关于医院档案信息化建设的思考

杜建

中图分类号：C931 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）07-104-02

摘 要 档案是人们在社会活动中形成的原始记录，也是企事业单位决策、管理的参考依据。在信息化背景下，通过信息化建设提高医院档案管理质量和效率，也成为医院档案管理工作努力的新方向。为此，文章结合医院档案管理现状，就医院档案信息化建设路径做出了研究。

关键词 医院 档案 信息化 建设

在信息技术的发展和推动下，信息化已经成为不可逆转的社会趋势。信息化也给医院管理工作带来了发展机遇和新的挑战。在信息化背景下，许多医院都希望加快信息化建设步伐，以改变社保档案封闭、单一的管理模式，提高社保档案的利用价值。

一、医院档案管理现状

（一）管理制度有待完善

当前，我国许多医院在档案工作上都存在制度不完善、档案工作规范与标准不统一的问题。医院档案制度不完善的表现主要有：医院管理体系建设落后，档案归档内容、流程、标准不够清晰、严格，档案无法分类精准编号和管理；档案资源管理实施的是双向制度，档案管理归行政部门、档案管理部门多重领导，双向管理也给档案信息管理和查询都带来了不便，档案管理水平与国际存在极大的差距[1]。

（二）信息化管理水平低

虽说对于医院发展来说，档案管理工作的重要性是不容忽视的。但是长期以来，许多医院在工作中，都存在重视运营管理、轻视档案管理的思想和行为，所以，许多医院在医疗器械和高素质人才引进方面都是大手笔，但是档案管理工作并没有得到应有的重视，档案管理工作步履维艰。在档案管理不受重视的情况下，医院在档案信息化管理方面的投入也较少，所以许多医院的档案管理设备和环境都非常落后。如一些医院在档案管理方面采用的档案管理软件技术水平落后，软件系统的兼容性较差，档案信息化管理仅限于档案数据存储、转换等工作，无法满足医院档案数据、资源深度聚合分类需求[2]。

（三）管理人员素质不高

档案管理对人的依赖性较强。信息化管理是一种新型管理模式，对档案管理人员的管理能力、职业素养和综合素质都有一定的要求。只有安排专业人员来负责档案信息化管理工作，才能推动档案信息化管理快速向前发展。但是，长期以来，许多医院对档案岗位管理实行的都是封闭式管理体制和人事管理终身制，档案管理人员一经录用，很少会有岗位变动。所以，许多档案管理人员会受大锅饭思想影响，缺少学习欲望和创新精神。而许多医院在档案管理人员培方面沿用的都是老内容、老方法，导致档案管理人员学习兴趣不足。所以，一些医院的档案管理人员都不具备信息操作技能，无法熟练使用档案管理系统，档案信息素养有待提高。

二、医院档案信息化建设路径

（一）完善档案信息化管理制度

医院档案工作的目标是确保档案信息安全，为医院提供档案信息服务，服务于医院建设。档案信息化管理指以信息技术为支撑，对档案信息资源进行信息化发掘、加工、存储和管理的模式。档案信息化管理能简化档案处理流程，提高档案管理效率和服务水平，但是，档案信息化管理需要在制度完善的基础上进行。所以，医院要依据相关的法律法规，完善档案信息化管理制度，尤其是档案登记制度、统计制度、考核制度、评估制度等等，就档案管理内容、管理人员的职责和权限做出明确规范。如医院档案内容要涵盖人力资源考核、职位调动、工资晋升、培训纪律、项目建设、建设成果等方面的内容，档案形式可以是电子图文影像，也可以是语音材料，要由人力资源部抓住档案管理工作，改变档案管理政出多头的状况，提高档案管理水平。然后，完善与制度配套的保障措施，要求不同部门在实践中将制度落实到位，确保档案规章制度在档案信息化建设中起到规范和约束作用。与此同时，做好档案信息化建设宣传工作，提高全员的思想认识，为档案信息化建设和制度的执行、落实和完善提供条件[3]。

（二）提高软硬件建设水平

随着时间推移，医院的档案的种类、数量会逐年增长，这也给医院档案管理工作提出了新的要求。档案信息化建设，是医院档案管理的必由之路。而档案信息化建设，首先要解决对档案信息化建设的重视程度不高，档案信息化管理设施不足、管理方法落后、效果不佳等问题。所以，医院负责人要树立信息化思维，根据单位发展任务、要求和定位，支持、关心档案工作，增加档案信息化建设经费投入，为档案信息化建设提供资金支持，为档案部门提供专业化的机器和设备，以信息技术整合、网络优化的方式改善档案管理环境，并统观全局，制定档案信息化发展战略规划，以档案信息化建设为目标，深入挖掘档案信息化资源，加快档案管理信息化建设步伐。然后，按照相关标准，购置档案设备，完善配套设施，进行档案馆建设，建设高质量的档案信息化数据库，形成规范的社保档案信息化管理体系，及时将现有医院文件、档案归档、存档，并对数据库进行信息化开发和管理，以确保社保信息的真实性、完整性和安全性。总之，只有提高医院档案软硬件设施建设水平，才能为档案信息化建设顺利开展打好基础。

（三）对档案进行信息化管理

档案信息化建设，重点是制定档案信息化管理制度，健全档案信息化标准体系，使档案信息化建设得到有效的制度保护和长足发展。所以，在制度完善、设施完备的基础上，医院首先要在档案库房、档案管理和档案利用方面引进信息技术，利用电子档案、档案数据库、云储存、光学材料、档案馆等现代管理手段，实现档案存储空间虚拟化，以缩小档案占用空间，提高档案储存信息量，加快档案的传输速度。其次，将信息技术应用到档案管理中去，实现档案工作环节的计算机化，在档案信息判别、筛选、输入方面实现信息化、自动化，在档案信息输出、修改、查询方面实现信息化、智能化，并根据电子档案管理、电子档案备份制度，增加档案管理的透明度，做好档案系统维护工作，用科学合理的方式为档案保管和利用保驾护航。此外，根据档案信息集中处理与存储需要，医院可采用分布式数据库的方式，进行档案资源存储，并采取安保措施确保医院局域网、信息平台的安全[4]。

（四）提高档案人员的综合能力

档案人员的综合素质尤其是职业素养、工作能力，会给档案保管、保密和利用效率造成直接影响。相比于传统的纸质档案及手工档案管理形式，档案信息化建设和管理对技术的要求更高。所以，要想提高医院档案管理水平，加快档案信息化建设步伐，医院人事部门、档案部门要以人为本，引进专业的档案管理人员，改善档案管理人员的工作环境，拓宽其晋升渠道，用制度和福利留人。然后，将档案人员教育和培训纳入医院人才培养计划中去，搭建公共学习平台，为档案人员交流和互动提供桥梁和渠道，并针对档案人员开展培训活动，将专业培训、思想教育、继续教育、进修学习结合起来，以提高档案人员的职业素养、业务能力。在此基础上，借助公平竞争、公开招聘、优胜劣汰的用人制度和评价、考核制度，营造积极向上的用人环境，促使医院档案人员认真学习新知识，认识新事物。医院档案部门要经常带领档案人员学习信息部门、档案机构的先进经验，学习党政部门的档案材料立卷和归档方法，对档案人员进行监督和指导，并要求档案人员将全部精力投入到档案信息化管理中去，以满足医院档案管理需求。

三、结语

随着科学技术快速发展，企事业单位的档案管理模式也发生了翻天覆地的改变。医院也要与时俱进，从制度和软硬件设施建设入手，加快档案信息化建设步伐，以提高医院档案管理水平，为医院现代化建设做出积极贡献。

参考文献：

[1]刘兴云.如何做好医院档案的利用和保密工作[J].兰台内外，2013（3）：51.

[2]尹成芳.探析医院档案利用中的保密工作[J].科技致富向导，2012（5）：410.

[3]李燕.医院信息化与医院档案管理现代化现状分析[J].中国社区医师，2016（5）：195.

[4]喻书梅.医院信息化与醫院档案管理现代化现状分析[J].信息化建设，2016（4）.