浅议如何运用现代技术进行图书资料管理

李艳

云南省玉溪市民族中学

在学校，图书资料主要是为学校的教员服务，不像图书馆是针对学校的学生，所以图书资料的管理要更符合学校教员的研究和教学。

一、运用计算机技术进行图书资料管理的趋势

图书资料的电子化与网络化是科技进步的需要和标志。学校图书资料管理由传统的模式向着自动化、电子化、数字化、网络化的现代化转化，将是必然的趋势。数字化图书资料和网络连接后，本校的教师可以方便快捷的在网上检索到所需要的图书资料的文献资源及网上信息等。建设现代化系资料室，在人力、财力和物力上可以节省资源，也是现代化发展的必然趋势。同时，图书资料的电子化、数字化和网络化也反作用于读者，促使读者对信息需求有了更高的标准。学校图书资料室如果没有现代化的管理模式，就难满足读者需求。

二、运用计算机技术进行图书资料管理的问题

1、传统模式下，在学校图书资料管理难以有序，而且资料室工作人员一般是身兼数职，时间、精力都不是足够充沛。如果运用计算机技术，可以存储大量图书资料的基本信息，在需要的时候，直接在网上调集，方便、高效、快捷；还可以从传统的人工管理过渡到计算机管理上，节约人力、物力和财力，提高运行的效率。

2、再有就是如果学校单独建一个图书资料集成管理系统，一个这样的管理系统需耗资一、二十万元，而且需不断升级，花费太大。但是我们可以把管理系统和学院图书馆的网络连接，实现资源共享的同时，也节省了大量的资金。

3、一般学校图书资料室都只对本系教师开放，而且有时间限制，使得系管文献资料得不到充分利用。但是如果运用了计算机技术，可以提前在网上预约，不至于“书到用时方恨少”，耽误了各位老师的研究热情。

三、运用计算机技术进行图书资料管理的办法

运用计算机技术进行图书资料的管理，要有一套行之有效的管理办法。

首先在收集上，应注重强调本校图书资料的相关性，要使之有实用价值。还应考虑图书资料收集的系统性和完整性。要有比例、成体系地收集图书，特别应系统、完整地收集重点图书资料。对有价值的图书资料应自始至终地收集，防止重要文献的残缺不全。因为计算机技术的简便灵活，可以在收集的过程进行对照，以免收集重复或者收集的资料出现偏差。

其次是图书资料的验收和登记。图书收集之后，要进行验收和登记。验收是为了保证图书的 量和质量，以及保证书、款的一致性。登记是为了对图书资料财产进行完整的记录。图书的验收和登记应做好以下的工作：

1.根据购书的发票、清单，核对所购图书的数量、价格等，如有不符合的情况，应立即与有关部门和采购负责人联系，以弄清情况，最终达到图书资料的数量、价格与购求单据一致。

2.对图书资料的质量进行检查，若有质量不符合要求的，应及时退换。

3.验收完毕要加盖学校公章，以表示图书资料的所有权。

4.图书资料验收后要按一定的要求进行登记，从而对图书资料的书名、著译者、出版者、价格等有一个清楚的记录。这些要求全面细致的录入计算机，以便以后的借阅和查找的方便快捷。

再有就是对图书资料的编目。图书资料的编目指用科学的方法编制和组织各种目录，使各位老师能了解学校资料室的图书资料和方便图书资料的借阅。编目工作首先是对图书资料进行著录，即对图书资料的名称、出版者、出版时间等作简要概括，形成款目。然后，将分散的各种款目，按照一定的方法组织成一个有机的整体，使之成为查找与检索文献的工具。当然这也可以通过计算机现代技术来实现，可以给每一件图书资料都安装一个电子标签，通过电子标签的微小芯片和天线，可以方便地跟踪和记录图书资料。根据图书资料的类别、年份和作者等相关信息对图书资料进行编目，并生成标签打印数据。然后根据打印数据，写入并打印标签，将打印好的标签贴到图书资料上，以便老师们查阅，同时打印成功的数据会被传送到数据中心的数据库里。同时根据这个电子标签，在图书资料管理系统的内部网络电脑上面可以清楚看到每一本图书资料的情况，用户可以很方便的知道图书资料目前的位置和存放的地点，确认图书档案的取出或者存入状态。图书资料运用计算机自动化管理后，一方面可以开展网上预约、查看所需图书资料等业务，使流通工作更具人性化。另一方面可以合理配置文献资源、网上协作采访等，管理所需的工作统计也变得非常方便快捷。

四、运用计算机技术进行图书资料管理的益处

学校的图书资料在的教学科研中发挥了一定的作用。不但能维持学生的课程设计和毕业设计，而且对教师的教学和科学研究也有所帮助。因为本校的图书资料，都是和平时学习科研相关的，是本专业的学科资料，专业性强，而且更加系统，所以对教学科研的研究会更全面更专业。运用计算机技术，可以省却老师的很多时间，可以把要查找的信息直接输入，在网上查询要找的相关图书资料就好了。这样就不用慢慢的翻阅，也不会破坏老师思索问题的思路了。图书资料以及各种网络教学资源，为教师学习、备课和开展各种教学活动提供了保障，也促进了教学水平的不断提高。运用计算机技术对图书资料进行管理，不但可以加快实现学校校园数字化图书资料的管理，更好的体现学校图书资料在个性化知识服务中的作用，从而有效地提高知识服务的效率，还可以更好的节省人力财力的浪费，提高经济效益，甚至还是实现无馆藏书的一个过程。

随着信息时代的到来，文献资源电子化和数字化，特别是现在网络资源的流通，加快数字图书资料的建设，使文献资源种类多样化，信息传递网络化，文献利用共享化等，也真正使学校图书馆成为重要的信息枢纽，即信息的集散地、知识的加工地。所以说运用现代技术管理图书资料，是目前图书资料管理的趋势和必然阶段。