从“学术特区”管理看高校行政服务改革

刘 影／浙江大学

近年来，高等学校行政服务改革的呼声越来越高，特别是在“双一流”建设的背景下，日益迫切需要高质量的行政服务支撑保障“双一流”建设。笔者曾就职所在高校的“学术特区”，该“学术特区”经过数年发展，所取得的骄人成绩与其管理支撑密不可分。该“学术特区”的管理经验对现行高校的行政服务改革确有可借鉴之处。

一、“学术特区”的管理优势

浙江大学生命科学研究院是浙江大学首个“学术特区”，在校长直接领导下，研究院采用国际化的管理和运行模式，实行院长负责制和PI 聘任制，在学校授权范围内，具有相对独立的学术、人事、财务自主权和创新型的研究生培养体系。

研究院的管理模式比较简单，以去官僚化的思维建立平等、民主的行政新体制，院长是第一责任人，另设分管行政事务的院长助理以及由多位行政助理组成的综合办公室。研究院以聘任制打破铁饭碗，以推崇平等理念保障所有工作人员的独立性。

二、高校行政管理存在的不足

（一）行政管理岗位设置不太合理

某些高校行政管理工作相对较为简单，但其在行政管理层级、行政管理人员的设置方面比较复杂，是一个纵向垂直的复杂管理模式。从基层办事员到副主任、到主任、再到分管行政的副院长，最后到院长、书记，层级过于复杂，导致在实际工作中，常会出现多头领导的问题，层层上报、层层拍板，任务分解、责任分切，在一定程度上降低了行政管理的工作效率。

（二）行政管理人员的管理素养有所欠缺

目前高校面向社会公开招聘，往往采用“一岗位一专业”，比如财务处，要求应聘者是财务专业；比如房产处，要求应聘者是房屋建筑或物业相关专业，反而不强调是否具有管理专业背景。特别是辅导员岗位，对应聘者的专业几乎没有要求。也就是说，大多数党政管理人员都不是来自管理专业，没有经过系统的管理理论知识学习。在实际工作中，经常听到师生反映，“这些管理人员不懂管理”。然而，作为高校的行政服务人员，需要具备一定的管理专业知识，才能更好地提供服务保障。管理是一门学问，需要专业理论支撑，也需要在实践中日积月累。

（三）“教授治学”的深入不够

“教授治学”是指高校以教授为主体参与学术事务决策和管理的经营理念以及治学模式，包括治学科、治学术、治学风和治教学，使教师真正成为高校的主人。国内高校已认识到“教授治学”的重要性，然而“教授治学”是一项系统工程，并非是“毕其功于一役”的简单工作。“教授治学”缺乏行之有效的组织形式和运行载体，还没有制定出可操作性的保护学术自由的制度规范，高校教师们通常只负责课程的教学活动，参与学校管理的频率较低，深度较浅。

（四）管理人员的服务意识有待加强

部分高校行政管理部门的官本位意识还是比较严重，党政管理人员往往按章行事，只负责政策通知的上传下达，缺乏对政策的详细解读和对通知的深度理解，没有将宣传、解释工作做到位，只重管理无视服务，缺乏“以人为本”的服务意识。在实际工作中，容易出现工作不够细致、服务态度差、官腔痕迹重的情况。

三、“学术特区”的管理优势对高校行政服务改革的几点借鉴

（一）采取扁平化的行政管理模式

高校行政管理模式应将纵向垂直的复杂管理模式变为简单的扁平化管理模式。浙江大学生命科学研究院所采用的行政院长助理直接管理综合办公室各项工作，包括人事、科研、教务、财务等涉及研究院各方面的工作。在一个综合办公室，负责每块职能工作的行政助理都隶属于综合办公室，有效实现了统一管理和合作共赢，既立足于自身的职责，又建立良好的协作关系，加强了互联互动和有效沟通，有效解决和应对学校、研究院的各种需求和问题，提高了行政服务质量。该研究院的行政管理模式非常值得国内高校各院系的借鉴，对优化管理模式，提升服务效率有很强的指导作用。

（二）探索“最多找一人”的服务专员制度

“最多找一人”是从机关、事业单位的“最多跑一次”所延伸开来的新概念，具体指的是高校教师遇到困难，只需要找一位服务专员，就可以解决问题，而不必到多个部门找不同的人来处理，极大的提高了服务效率和水平。浙江大学生命科学研究院强调服务至上，研究院PI（研究员）只要遇到任何问题，直接找到综合办公室，就会有相应行政助理予以解决。虽然该研究院的“最多找一人”指的是“最多找一室”，但所体现出来的高质量服务以及行政助理制度，的确值得广大高校引以为鉴。而努力探索的“最多找一人”服务专员制度，对高校服务管理人员的专业素养等有很高的要求，需要对行政管理人员进行党建、教务、科研、就业或后勤等方面的全方位管理培训，对推动高校行政事务高效开展，进而推动行政人员综合能力提升有重要作用。

（三）充分实施“教授治学”

浙江大学生命科学研究院专门设置9 个科研服务委员会，包括教授委员会、Faculty 遴选委员会、研究生事务委员会等。各委员会的委员都由研究院教授或研究员组成，几乎覆盖到了研究院所有教授（研究员）。通过科研服务委员会，教授（研究员）积极建言献策，充分发挥治院智慧，参与到研究院发展的各方面，真正实现了“教授治学”，成为浙江大学独树一帜、学术氛围浓厚的“学术特区”。在大谈“教授治学”的今天，国内其他高校也可以充分借鉴该研究院的委员会模式，设置多个委员会，让教授们参与其中，高校、学院领导层面充分尊重、听取教授们的意见建议，让教授们参与治学、治院、治校日常化、制度化，为走上强校之路奠定坚实基础。

（四）提升管理人员服务意识

浙江大学生命科学研究院秉承“一切为科研服务、为教授服务”的宗旨，将服务贯穿行政管理始终。通过加强对行政人员管理能力和服务意识的培训，深化行政人员在管理中的责任意识、服务精神。特别一提的是，研究院行政人员多为年纪尚轻的项目聘用人员（即非编制人员），这支行政队伍有着极强的服务意识，思想先进、观念新颖，是一支特别能战斗的管理队伍。国内高校可适度借鉴该研究院的聘用机制，在基于能够提供更优管理服务的基础上，适当聘用项目人员，以点带面影响促进现有的行政管理队伍的服务水平，逐步提升管理人员服务意识。

正如浙江大学成立生命科学研究院，目前国内已有多所高校建立了“学术特区”，这些研究院的兴起，除了学术上的贡献，其先进的管理理念与优质的服务水平值得在国内高校广泛推广与借鉴，从而全面推进高校行政服务改革。