信息时代高校档案管理工作面临的问题及对策

2020-11-19李云

散文百家 2020年12期

李云

江西卫生职业学院

高校档案管理工作看似简单，但面对数量庞大的档案资料，这一工作实际繁琐。高校档案包含了建校以来所有的重要资料，通常用以信息查阅、科研调查和学科建设等重要场合。因此，高校档案管理对于院校建设十分重要，关乎人才培养和教育质量。然而，部分院校对于高校档案管理工作未投入较大的重视，总体管理水平不高，管理意识也比较淡薄，多数档案并没有发挥其应有的作用。

一、高校档案管理信息化发展中存在的问题

1.资金不足，平台建设缺失。

档案管理对于高校建设和发展具有重要意义，关乎高校能否迈入信息化管理，实现高水平管理。然而在管理工作中，高校档案管理工作的资金投入是一大难题。由于部分管理者轻视档案管理工作，对管理工作实际效用并不了解，因此减少预算拨款，导致档案管理工作缺少可用资金，管理信息化系统工程也一度停滞不前。由于缺少资金，高校档案管理室仍然保持着原先比较落后的面貌，部分纸质材料并未录入信息系统中，时间久了容易丢失或遗忘。此外，没有先进设备，管理平台建设缺失，更是让档案管理工作效率大大降低，资源共享能力下降，不利于高校长远发展。[1]

2.档案管理者专业素养较低。

高校档案管理问题逐渐进入到大众视野，被院校领导所关注。但改革高校档案管理工作的过程中出现专业人才断层问题尤为严重。部分高校之前在应对档案管理工作招聘时态度随便，招聘的管理人员存在专业不对口或专业能力欠缺等问题。总体看来，目前从事高校档案管理工作的人员普遍职业素养较低，对于管理工作内容不明确，态度不端正。长期散漫的管理模式之下，档案管理出现各种漏洞，不利于后续发展。

3.档案管理体系不完善。

高校档案管理正在寻求改革之路，无论是管理模式还是管理人员结构都做出了改变。然而，在逐渐走向信息化、电子化的道路上，管理工作制度便略显滞后，当下档案管理工作没有相应的体系遵照，也没有应有的监督体系保障。就学校而言，目前采取的管理制度大多是没有目的性地档案保存，缺少档案合理合规调用的情形预设，即便是信息化管理也缺少内在体系支撑。[2]

4.档案资料利用率较低。

档案材料对高校来说是一份宝贵的财富，只要运用得当，将会对高校培育人才和学科建设具有重要意义。然而部分高校并未重视对档案材料的利用，将档案管理看作是归档、存档一类简单而无意义的面子工程。总体看来，当前高校档案资料的利用率普遍较低，其作用和价值没有被充分地开发利用。

二、信息时代提升高校档案管理工作的对策

1.加大资金投入，优化平台建设。

随着科学技术的发展，高校档案管理模式更加现代化，但理念革新、技术发展的同时必须有硬件设备的辅助。因此，高校提升档案管理工作能力首先需要争取加大资金投入，合理分配资金，打造信息化、数字化的管理平台，实现档案信息数字化录入，将难保存的纸质材料变为不易篡改的数据资料，不仅提升管理工作效率，也能保证档案的安全性。此外，随着信息时代的发展，高校档案信息逐渐不能满足于文字信息，更多视频、音频等资料也需要合理保存，而转化为数据形式进行储存无疑是最佳选择。因此，高校应当着力优化平台建设和基础设施建设，为档案管理提供技术支持。[3]

2.提升档案管理人员专业素养。

档案管理工作本身具有学科性、系统性，隶属于社会科学。因此，档案管理工作并不是简单的文职秘书工作，而是需要运用管理者的专业知识使档案资料充分发挥自身的效用。高校应当重视档案管理人员的专业能力，定期对工作人员进行专业技能上的考察，并且敦促管理人员不断学习更加先进、科学的管理办法，使高校档案管理工作步上正轨。[4]

3.健全档案管理体系。

档案管理人员在对高校档案管理过程中须遵循应有的制度办事，运用专业理论开展相关工作，以及进行科学管理。管理体系的健全有利于管理人员明确管理工作内容，约束管理行为，自觉遵守管理条例和规范，形成高质量高水平的管理效果，让信息档案真正为高校所用，发挥最大效力。此外，健全管理体系必须同时依靠先进技术和管理理念，要在原有的基础上勇于创新升级。