科研单位搞好档案数字化建设的思考与实践

2020-11-03黄艳彤

经济视野 2020年13期

文| 黄艳彤

科研单位搞好档案数字化建设的重要性

科研单位档案的整理和管理在较多档案管理工作中属于比较复杂的一项，档案数字化就是利用新型技术缩短档案整理的时间，并且可以节省一些中间人工，从而工作效率也会提升（图1）。在这样的工作流程当中，哪怕是涉及内容非常广的科研成果形成的档案，也可以省下很多人工处理的时间。将这些信息量较大的档案在数据库中保存，有需要的时候可以进行反复的查看，这样一个纸质版档案转化为电子版档案的过程，不光可以提升科研档案工作的服务质量和水平，还可以将很多科研活动的工作效率也进行提升。

图1

加强科研单位档案数字化建设的措施

（1）将数字化档案建设标准建立。数字化档案的管理和以往传统的纸质档案管理有很多不同点，不能够将传统管理标准直接应用到数字化档案当中，需要重新建立符合数字化档案管理的标准。建立数字化档案的标准，其中主要建设的内容就是对数字化档案的收集、整理、归档已查询等日常的管理。在档案生成的时候还需要对生成、归档的时间进行标注。在这样具有标准体系的数字化档案管理中，不光可以让投入的人力和财力有效的利用，还可以推动档案工作的开展和发展，将一些不必要的流程省略，提升工作人员的工作效率，也为借阅档案提供更高质量的服务。在进行纸质档案转化为电子档案的过程中需要严格按照相关的制度进行转换，档案当中别的主题词要统一，并且档案中主次主题都需要有相对的指引，这样可以让数字化档案更加的科学合理，也可以在查阅档案的时候更加方便快捷。（2）建设数字化管理的安全防范机制。安全防范主要是对档案的使用和管理进行一个权限的限制，也要对这些科研项目的档案资料进行监控。现阶段的档案都在使用数字化储存的办法，对于借阅档案的人员必须将权限划分清楚。如果是保密级别或者是安全级别高的档案，工作人员需要在必要的情况下将这些档案进行文件的加密和防泄漏等工作，必须要使用网络监控技术对这些档案进行实时的监控，一旦发现问题就追溯源头找到问题的根本从而防止档案被泄露和盗取。除此之外还需要定期检查计算机是否有中病毒或者是黑客攻击的现象，在日常也要对此进行预防，保证电子数据库的安全防止将科研成果等档案泄露和丢失。（3）加强档案工作人员的培训和设备的投入。想要搞好数字化档案的建设，加强工作人员的培训和设备的投入是建设的基础，需要硬件和软件一起投入进去。硬件所说的就是更换档案工作中所使用的设备，例如计算机等，软件所说的是，计算机当中的杀毒软件或者是数据库等。这样软件和硬件的强强联合，才可以保证数字化档案建设顺利开展。在这样的基础上加强对人员的培训，让他们学会使用计算机当中的每一项内容，增加档案工作队伍的综合素质，从而提升档案管理的效果和服务的水平。（4）将数字化档案数据库建设。对于电子档案来说，数据库就相当于之前摆放传统纸质档案的档案室，也只有将数据库建设好才可以顺利开展档案数字化工作。在建设数字化档案数据库的时候需要根据纸质档案中的编号进行设定，这样才可以保证档案的一致性。在建设数据库的时候需要做好以下几点：第一，对于新收集的数字化档案需要及时的进行归档处理；第二，对于已经保存到数据库的档案需要定期的查阅维护，将缺少的内容补充进去，如果有受损的档案需要在第一时间进行修复；最后，将已经归到数据库当中的档案进行分类，让需要查阅的人员更快捷的查阅，以免耽误工作进程。在数据库建设之后，工作人员也可以将数据库当中所保存的内容使用局域网共享，将这个科研成果和资料及时的共享给所需要的科研人员供他们查看。值得注意的是，在局域网中共享科研数据需要保证数据的准确性和完整性，也不要让不法分子在共享的过程中寻到可以趁机盗取档案资料的机会。