浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊

孟丽霞

摘要：信息技术改变了生产生活方式，电子档案也随之出现。电子档案是将传统印刷档案变成电子信息模式的档案，有了更多的优勢，本文将传统印刷文件档案与电子文档档案进行了利弊比较。

关键词：电子档案;传统档案;管理

传统的纸质图表以及文字更容易出现遗漏和修改等问题，纸质档案在调取时效率低下、使用率低，越来越多的领域对于档案管理变得以电子存储的方式为主，利用计算机及网络技术实现对档案的有效存储、处理、调取及防修改。

1.电子档案管理面临的安全问题分析

1.1目前，很多单位对档案工作人员开展专业的网络信息安全培训不到位。网络管理员、档案工作人员缺乏安全管理意识，致使档案信息安全管理不到位，不规范。另外，档案利用者也普遍缺乏档案信息安全保密意识，由于利用者的广泛性和不确定性，很难开展统一的培训和教育，一般只能通过加强管理进行约束和防范。

1.2 信息安全管理标准欠缺。由于档案管理系统建设的多样性，在档案信息安全管理方面缺乏一套公认的、通用的、可操作性强的标准体系，尤其是针对档案元数据、信息安全、存储格式和数据交换等方面的电子档案标准规范。

1.3 缺乏系统管理思想。很多单位在开展档案信息化建设时，没有采取系统化的安全管理思想对电子档案进行管理。系统化的安全管理思想包括安全管理方法、安全管理制度、安全技术体系、档案信息系统安全维护体系等。

2.两种档案管理的不同点

2.1对档案资料归档的时限要求有区别。传统档案管理在对档案资料进行管理使用时，需要将相关的档案资料全部整理完毕之后，再由档案管理人员按照规定进行归档统一规划，因此档案资料的归档只能在档案管理人员存在的时候进行，效率低，管理归档方式单一。电子档案管理对于档案资料的归档随时都在进行，电子版本易于复制，可以有效提高调阅效率，对于档案资料的归类可以随时进行，同时在调阅时只需要进行登记，设定分类号以及访问权限就可以完成。

2.2两种档案管理方式对档案的归档方式有所区别。传统的档案管理方式在归档时注重的是档案自身的完整性、系统性以及有序性，一旦打乱势必要浪费档案管理人员大量的时间和精力去重新整理归档。电子档案管理依靠的是电子编码技术，在对档案进行录入时进行不同的电子编码，只要固定好了电子编码，在调阅之后不用担心归档混乱，效率高，使用起来十分便捷，是传统的档案管理所不具备的。

3.电子档案应用风险规避措施

3.1构建科学完善的电子档案管理制度

在部门中应用电子档案，在展开档案管理工作的时候，就要求相关的档案管理工作人员能够将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并逐渐构建完善的电子档案管理工作流程，使得部门的电子档案管理工作的布置、检查、总结、考核信息管理工作，和电子文件的归档工作能够得到高度同步。要求凡是参与到部门电子档案管理的工作人员必须要掌握电子档案归档的原则、方法，逐渐构建制度化、标准化的电子档案管理。比如退役军人的工作档案，就可以采取电子档案保管的形式来完成，这样有助于构建科学与完善的档案管理制度。通过电子档案策略，对相关退役的人员和所在单位档案进行统一管理，挖掘档案存在的问题，挖掘出问题存在的实质，对相关问题提出建议，改善相关管理措施。

3.2使信息充分得到共享，提高工作效率

档案管理信息网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复工作。而且在人员管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。在信息共享的基础上提高对人员认识的深度和广度。并可以实现部门之间文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率。

3.3做好归档电子文件技术处理

为了防止电子文件出现安全问题，在条件许可的情况下，应该对电子文件设定计算机内部的隐性条码，这样做可以保证电子文档在归档时的防伪工作以及在电子文档调用过程中出现复制文件的识别，在档案部门管理相关电子文档的过程中，只需要输入相关隐性条码就可以发现电子文档归档是否完全，是否与原电子文件一致，同时也能够防止伪造，做到安全权威，这种将电子文件进行可读性设置，能够防止电子文件被更改或者重写。

3.4加强对电子档案管理人员的管理

电子档案的管理，离不开管理人员。他们的任务不仅是确保电子档案信息的正确性。只有管理人员熟悉软件技术和硬件设备，才可以确保管理工作的效率，这是管理人员所必须拥有的技能。首先，在招聘电子档案管理人员时，不仅要注意人员是否具有档案管理技术，还需要了解招聘人员的信息技术，而且可以实现两方面的有机结合;其次，对于正式员工而言，接受培训是必须的，每次培训的内容都是为了解决当下电子档案管理过程中出现的实际问题，并且具有不同技能的员工在培训内容上应该有不同的侧重点。培训最重要的是要提高电子档案管理人员的专业技术水平，进而提高效率。

结语

相较于传统档案管理而言，电子档案管理不仅提高了档案资料调阅问题，在各个方面都有了很大的提升，真正让档案管理的效率得到了有效的提升，同时也替代了传统的纸质版，降低了纸品的消耗，促进了环保的发展，这是传统档案管理不能够相提并论的，但是就此否定传统档案管理也是不可取的，至少在一些特定方面，传统档案管理还是有着不可忽视的优点，因此只有将两者有效结合起来，才能够扬长避短，真正提高档案管理的质量。

参考文献：

[1]王莉娜.浅谈电子档案与传统档案管理工作的区别[J].办公室业务，2013（5）.

[2]苏悦，杜丽杰.信息化背景下的传统档案和电子档案的交互作用[J].求知导刊，2015（10）.