大数据时代下的企业档案管理研究

摘 要：在大数据技术不断发展的当前形势下， 每个行业都需要处理更加复杂的数据信息，这也在无形之中让档案管理领域的工作人员面临着极为重要的挑战，每个工作人员都意识到新型科学技术应用于实际工作的重要性，也知晓了大数据技术的使用已经成为了社会发展的必然趋势。档案管理工作的顺利进行是每个单位顺利发展的重要基础，此项工作存在的价值和意义就在于能够将了已经发生的重要事件的各类信息进行更加合理化地归纳和总结，方便各个工作人员在需要的时候可以将其中的信息调取出来进行观察和研究。在大数据技术的不断发展下，每天都会产生大量的数据信息，档案管理部门的工作人员必然需要将大数据技术应用到日常生活中。本文对现阶段当企业领域档案管理工作的主要形式进行了分析和总结，并提出一些切实可行的工作方案，旨在帮助更多企业能够依据自身的实际情况合理应用大数据技术完善档案管理工作。

关键词：大数据技术;企业管理;档案管理

1 研究大数据技术的重要意义

首先，此项技术的研究部能够让相关工作人员具备更多档案管理理论知识，在执行工作的时候能够更加顺利，管理人员在进行指导工作的时候能够具备更为宽广的思路。在这种新的时代背景下，档案管理工作在开展的过程中也需要进行一系列的变革，并对其中存在的工作问题进行全方位地研究，将各类问题加以更加精细化地完善，这对于整个档案管理事业的发展都具有着极其重要的促进作用，有助于档案管理工作的顺利开展。

其次，大数据技术的应用能够进一步推进档案管理工作的改革进度。在大数据技术不断发展的当前形势下，对于档案管理部门工作人员的总体素质具备了更高的要求，工作人员还需要对当前档案管理工作的发展趋势进行更加精细化地分析，让档案管理工作能够进行得更加完善，并可以充分激发相关工作人员的创新热情，让所有工作可以在每个员工的不懈努力下有条不紊地運作下去。

最后，大数据技术的实施能够促进相关工作人员基本素质的不断优化。在大数据技术能够彻底改变工作环境的运作方式，档案管理工作人员的教育问题也可以在这样的环境下得到各方面的完善，并能够切实激发每个员工的学习积极性，并可以在实际的工作中运用更多先进的科学技术，让相关工作人员能够拥有更高的工作积极性，工作人员的工作效率能够获得显著提升。

2 现阶段大数据技术实施过程中面临的困难

随着大数据技术在现代社会中的积极应用，档案管理领域工作者在执行工作任务的时候需要对原有的工作技术进行多方面的审视，及时摒弃其中落后的工作观念，并将其中存在的工作经验加以融合，这样才能够从根本上强化大数据技术的实际作用。但是，由于大数据技术的应用尚未成熟，档案管理工作在进行创新的时候依旧会面临多方面给予的压力。

2.1 大数据技增强了档案存储工作的难度

大数据技术在应用过程中，数据输入的数量要远远高于输出的量。绝大多数的数据库在进行系统设置的时候，主要依据系统的更新让大数据技术获得更加先进的操作方式。其中，搜索和检测技术的加入能够让大数据系统更加完善。档案数据本身数量巨大，如果被录入到某个经营范围较大的站点中，很有可能构建成为大数据系统。由于各个领域的数据信息都在呈现出逐渐上涨的趋势，档案管理部门所需要处理的信息数量日益攀升，甚至会出现数据信息无法及时得到完善处理的情况。数据存储数量的提升意味着信息访问量的提升。所以，在大数据技术的加持下，档案管理工作在开展的途径中逐渐出现了数据访问速度下降的情况，这也造成了档案管理工作的运作障碍。

2.2 大数据技术渗透下档案资源管理面临的挑战

随着传统文明逐步向现代社会文明的方向发展，档案管理工作在运行的过程中不再依赖于纸质材料，而逐渐呈现出数字化的特性，再进一步发展成先进的大数据技术。由于档案信息的存储量已经出现数量暴增的情况，当前的信息化技术的应用虽然能够解决较为简单的数据整理问题，但是已经远远无法满足现阶段社会各界的实际需要。但是，由于档案工作技术是相对落后的，资源管理工作的整体方式正在处于停滞不前的状态，信息技术的使用也处于极为匮乏的状态，社会当中的档案管理工作并没有引起更多人的注意力。工作人员应该积极利用更加先进的信息化技术，这样才能够为社会提供更加优质的服务，将资源进行更加科学合理的整合，利用大数据技术在档案中挖掘潜在价值。所以，数据信息的整合以及档案信息安全性得到保障，都能够促进档案资源的合理利用。

2.3 大数据技术为档案工作管理者业务能力带来考验

首先，当前形势下，档案信息的收集工作都服务于企业经营活动，或者具有较高价值的文件，这些文件都会经过加工后储存在档案室当中。多数的档案管理工作成果都处于半成品的状态。但是，大数据技术所需要的数据都是通过资料信息进行录入的，大数据本身更加注重信息的完整性特征和时效性特点。所以，档案信息的储存工作也需要具备及时性的特点，这样才能够满足大数据时代的基本需要，此项工作的顺利进行已经成为档案管理部门需要面对的重要问题。

其次，计算机技术的应用逐渐替代了手工技术的统计，传统的工作方式都是较为落后的，已经不能及时适应大数据时代的基本要求，无法进行更为详尽的数据管理工作。大数据技术的使用更加强调开放化的档案管理方式，这样才能够适应社会多元化的工作发展走向。由于大数据技术的应用能够将较大规模的数据信息加以整理，并利用云端系统对数据信息进行加工和整理。所以，信息技术领域的人才是较为缺少的，同时也限制了档案管理工作本身良好的发展走势。

最后，在以往的档案管理工作当中，信息的存储和查询都是被动进行的工作，现代技术的应用依旧无法对更多的资源进行合理开发，不能对社会提供更加优质的服务。但是，在大数据技术应用的过程中，将会有大量的信息可以实现科学合理的整合，让大数据技术可以获得更为广阔的应用空间。

2.4 大数据技术的加入对工作人员素质提出更多要求

随着互联网技术的不断延伸和大数据技术的应用，大数据技术本身能够为档案管理工作提供更加完善的工作思路，能够让更多的工作人员拥有发展机会，但同时也需要其拥有更高的工作素质。在大数据技术不断延伸的当今社会，传统管理技术的核心理念也应该积极应用到档案管理工作中，还需要对所有相关的工作人员进行培训，让更多的工作人员能够接受到更高质量的培训内容。比如，大数据技术虽然能够将大量的数据信息进行更加精细化地整理，但是此项技术本身就具有着极强的综合性，工作人员在进行操作的时候会面临很多方面的困难，技术系统的操控需要具备专业知识的技术人员加以掌控，实现对数据信息透彻分析和总结，这样才能够寻找到最适合企业发展的档案管理方式。面对大数据技术的广泛应用，企业同样需要多名掌握先进数据整理技能的高级管理人才，及时分辨出数据信息未来的发展态势。由此可见，档案管理工作的进行必然需要大数据技术的加持。由于企业类别较多，企业所需要使用的档案管理系统也存在较大差异，需要更多不同类型技术人员参与到大数据技术的研究中。这样才能够将档案管理工作中存在的各种挑战转变为广泛发展的良好机会。

3 大数据技术为档案管理工作带来的发展机遇

从多个角度观察大数据技术所具有的特点能够明显察觉到，档案管理工作需要进行多方面的变革，但同时让档案管理工作具备了更多的生机。

3.1 大数据技术为档案管理工作带来发展机会

在传统的档案管理工作中，工作人员通常情况下都会采用纸质介质进行数据的归纳整理，使用的分类单位通常情况下为“件”或者是“卷”。纸质档案受到取缔是历史发展的必然趋势，也是社会高效发展的必然需要。档案管理部门的工作人员所需要做到就是将原先的工作重点内容进行转移，将原本的搜集工作的管理程序等，逐渐转变为数据信息的监测工作面，确保云端信息的精确度和安全性，并及时进行数据整理分析工作。所有工作都会产生更高的效率，社会的发展也会因此加快进程。

3.2 大数据技术对档案价值的提升

以往的档案管理工作在进行过程中，主要应用纸质档案以及电子文档信息实现对数据的整理和分析，档案在传统的工作模式中始终处于被动利用的状态。多数情况下只能被存储到档案柜或者是计算机系统当中。其中所包含的数据信息很少得到专业技术人员的分析及总结，难以彰显出其应有的价值。通过对数据信息的总结和分析，以及云计算技术的应用，能够及时搜索出工作人员所需要的信息，并对其进行关联或者提取处理。通过对数据信息的挖掘和处理，让原本抽象的数据信息能够发挥其实际存在的价值。这能够在最大限度上展现出大数据技术所能够具备的划时代意义。

4 大数据技术影响下档案管理工作的重点内容

面对大数据技术的发展趋势，档案管理工作者面临着更多方面的挑战任务。在面对大数据技术带来的挑战后，相关工作人员进行工作模式转型的时候需要更加迅捷，这样才能够积极应对所有的挑战机会。为了能够帮助相关工作人员更好地适应新时代的基本要求，笔者主要提出了以下几个方面的具体工作方案。

4.1 创建新型工作理念

档案管理领域的工作人员需要及时進行工作方式的革新，积极转变自己原有的心态，进行思想层面的解放，让每个员工都能够有更多的机会施展自己的才华，有机会利用自己智慧解决相关的管理工作问题。管理人员需要将工作眼光放得长远一些，及时进行工作方式的革新，积极利用工作之余时间研究与大数据相关的技术领域知识，并结合企业的实际需要，思考如何将大数据技术更好地融合到档案管理工作当中。在实践工作中也要充分展现自身的思想理念，进行大胆创新，让每个员工都能够充分意识到大数据技术所具有重要价值，每个员工都可以在执行工作任务的时候积极利用大数据技术，让所有的员工都能够在这样良好的工作氛围中实现对大数据技术的灵活掌握。

4.2 强化对人才的培养

当前形势下，企业内部档案管理工作人员的总体质量良莠不齐，很多人员并没有经受过专门的训练，对于档案管理工作内涵缺乏足够的领悟能力，在执行工作任务的时候经常会出现一些列的差错，导致工作效率是极为低下的，公司整体的运行进度都会因此受到严重的影响。在大数据技术不断得到重视的当今社会，管理人员如果不具备足够的专业水准，将导致企业受到较大的经济损失，很多决策也难以在较短的工作时间得出正确结论。这将不利于企业的顺利发展。因此，企业需要积极引进专业型的技术人才，让大数据工作都能够在崭新的社会环境中获得高效利用。同时也需要对现有的工作人员进行多方面的培训，这样才能够保证现有的人力资源能够获得优化，让企业内部能够时刻保持较好的生机活力。

4.3 强化档案宣传活动

为了能够让每个员工能够在内心深处意识到大数据技术对于企业发展的重要价值，企业管理人员需要抓紧每一次能够进行大数据技术宣传的机会，在国际档案日当天或者利用讲座宣传的形式讲解大数据技术当中所具有的深刻含义。为了能够加深员工对于此种技术的印象，管理人员还应该及时组织员工参与到相关的社会活动中。这样，所有员工都能够在实际工作中意识到大数据技术所具有的价值。同时也能够对档案管理工作的重要性具有更加深刻的印象，并能够积极配合相关工作人员进行数据收集。

5 结束语

综上所述，随着大数据时代的到来，企业在执行各种任务的时候需要进行多方面的考虑。尤其在面临档案管理工作的时候需要加以多方面的考虑，及时察觉到自身存在的不足之处，将原有的管理技术水平加以精细化地完善。相关的工作人员一定要积极面对随之而来挑战，积极提升自身的专业水准，将档案管理工作进行进一步地精进，促进企业的顺利发展，让企业能够在复杂的经济环境下获得良好的发展前途。

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作者简介：林梅（1967-），女，四川成都人，本科，馆员，研究方向：企业档案管理。