编研让档案资源“活”起来

朱晓红 纪庆晓

摘 要 档案编研由来已久，尤其在新时期高校档案工作所处的大环境下，档案编研发挥了不可忽视的作用。档案编研工作是档案日常管理工作的一项基本内容，加强和完善档案编研工作，使其在为教学、科研服务的同时，更好地为广大师生、员工和校友提供凭证和依据的作用，需要档案工作者发挥创新精神，积极探索利用高校档案资源进行多种形式的编研，真正让档案资源“活”起来。

关键词 编研 档案 资源

中图分类号 G274 文献标识码 A 收稿日期 2019-12-24

★作者简介：朱晓红，大连海洋大学综合档案室馆员，大学本科，研究方向为档案学基础理论、档案管理;纪庆晓，大连海洋大学校长办公室主任，硕士，研究方向为行政管理、档案管理。

Abstract The compilation and research of archives has a long history. Especially in the environment of college archival work in a new era， it plays an important role. The compilation and research of archives is the basic content of daily archives management. To strengthen and improve the compilation and research of archives can serve teaching and scientific research， and at the same time serve as better voucher and basis for teachers， students， staff and alumni. Archivists are required to give play to an innovative spirit， actively explore the use of college archival resources for various forms of compilation and research， and truly make archival resources “alive”.

Keyword compilation and research; archives; resources

档案编研工作是提高高校档案馆（室）工作管理水平的一个重要组成部分，是高校档案部门积极主动提供档案信息服务和利用的有效方式。高校的档案编研通常有以下几种：大事记、校史、专题概要、会议简介、科技成果简介等等。在档案编研工作中，档案工作者应正确认识、了解档案“编”和“研”的关系，在研究的基础上，开展档案编研工作，让多年沉睡在库房的档案资源“活”起来。

一、新时期高校档案编研工作的意义

积极做好档案编研工作得到各级政府机关和企事业单位的重视和支持，也得到了社会各方面的积极参与。档案工作不仅得到国家、各级政府的高度重视，也得到了广大人民群众的认可，利用率逐年上升，满足了不同阶层人士的需求[1]。

就高校档案工作来说，档案的服务对象主要是本校在校生、往届学生以及本校教职员工。学生的考博、考研、考军校、出国留学，教职员工的考博、遗产继承、出国、子女公证、退休工龄鉴定、评职、晋级、提干等，以及学校的各项重大活动，比如教学合格评估、学校更名、校庆、教代会、学代会等，档案起到重要的作用。围绕学生、教职员工以及学校的重大活动来进行档案的编研工作，使档案的作用发挥到了极致，高校档案管理工作得到了进一步提高，也得到广大师生员工的充分认可和肯定。檔案编研工作不论从精神需求还是从实际需求，是开发档案信息资源的主要手段，不断地开发、创新、提供、运用和推广档案资源创造的高质量编研作品，宣传档案动态，才能实现档案编研社会化，使广大师生、员工对档案编研重要性的认知程度不断提高。当前及今后档案管理的工作中，必须围绕和谐社会建设，围绕广大师生、员工及学校的工作中心服务。因此，档案编研要进一步转变观念，开阔视野，创新形式，为学校的中心工作及师生员工的需求提供主动、积极、全面有效的服务。

二、编研是档案的延续，使档案资源“活”起来

1.档案资源“活”起来的前提条件是让思维“活”起来。首先要把档案信息资源变成文化资源，变成文化产品，需要打破我们熟悉的编研方式、思维方式，在内容组织、展现形式等方面要借鉴文化产品开发的思路，遵循文化产品开发的规律，顺应大众的需求来进行档案编研。为适应在校学生和广大校友的需求，我校编纂了《历年录取新生名册指南》《授予毕业研究生、本科生学位文件汇编》《批准硕士、本（专）科生毕业文件汇编》等。这些档案编研成果让广大师生员工得到了快捷、方便的服务，尤其是离校多年、离退休多年的老校友、老同事到档案馆查阅档案时有宾至如归的感觉，感受到母校的关怀及殷切期望，增进了学校与学生之间、学校与老同志之间的感情，是学校与学生、学校与离（退）休老同志的纽带和桥梁。为更好地服务，全体档案人员集思广益，开动脑筋，通过多种形式和方式，开发档案，让档案资源“活”起来，最大限度地为广大师生、员工提供利用，为各界校友服务。

2.让档案编研的内容“活”起来。在内容方面要立足于档案，将档案内容与时事、热点问题、大众需求相连接。围绕学校的中心工作来进行档案编研，学校召开教代会、党代会，档案部门就要围绕这些事件来进行编研，比如《历届教代会汇编》《历届党代会汇编》《历届团代会汇编》等。这些编研很好地补充了档案在利用时因年度跨度大、时间久、查找不方便等不足，档案编研把它们有机地联系起来，既方便了利用，又使档案编研的内容“活”起来，是一举两得的事情。让档案编研的内容既要立足于馆藏，又要着眼于大局，又不可忽略有特色的专题，不流于形式主义、表面现象，深入挖掘档案客观存在的东西，让其重放光彩，让档案编研的内容生动起来、鲜“活”起来，这也是我们专职档案员的职责所在。

3.让档案编研的形式“活”起来。要改变以往档案部门关起门来搞编研的传统方式，贴近实际、贴近生活、贴近群众的要求，通过创新让“沉睡”在档案馆（室）的档案资源“活”起来，为现实服务，为社会服务，为广大师生、员工服务[2]。形式多样化，包括纪事形式;按照年代的顺序进行编研，比如大事记、学校成立（调整）委员会编研;有人物传记形式的，以某个人物为主，对获得国家政府津贴以及知名的老教授、老学者进行人物传记编研，对某一事件的专题编研等等。这些都让档案馆（室）的档案资源“活”起来，让档案的学术交流功能“活”起来，让档案的市场服务功能“活”起来，让档案的文化功能“活”起来，不断为广大师生、员工提供形式多样、生动活泼的档案文化精品和服务，满足广大师生员工多层次、多样化、多方位的精神文化需求[3]。

4.编研使档案利用率“活”起来。我校从1998年至2012年期间，经历了3次校庆，2次教育部教学合格评价、学校升格更名大学，以及专业设置、重点实验室评估等重大事件。据不完全统计，档案利用率由20世纪80年代的2%提高到现在的50%以上，档案利用率进入活跃期。档案编研从不同角度、不同层面、不同方位提供各种档案原始基础数据，学校的档案工作及档案工作者经历了一次又一次重大活动的洗礼和考验，档案编研功不可没。档案的利用以往的情况是各职能部门和教学单位通过电话查询或者直接到档案馆（室）来查询，可以说是一种被动的查询，并且在查询的过程中，由于档案没有进行编研和二次开发，遇到年代久远的文件查询起来相对困难一些，查准率和查全率相对低些。针对这些问题，档案人员积极主动出击，有针对性地对档案资源进行编研，使一些档案通过编研，可以有针对性地进行查找和利用，大大提高了档案的查准率和查全率。例如，《本（专）科专业及专业方向批复汇编》《硕士学位批复汇编》《历年党代会汇编》《本（专）科成绩单检索目录汇编》等，这些编研成果在一定程度上缓解了档案的被动利用状态，使被动服务逐步转变为主动服务，广大师生、员工在有困难需要帮助时，首先想到的是到档案馆查阅，并且非常高兴到档案馆调阅和复印各种档案资料，这种和谐、融洽的关系使档案利用效率显著提高，赢得了广大师生、员工的一致好评。档案编研为学校制定各种方针政策，提供了基础数据，尤其是在学校举行各种重大活动时，档案编研的作用不言而喻。在1998年、2002年、2006年教育部对高校进行教学合格评价过程中，档案编研成果《专业设置汇编》《对外交流国家合作办学汇编》《本（专）科专业批复汇编》等等，为学校顺利通过教学评价起到了一定的作用。事实证明，在日常工作中档案编研对档案检索、利用、查阅是一个不可忽视的工具，档案编研使档案的利用率“活”起来。

5.编研使档案的归档率“活”起来。档案编研在提高档案的查准率、查全率的同时，也提高档案的归檔率。通过档案编研使专职档案员了解各个职能部门在归档过程中有哪些散失的文件，尤其是在教学方面，如增设专业批复、学士学位授予权、硕士学位授予权等批复文件在收集过程中，能督促立卷单位对缺少的文件及时补充完整。档案编研可以清晰地了解学校一年来发生的重大事件，使专职档案员有针对性、有目的性，随时对职能部门归档材料进行指导，查漏补缺，编研使档案的归档率“活”起来。

综上所述，档案编研作为档案信息资源开发利用的一种重要形式，是高校档案部门向社会提供利用服务的一项重要举措，体现了高校档案馆（室）的档案管理水平。作为专职档案员，在做好日常工作的同时，要有耐心和细心的工作态度，有这股钻劲和韧劲，才能把“死”档案变成“活”档案。随着社会的发展，高校广大师生员工对档案信息资源的需求日益增大，档案管理工作从传统的档案实体管理向现代化档案信息管理方向转变已成为一种必然的趋势。因此，为适应这种需求和要求，档案工作者应积极拓展档案工作思路，加大档案编研工作的力度，实现档案编研工作创新。郭沫若同志在1960年写下《题赠档案馆》一诗：“前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗，国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。”档案风光无限，档案编研让档案资源“活”起来。

参考文献

[1]杨冬权.怎样认识档案工作新常态[N].中国档案报，2015-10-12（3）.

[2]吴光政. 让“沉睡”的档案活起来[N].中国档案报，2015-03-09（3）.

[3]李宝玲. 让档案资源“活”起来[N].中国档案报，2015-07-02（3）.