新形势下加强企业档案工作的思考

武黎彦

【摘要】经济社会发展过程中企业的制度不断发生变革，档案管理工作也需要跟随制度进行现代化管理，这影响着企业的经营方式和具体的经营利益。激烈的市场环境中，企业想要有更宽广的生存发展空间，需要重视各个部门的工作质量，其中档案管理工作也要配合企业进行变革，所以适应新形势迎接新挑战是加强企业档案工作效率的重要原因。本文将对企业在新形势下加强企业档案工作的具体方式以及加强管理的具体手段进行分析讨论。

【关键词】企业档案;新形势;工作思考

企业档案工作者面临重要的任务就是企业未来的机遇挑战，激烈的市场竞争环境下，企业的资产档案以及相关结构调整方案需要妥善保管，新形势下，大部分企业都会选择改革重组等修正措施，所以相关档案保管更新调取等工作任务量会加重，档案管理人员要在工作过程中以严谨认真的态度对待各项任务，确保企业的经济利益不受损，为企业创新经营方式打好基础。

一、工作人员需要提升自身专业素养，加强对档案工作的认识

（一）认识企业加强竞争力的主要手段。企业档案管理工作人员需要认识到企业的最新发展方式，激烈的市场环境中，企业需要不断创新自身的管理方式，学习党的政策方针，让企业中的各个部门认真贯彻落实创新发展战略。其中档案管理部门是基层的重要力量，档案管理方式一定要符合企业改革方向，企业本身也要坚持依法开展档案工作，督促档案管理人员明确自身的责任意识，在新形势下，从思想到实际行动都要符合企业发展策略，为档案管理工作提供良好的思想保证。企业改革是提升竞争力的重要路径，所以档案工作管理也需要对企业加强竞争力的主要手段有一個清晰的认知，档案管理过程要充分配合改革行动。

（二）解放思想，树立服务意识。企业档案工作部门主要是为企业各个部门服务而设立，所以工作人员一定要对自身的专业素养进行提升，树立优良的服务意识。在企业改革的过程中也要对档案管理工作进行反思创新，确保员工在查阅档案的过程中即可以保证安全性又可以享受到便捷特点。将企业档案工作融入市场经济潮流中才能增强部门的主动参与意识，档案部门在参与企业各项改革活动过程中，除了要做好一般的服务项目还需要具备为企业提升经济效益的服务意识和能力。从传统的保管职能跨越到开发利用领域，这样才能辅助企业适应社会主义市场经济体制下企业的管理改革模式。企业档案管理部门需要对自身的思想进行解放，重新塑造社会形象，辅助企业各项活动，良好的服务态度和工作方式才能让企业档案工作符合改革目标，让企业的经济利益快速上升。

（三）加强档案干部队伍建设，赋予档案工作新形象。企业档案工作的兴旺发展可以帮助企业改革工作进行得更加顺利，想要让具体的档案工作有一个良好的发展方向，首先要做的就是对档案工作者进行教育培养，建立一个具有先进工作意识和创新服务态度的干部队伍是目前最重要的也是最紧迫的任务。想要加强企业档案管理工作干部的责任感，首先企业要对其进行道德修养教育，让其了解具体的职业道德和法则，提升档案管理人员的工作素养和政治素养。其次要对档案人员进行工作能力培训，目前企业管理或者各种生产过程中，都要对各种数据或者单据进行记录，所以档案管理工作都具备一定的专业性和技术性，档案管理人员除了具备较强的专业知识，还应该对市场经济理论进行学习，了解市场发展规律才能在工作中有更突出的表现。最后就是让档案人员学习一定的外语知识，档案工作的新形象要和企业的发展业务相联系，改革创新模式的过程中，档案管理工作人员除了具备实际工作能力，在队伍中也应该具备一定的特殊技能，档案本身是一项复杂的内容，所以想要让企业改革创新带来更大的影响，工作人员要不断完善自身，让档案工作在企业中有更重的分量。

二、让档案工作更好为企业改革任务服务

（一）防止档案流失损坏。企业在适应市场经济发展过程中，需要对各项工作形式进行改革，资产重组或者工作结构调整过程中，档案工作需要进行辅助。所以档案工作人员要保证档案的保存效果，防止有流失或者损毁现象出现。档案在不断查阅更新的过程中，工作人员需要保证档案的完整性和准确性，这样才能为企业改革贡献出力量。在企业变革过程中，如果发生了资产变动或者是产权变更行为，档案部门需要贯彻落实相关的法律法规，做到档案处理和企业资产以及产权变动同步。针对企业改革或者重组的具体情形，档案管理部门需要区别对待，依法合理处置，确保企业的商业机密不泄露，档案内容也不能散落失真。档案管理人员首先需要进行分类，将基础建设档案、设备仪器档案等和实体有关系的产品进行归类，产品、科研内容的档案则需要按照相关规定进行办理，如果国家规定或者企业规定中对相关档案处理方式有遗漏，则需要按照特殊法律法规处理。行政管理或者经营管理等相关管理类档案需要移交企业各项主管部门或者档案馆寄存，让企业在具体调取或者利用时要保证便捷性，档案利用是企业进行持续性发展的必要基础，管理人员要重视档案工作的方式和性质。

（二）开发利用信息资源。档案本身对于企业来说是一种重要的信息资源，其中包括很多商业机密以及企业的发展历程，所以企业在新形势下不断创新发展过程中一定要重视档案管理工作的开发作用。企业档案管理最终目的就是让各种信息资源可以得到开发，帮助企业获取更多的经济利益，“死”档案最终的归宿就是成为“活”财富，为企业服务于市场经济。档案部门在完善业务的过程中需要投入一定的力量到档案内容中，具体的管理方式需要落实到对企业有价值的各种信息，不断对其开发挖掘最后提取整理才能汇集成为最终的信息资源。将这些新的信息内容储存到新的载体可以通过很多途径，档案管理工作人员则需要主动积极地将这些资源输送给企业主管各个部门，满足其日常利用需求。档案部门的最优条件就是集中企业所有数据的原始资料，充分利用这个特点才能让企业在具体的改革过程中显现自身的优势。

（三）加强企业经营管理模式的持续性。档案管理模式和企业创新模式是相互影响的，档案管理人员要尊重企业的发展模式，确保档案工作支持企业保持经营管理的持续性，便于各个部门对档案的利用和处理。企业经营模式的主要改革方向就是加强经济利益以及持续性发展，所以在进行兼并或者新设置企业的过程中，对档案应该进行统一管理使用。档案的处置原则和分类原则一定要明确，管理人员对没有去向的档案也要按照企业主管部门所在地或者国家档案馆的原则进行处理。档案具体的处理原则需要列入双方合同范围，企业需要按照相关规定进行处理，对于整改或者重组的企业则需要按照股份制企业规则处理，也可以移交给具体的主管部门或者档案馆。合资企业合作之前的档案归国家所有，也可在新的企业中进行保管，终止合同之后档案需要归中方保管，外方需要则可以提供复印件。针对企业改革或者资产重组，不同的形式需要采取灵活的档案处置方法，确保档案的完整性和安全性。

三、积极适应现代企业发展需要，实现档案现代化管理

（一）转变传统管理方式，植入信息化技术。目前的档案管理方式是比较传统的，对于大部分企业来说，企业的转型升级需要配合档案管理方式进行改革。所以档案管理人员要了解企业具体的创新形式进而对自身的管理方式进行变革。传统的档案保管方式都是采用人工和纸质材料，这样的保管方式比较落后，而且资料的安全性和完整性难以保证，人工的工作效率本身也是比较低的，所以，管理人员要进行信息化技术的植入和革新。信息化辅助技术在目前已经随着时代发展不断融入各个领域，档案保管领域主要的体现就是将人工收集整理融合电子设备处理，将纸质材料以数据的形式输入到电脑中。二者相互融合就可以保证档案管理工作的效率，而且可以帮助企业形成具体的档案收集制度，确保各个主管部门在调取应用过程更简便。信息化技术的植入也意味着管理人员需要对自身的专业技能进行革新，学习各种电子技术才能更好地保证工作质量，信息处理技术一定要熟练，避免信息数据录入错误或者造成相关数据丢失。企业档案现代化管理是目前最主要的趋势之一，相关管理人员要对自身的职业观念进行更新，学习全新的技术一定要以推动企业经济发展和经营理念更新为目标，这样才能让档案部门更好地为企业服务。

（二）具体现代化改革的措施。档案管理工作在进行现代化处理过程中最重要的就是公文处理、辅助立卷、著录检索等环节的处理，工作人员要掌握现代化技术，对企业的财力以及技术现状进行分析，然后立足实际情况来进行档案现代化管理软件的设计。这样的工作环节和传统人工相比可以提升档案的检索速度，推动档案管理的整体水平。企业中的主管部门在需要对档案进行调取和检索过程中，现代化的软件可以帮助其快速找到目标文件，并且进行相应处理，保证工作效率。现代化改革的主要目的就是为企业发展提供有效服务，改革具体措施也要根据企业本身的科技能力和技术水平来决定。

（三）根据企业需要，对档案工作进行适当改善。现代企业制度改革过程中，企业往往会产生大量的新文件，所以档案管理部门需要对相关文件材料进行整理更新，确保实现现代企业制度的有关合同、章程或者董事会等相关机构的会议材料可以收集齐全。档案管理人员需要建立一个健全的管理体系，包含企业成本管理、资金管理等各个管理项目才能为企业的发展战略提出切实可行的工作计划，科学决策可以帮助部分企业加强产品质量以及技术升级，档案资料内容也会更加准确。档案管理人员需要確保企业重大技术改造等方面的内容得到最高级别的保密，确保系统中的文件材料完整。

四、结束语

在经济不断发展的社会趋势下，企业的档案工作管理方式需要不断创新，企业中的各个部门都要配合工作，给予档案行政管理部门更多的关注，让企业可以通过档案工作取得社会效益和经济利益的平衡。

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