的工作功能和性质有所差异，导致部分档案分散管理，因此难以确保档案的完整性和及时有效性。在医院档案管理工作中融入办公自动化系统，不仅确保信息的全面性和准确性，提高信息资源的查询速度，而且能实现信息资源的共享，拉近医院各部门之间的距离，提高档案资源的利用率，实现科学化和规范化的档案管理。

（三）安全性储存。传统的档案管理是纸质形式的管理，占据空间较大，还会受潮湿、明火等自然条件的影响，保存时间也较短，难以实现档案资料的长时间保存和完整性保存，降低了档案管理的工作质量。在融入办公自动化的条件下，可以有效规避上述问题，实现档案的信息化管理，不仅显著减轻了管理人员的工作压力，还可以预留出更多的空间进行档案管理，延长了档案资源的使用年限，有效提高了医院档案的管理水平。

二、医院档案实现办公自动化管理的现状

（一）档案管理的安全性低。在互联网普及的背景下，要加强信息保密性和安全性的重视。因此，利用信息技术实现医院档案的自动化管理存在安全隐患。传统纸质档案的优势在于其储存方式单一，资料内容难以修改，并且修改后的内容会存有一定的痕迹。而信息化管理的档案，由于电子形式的文件没有手写签名和字迹等具体内容，文件内容较容易被人为篡改，而且能做到没有修改痕迹保留，档案管理的安全性、保密性差。因此，难以保证电子档案的权威性和真实性。此外，在医院的档案管理工作中，如果病人病例或病人信息遭到泄露，不仅可能严重影响患者的正常生活，而且还会影响医疗效果，甚至于医院的发展。

（二）档案管理的体制和标准存在缺陷。首先，多数医院的档案办公自动化管理技术还不够成熟，硬件和软件设施没有配备齐全，无法保障档案办公自动化管理工作的顺利开展。其次，部分医院已经加强档案办公自动化管理的重视程度，并且投入了相应的资金和人力，但由于科学管理体制的缺乏，难以保证档案管理的科学性，从而在管理工作中没有收获，并且造成一定的资源浪费。比如，工作人员没有进行档案的备份工作，对原始文件没有及时保存，档案分类不明确等等。

（三）管理人员的专业能力不高。办公自动化信息管理平台为档案管理工作提供了多元化的操作途径，既保障了档案资源的质量水平，也为医院医疗工作的顺利展开提供丰富的科学数据信息。但从实际情况来看，医院对档案管理信息化不够重视，没有加大资金的投入力度，同时没有对管理人员进行管理知识和操作技能的培训，导致档案管理人员的综合素质普遍较低，难以跟上办公自动化技术的发展，只能简单地进行计算机操作，难以全面落实档案的办公自动化管理，进而影响了档案管理的工作质量和水平。

三、医院档案实现办公自动化管理的措施

（一）提高档案资源信息的安全度。为了保证档案信息化管理的安全性，医院需要建立完整可靠的档案管理办公自动化网络系统，网络系统包括硬件设施、软件设施和数据资料等，然后通过网络系统的加密、权限和防火墙设置等，加强档案管理的信息网络安全建设和监管，使用先进技术实现被破坏数据的修补与维护。同时，为了防止档案资料人为修改，实行重要文档的加密处理或对重要档案设置特殊权限。此外，医院的档案管理关乎患者的个人隐私安全。因此，在办公自动化环境下实现医院档案的安全管理，需要不断改进和完善网络平台，保证每个管理人员按规章制度完成工作任务，从而有效提高档案资源信息的安全性。

（二）完善办公自动化的档案管理制度。医院档案管理人员需要以管理制度为准则，从而保证档案管理工作的顺利开展。为了有效实现办公自动化，医院需要科学合理地制定档案标准和制度，确保系统管理的标准性和科学性。医院档案的主要管理工作内容包括信息资料的收集、整理、归档及鉴定，针对基础工作的内容，有机结合合理的档案管理制度和医院部门的功能结构，确定完整而又细致的档案管理制度，并运用这些管理制度严格把关医院的各项档案管理工作。另外，医院建立统一的文件处理方式和规范文件的格式，确保档案的规范化管理和标准化管理，提升档案的管理水平。此外，对档案信息化管理平台进行定期核查和维护，并做好档案资料的出入记录，明确责任到个人，从而有效提高档案信息的管理质量和安全性。

（三）提升管理人员的综合素质。医疗事业的快速发展使得档案信息不断更新，加大了档案管理的难度。同时管理人员是医院档案管理的核心工作人员，也是实现办公自动化信息管理的重要力量，只有管理人员的素质能力过硬，才能在原有管理的基础上提出建设性的意见。因此，医院需要加强对管理人员综合素质的重视，在招聘时注重专业人才的引进，同时加强管理人员的培训、监督和考核，确保他们深入了解档案管理的相关法律法规和档案管理的工作内容，可以熟练使用各类办公操作软件，并储备一定的档案管理知识，明确每个管理人员的工作职责和工作内容。将档案管理意识渗透素质要求，普遍提升管理人员的素质水平。

（四）建立医院档案管理的办公自动化体系。在办公自动化的条件下实现档案的管理，需要充分利用现代技术和设备。医院需要适当使用先进技术健全办公自动化档案管理体系，保障系统及时有效地输入档案的内容。医院需要加强办公自动化档案管理的建设，实现档案的自动化管理。档案资源有较高的实际运用价值，并且资料十分珍贵，直接影响医院今后的发展状况，因此建立办公化系统时，严格监管档案信息资料，保证信息的安全性和有效性，从而更好地维护患者的隐私安全。在医院办公自动化档案管理中，需要加强档案信息安全的监管，明确规定档案的管理工作，利用信息技术进一步提高办公自动化档案管理的工作质量和工作水平。