浅谈秘书专业学生实习实践问题与优化——以运城学院为例

■李紫梦/运城学院

一、前言

在现代社会中秘书人员充担着重要的角色，秘书不再单纯作为领导意志的传输者，更多的参与到事件的筹备、管理和决策当中。这就要求秘书人员具备更多技能，才能更加自如地应对工作中出现的各类的问题。那么，自然而然，针对秘书专业学生提升实际操作水平的实习项目也变的更为重要。而作为进入正式秘书工作的试金石的实习过程中的一些问题也随之暴露，下面根据我自身的实习经历阐述如下看法：

二、问题与现状

（一）学生自身因素

1、学生自身准备不足

（1）学生自身对实习并没有完整的认识，甚至有的同学认为实习仅仅是走过场而已，并没有充分意识到实习的重要性。学生在前期的学习过程中缺乏必要的实践锻炼，其心理准备不足，不能将自身课堂上学习的理论与工作实际相联系。

（2）学生对于自身期望过高，很多实习岗位提出的条件不能满足学生的期望值。例如根据对学院秘书专业学生走访调查显示对实习单位开出的条件仅仅有10%的同学表示满意。

2、受外界影响过大，对于实习具有抵触情绪

实习方面学校并未对学生进行系统的培训，导致学生对于实习充满了迷茫。并且现代大学生完全处于互联网时代，学生对于社会信息了解宽泛，渠道过多。对于一些负面新闻并不能进行自主的删选。导致社会上一些关于实习的负面新闻对学生造成部分影响。

（二）学校方面

1、学校实习安排存在不合理

秘书学学生专业实习多为大四学年的第一学期。国家公务员的考试与研究生考试也在相同学期。导致很多同学在实习期间，边工作边考研、考公。由此导致很多同学对此有不满的情绪，进而影响实习工作的有效开展。

2、实习指导教师能力不足，多数教师不是本专业出身，缺乏专业知识

由于秘书学自身属于一个新型专业，很多高校并不具备专业的秘书学教师。在秘书学专业的任课教师存在多种问题：一是很多秘书学专业的教师根本没有经过系统的秘书学专业培训，老师多数是从汉语言专业划拨过来的。这些老师在学习期间主修的课程并不是秘书学专业甚至和秘书学专业并不相关，此外还存在一位老师讲授多门课程，对于秘书学专业不慎精通。二是秘书学专业的老师很多并没有与秘书相关的工作经验 ，对于一些职场内部规则不了解，不能给学生更为直接有效的建议。学院秘书学专业毕业教师仅为1人，具有秘书工作经验的人仅为2人，而且其作为秘书的工作时间也只有一年而已。

3、实习岗位资源紧缺，实习单位与学生之间的矛盾突出

秘书专业其专业本身性质的要求，导致其实习的工作岗位资源有限，所以采取的实习方式多为集中实习和校内实习。学校没有建立起足够的校外实训基地，建立实习基地的单位也无法承担本专业全部的学生。甚至有的实习单位与秘书学专业完全不对口。“僧多肉少”的现状一直无法解决。

4、课程体系不合理，专业课程理论过多，实践机会少

《秘书实务》、《办公室实务》和《档案管理》等课程开课时长仅为一个学期，且全部为理论课程，学生没有动手机会，很多知识全部存在于课本上的文字，学习方式为死记硬背，无法融会贯通。

5、专业实习考评体系不完整，考核结果难以服众

目前，秘书专业的实习考评评估体系不完整。实习只是通过实习手册进行考核，这种方式不能充分、客观、公正的将学生的实习进行记录，考核结果也存在争议，部分学生心中难免觉得不公。实习采取的是方式为期末考核，在实习结束才能发现问题，不能及时的解决问题，让学生有所收获，也使实习失去了意义。

三、建议优化

（一）学生自身

1、学生加强自己的专业素养，认真学习专业课程，加强知识技能应用

学生要加强对于专业课的学习，对于专业课程的学习不能只存在于书本，要将其应用到实践之中。尤其是办公自动化技能的掌握。在现在的办公系统中，办公自动化技术绝对是秘书工作的基础，无论是简单的办公、办文、办事，还是简单日常事务的处理现在更多的是在计算机上完成。

身为一名秘书人员，其交际能力也是一项必备技能。接人待物、会客访宾这些秘书重要的工作内容直接关系到一名秘书的合格与否。有人说大学就是一个小社会，但距离真正的社会仍然存在很大的差距。将所学理论与工作实际相结合，进入社会进入单位你才能真正的了解秘书这个职业。才能在毕业后有足够的心理准备更好更快的融入自己的工作。

2、合理安排自身时间，制定合理的计划

考取研究生和国家公务员这种机会很难得，同学们对未来有自己的规划这很好，但是也要明白实习对于自身的重要性，实习是我们大学四年学习成果的检验，是自我能力的评估过程。

3、具有创新思想，培养独立工作的能力

在实习过程中我们要学会工作，注意总结工作规律，提高办事效率。固定重复的内容要学会简便有效的处理，新接触的事情要探索规律，总结规律。如相关文件的收集整理，在分门别类整理装订前可以制作一份目录，这样在查找是就更加方便了。

（二）学校层面

1、完善课程体系，增加实践内容，让实践丰富理论

（1）安排组织学生学习秘书和秘书工作的基本制度和规范。通过系统的学习，进一步加深学生对于相关理论学习的理解，以便更好的进入工作。就公文方面来说老师在旁提醒学生应注意的内容，指出学生的优缺点，帮助答疑解惑。学校进行课程安排时可以将单纯的理论课模式改为理论与实践相结合的形式，安排两到三周的实践教学，合理安排理论教学与实践教学的比例。增加实践教学可以让教师充分了解学生在学习过程中的错误以便及时纠正，也可以让教师认识到自己教学过程中的不足，完善自己的教学。（2）现代办公手段的培养。学校定期投入固定费用对秘书专业的学生学习培训所需要的机器设备等进行更新与维修。开展课程教会学生使用并熟练掌握现代化办公设备。熟练的运用电脑、复印机、照相机、传真机、摄像机、投影仪等办公设备。

2、提高指导教师能力，优化教师队伍

学校可以采取对现有教师进行培训和招聘专业教师的方式来优化教师队伍。具体方法如下：一加强现有教师的秘书专业知识，组织教师到其他院校进修，更新教学理念，开阔思路，为提高教学能力与水平打下坚实的基础。二是创造或提供机会，多多组织参加秘书职业技能大赛，提高教师的职业技能，积累秘书职业工作经验。教师在此过程中，汲取经验，不断完善自己的知识储备，从而更好地指导学生。

3、建立360 度的考核制度，全方位、多维度考核

实习不仅要看结果，更要看过程，建立完整合理科学的考评体系。考评主体要多元化。不能再只以实习单位教师评价作为唯一的评判标准，考评主体除了单位领导外还应包括实习指导教师、学生辅导员和学生本人。通过建立自评、他评、互评相结合的评价方式，全面了解和评价学生表现。从而得出公正、客观、科学的结果。在实习期间，实习指导教师要亲自到学生工作的岗位进行指导和督察，以便及时了解学生的实习情况，发现学生实习中的问题，并给出解决方案。学生辅导员也要在学生实习期间密切关注学生情况，及时帮助学生疏导不健康情绪，以免发生危险。