工程建设项目档案数字化中介服务问题及有关建议

张月萍

摘 要：本文结合杭州工程建设项目档案开展情况，对工程档案数字化中介服务工作进行了简单介绍，并对当前工作中存在的一些问题进行了讨论和研究，提出了一些解决对策和建议，希望能够为档案中介服务机构的工作提供一些参考，进而为工程建设单位提供更好的档案服务。

关键词：工程建设项目;档案数字化;中介服务

对于工程建设项目来说，档案工作的开展是重要的环节之一，档案的质量与工程项目的竣工验收以及备案等方面有著密切的联系。随着现代信息技术的不断发展以及“互联网+”概念的提出，数字化媒介载体作用越来越突出，杭州市工程建设项目档案在“最多跑一次”改革工作中逐步实现了工程档案数字化工作，采用“工程档案网上预验收”形式，依靠“电子文件接收系统”对工程档案预验收流程进行了再造，以实现了工程建设过程与档案形成过程的同步，将档案验收工作前置到工程推进的各个环节，分阶段进行电子文件预验收，有效提高档案验收工作效率，并快速形成并满足电子档案查阅功能，使工程建设档案工作更加便捷和人性化。

为了更好的贯彻落实城建档案部门的“工程档案网上预验收”项目，多数工程建设单位会通过选择档案中介服务来将相关档案数字化工作进行外包来保障档案数字化的质量和效率。本文对工程档案数字化中介服务工作进行了探究和讨论，希望能够为档案中介服务机构的工作提供一些参考，能够为建设单位提供更好的档案服务。

1 工程档案数字化工作中介服务概述

档案数字化是指将档案内容通过一定的技术手段转化为数字化的电子档案的形式，并在此基础上提供档案信息的储存、组织、检索、维护等相关工作。工程档案数字化中介服务则是由专门的中介服务结构为工程建设部门提供相关的档案数字化服务，通过自身较好的专业素质能力来协助工程单位做好档案工作。

电子档案相较于传统纸质档案的显著优势促使着各个行业不断推进档案数字化工作的开展，杭州城建档案部门“工程档案网上预验收”项目的提出便是一个重要的表现。不过在实际的档案工作的开展中，不少企业单位本身的业务重点不是档案工作，从而导致其在档案数字化的进程中会存在着较多的问题或缺陷，无法保障档案数字化的质量以及数字化下的良好管理或者数字化成较高。因此，档案数字化中介服务在这一背景下获得了良好的发展，其能够专业的档案数字化人员、高性能的档案采集设备为有相关需求的企业单位提供全方位的档案数字化服务。

2 工程建设项目档案数字化中介服务中存在的问题

2.1 对“工程档案网上预验收”项目相关政策、要求的解读不到位

在“工程档案网上预验收”项目的实施背景下，档案中介服务机构为工程建设单位提供档案服务的最终目的是协助其做好档案管理，帮助其通过验收工程，进而保障工程项目的顺利进行。然而当前部分档案中介服务机构或者机构中的部分人员对于“工程档案网上预验收”项目的相关政策、要求没有进行认真、详细的解读，导致其在工程档案数字化工作的开展中没有严格按照相关的规范、要求进行，影响了工程档案的验收通过，对于工程建设单位和中介服务机构造成了较大的损失。

2.2 档案中介服务机构与工程建设单位之间的沟通协调不畅通

在档案中介服务机构为工程建设单位提供档案数字化服务的过程中，双方必须要做好相应的协调和沟通工作来保证档案数字化的顺利进行。然而当前在工程建设单位与中介服务机构之间的沟通协调环节上还存在着一定的困难，其主要表现为双方对于档案数字化的专业认知上的差异，进而出现了工程建设单位对于档案服务机构的工作流程不熟悉，无法提出有效的工作意见，中介服务机构则对于工程项目情况不了解等现象。

2.3 工程建设单位对工程档案中介服务内容约定不够完善

工程建设单位在委托档案中介机构服务时，主要以完成项目档案主管部门验收为目的，其在服务内容约定过程中，以城建档案移交目录为准，容易忽略城建档案验收清单以外的工程资料服务，如建设单位在项目管理中的往来函件、监理日记、房产测绘等重要项目资料，容易在项目竣工投用后的资料查阅阶段出现部分资料未归档、遗失等问题，与建设单位工程项目资料的全过程管理要求有一定的差距，对于项目投用后，部分资料的查阅等带来一定困扰，容易出现遗失、未归档等情况。特别是工程建设单位在部分重大项目实施中，容易出现合同纠纷诉讼案件，对于项目过程资料的原始凭证查阅需求较大，项目资料归档内容不全面、不完善的不利因素较为突出。

2.4 工程建设项目档案的安全性承诺和保障有待加强

对于工程建设单位来说，工程档案中的部分内容需要进行严格的保密，档案中介服务通常会通过与建设单位签订保密协议来保障档案的安全性、保密性。不过在实际的工作开展中，即使签订了保密协议也不能够完全的保证信息不被泄露，例如部分缺乏职业道德的工作人员通过泄露档案获取不正当利益。档案中介服务机构如何做好档案安全性承诺，使工程建设单位能够提高对自身的信任是一个重要的问题。

3 工程建设项目档案数字化中介服务的相关对策建议

3.1 深入解读“工程档案网上预验收”项目的相关政策，规范工程档案数字化工作

档案中介服务机构要想良好的达成帮助工程建设单位档案通过验收这一目标就必须要对“工程档案网上预验收”项目的相关政策、要求进行认真、详细的解读，并将其落实到实际的工作当中。一方面，档案中介服务机构在提供工程档案数字化服务前要组织相关管理人员以及技术人员对“工程档案网上预验收”的相关政策进行学习，并总结政策中对于数字化档案提出的各项要求、标准和规范。另一方面，要将工程档案数字化的相关标准、要求转化为工作制度和工作流程落实到具体的工作当中，保证相关标准、要求的实施具有足够的强制性，进而为工程档案数字化规范性提供有力地保障。

3.2 在档案数字化部门中成立专门的沟通、协调小组，负责与工程建设单位进行对接

为了保证工程档案数字化工作的顺利进行以及工程档案能够全面反映工程情况，档案中介服务机构可以从负责该工作的部门中直接抽调1～2名技术人员与机构其他相关部门成立专门的沟通、协调小组，实现档案数字化工作与工程建设单位的良好对接，避免因沟通环节、层次过多而出现信息传递谬误的情况。

在沟通人员的选择上需要其具有良好的档案数字化工作能力以及对工程项目相关知识的了解，能够综合工程状况以及档案数字化实际情况进行分析，同时还要具有良好的沟通技巧能力，从而保证其与工程建设单位之间的沟通协调顺利进行，为工程建设单位以及档案数字化工作提供良好的意见。

工程建设单位对于数字化档案中介服务内容约定时，应全面、系统考虑数字化归档需求，归档内容应大于等于城建档案职能管理部门要求的移交归档清单，并在服务合同中予以明确，可有效实现项目全过程档案的数字化归档目的，将为投用后各类项目资料查阅带来极大的便利性，实现档案作用最大化。

3.3 积极采取多种措施，最大程度上保障工程档案的安全性和保密性

针对工程档案数字化中介服务中档案的安全性、保密性的问题，档案中介服务机构主要可以从以下几个方面采取措施。第一，要加强对中介服务机构相关人员的职业道德、思想觉悟等方面进行提高，通过结合思想政治教育等工作使其认真对待自身岗位，严守自身的职业操守。第二，要在档案中介服务机构内加强法律宣传教育，提高相关人员的法律意识，使其意识到自身做担负的责任以及造成档案泄露会承担的后果。第三，要加强对档案安全性相关责任的落实，对档案的采集、整理、数字化等环节进行精细化的责任划分，保证在档案出现安全性、保密性方面的问题时能够将责任追溯至具体部门及个人。第四，要做好中介服务机构内的档案安全建设，包括软件系统、硬件设施、网关等方面，严格禁止档案处理设备与外部网络或外部储存硬件连接，做好硬件设施的安保、维护工作，加强对办公区域的网络监管、视频监控等。第五，要与工程建设单位加强合作，邀请建设单位派出安全人员到中介服务机构中进行档案数字化工作的监督，既能够为档案安全性提供保障，同时又能够对工程建设单位进行良好反馈，提高其对中介服务机构的信任。

4 结语

综上所述，针对当前在工程建设档案数字化中介服务中存在的一些问题，档案服务机构要积极采取有效措施，通过加强对相关政策的解读，完善制度建设，加强与建设单位的沟通协调，完善档案安全性保障工作，从而为工程建设单位提供更好的档案服务，帮助其通过档案网上审验，实现双方的“共赢”。

参考文献

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