浅析新形势下文书档案管理工作创新路径

谢岩

摘 要：基于新形势背景之下，文书档案管理工作逐步受到相关工作人员的高度重视，文书档案记录了一个单位或是组织详细的工作情况，这些资料能够为该组织长期发展提供有价值的参考意义。因而，采取相关措施来有效做好文书档案管理工作十分有必要。基于此，本文将结合新形势、新技术背景下来探究文书档案管理工作创新路径，以期促进文书档案管理工作顺利开展。

关键词：新形势;文书档案管理;创新路径

文书档案记录着一个单位或是集体的珍贵信息，既包含工作历程、有价值的项目参考信息等。因此，基于新形势背景之下，更应当就传统文书管理工作进行分析，来有效采取创新路径弥补以往传统文书档案管理工作所存在的弊端。进而，有效提升文书档案管理工作质量，为企业或是集体获得可持续长远发展提供更有价值的参考意义。

1 新形势下文书档案管理工作创新重要意义及必要性

在以往传统文书档案管理过程之中，通常借助纸质文书档案进行汇总分析，根据档案内容的时间、内容、项目、单位等要素分门别类存放，设定保管期限表，当查找某个文书时，需要根据文书所属的类目人工进行找寻查阅与分析。因此，传统文书档案需要耗費较多的人力、物力，并且存在工作效率较慢的情况。基于新时代背景之下，大数据技术以及其他现代信息技术的应用为当前的文书档案管理工作提供了必要的技术支撑。对于各大单位以及集体而言，更应当抓住新形势之下的各种契机，来有效开展信息化文书档案管理工作，规范单位或是集体的文书档案管理工作，借助电子检索等高效率、高质量的方式来开展管理工作，进一步发挥文书档案管理在工作当中的重要意义。

因此，在新形势之下，为更好发挥文书档案在单位中的重要意义，相关档案管理人员应当积极结合新技术来将人事、财务、行政、合同等多种文书类档案进行有效规制，来为公司更好的做决策提供有价值的参考意见以及发挥文书档案本身的重要价值。除此之外，面对各单位文书档案数量的逐步繁多以及难度的逐步增大，档单管理人员也应当借助更为丰富的载体以及创新的管理手段来提升档案管理效率，在先进科学知识以及技术操作技能加持之下，提高管理人员的业务能力与素质，为社会和单位发展提供必要的信息支撑。基于此，可以看到积极开展档案管理工作对于企业发展而言十分有必要。

2 新形势下文书档案管理工作具体创新路径

2.1 前期：建立文书档案管理系统

基于新形势背景下，为有效开展文书档案管理工作，需要建立更加科学、系统的文书档案管理系统。在办公自动化普及的今天，单位或是集体更应当加大电子文书档案的比重来做好单位文书档案管理工作。因而，相关工作人员有必要借助信息化的设备在归档、资源查询以及借用等方面来构建系统的文书档案管理系统，来在短时间内做好文件的生成、输入、存储等各项工作，确保单位的纸质文书档案能够借助电子文书的形式进行整理。而通过双系统管理的建立与完善，也能够进一步保证该单位文书档案信息资源的安全性，为市场经济和社会发展提供更有价值的信息资源服务。在文书档案管理前期工作中，可以根据年度保管期限等进行编号及分类，来有效做好前期的检索工作，为后续文书档案管理保密性以及工作人员查询提供便利。

其次，相关工作人员也应当做好企业办公自动化系统与文书档案管理系统衔接工作，加快企业文书电子档案的建立，进而使得专业性的人才为文书档案管理工作提供更加有效的帮助，提升档案文书管理工作水平。最后，相关档案管理人员还应当优化文书档案利用服务，借助数字档案馆的建设来进一步提高文书档案的利用效率，通过软件、硬件设备的保障来为资源库的扩展提供技术支撑，并借助培训专业知识过硬的管理人才来有效提高档案管理效率，做好目录数据库、全文数据库及电子文档的收集及归档的前期工作。

2.2 中期：创新文书档案管理模式

在文书档案管理中应当将创新管理模式常态化，来积极借助信息技术提高文书管理效能，并且借助管理模式的创新来提升文书档案管理质量与效率。具体而言，档案管理部门可以借助区域网来创建自身的文书档案网站，通过开放式的系统来让工作人员及时上传文书档案相关的信息，为更多公司员工提供更加便利的搜索体验;之后，在创新文书档案管理模式过程之中，也应当是使得人员培训常态化，通过创新方式的开展来让工作人员掌握更多的文书档案管理的新手段、新模式，来减轻文书档案管理负担以及提升文书档案管理的完整及精确性。而主管部门也应当将档案进行细致分类，借助排序、编码等工作来使得文书档案更加具有条理性;还可实行档案负责制，对于文书档案的每一个岗位都应当明确其工作职责。

除此之外，还应当根据本单位的实际情况来加强数字档案资料建设以及档案信息安全管理，并且充分开发和利用文书档案资料为更多单位人员进行信息查询提供便利，也为公司领导层做决策提供有价值的参考。比如，在本单位人工立卷过程中，立卷人需要根据自身的理解对各类文件进行有序分类，但是由于个人主观性的差异，会使得同一个文件的分类不尽相同，影响档案案卷管理的质量，为今后工作带来不便。因此，可以借助新的《归档文件整理规则》来借助计算机检索软件有效降低人为因素，在档案管理过程中既能够充分发挥现代信息技术管理优势，也能够真正实现简化档案管理手段、深化检索的档案管理目的。

2.3 后期：融入文书档案风险意识

在新形势下文书档案管理与建设过程之中，也应在管理后期融入风险管理意识，使得文书档案工作能够实行常态化、持续化发展。具体而言，在文书档案管理过程中，应当根据实际情况加大对于档案管理安全性的执行力度，借助细节管理来加强文书的档案查阅与登记工作强度，同时根据文书档案的细节管理来编制文书档案统计简表，通过电子形式记录登记表和档案借出归还情况来保证文书档案的规范管理。除此之外，例如，在目前单位构建文书系统过程之中，还可以借助网络防火墙等网络保护模式来构建绿色网络环境，降低网络不安全性所带来的文书档案泄露以及恶意删改等情况，而通过防火墙隔离模式等的应用，也能够对于各类文书档案信息的安全性提供保障。

例如，可以借助微缩等技术手段来将文书的关键字迹模糊掉，把手写印记或是有印章的文书档案转化成具有图像性质的网络电子文件，来有借助电子方式减少文档储存空间，并通过验证以及备份等模式来防止文件失真，进一步增强文档的保密性。除了技术的加入之外，也应当通过人为干预来做好文书档案后续的风险管理工作，当文书档案管理过程中出现失误，相关工作人员应当及时发现问题、整改问题，并让工作人员按照严格的奖惩以及值班制度来有效提高工作效率。例如，档案管理工作人员应当采取相应的方式来区分密级与非密级文件，按照一定分类依据进行规制，通过登记库的使用来有效进行区分与保管，并且在机关密集文书档案管理工作过程之中，更应当借助高度保密等相关的原则来取得档案服务机构备案证书，并采取专人全程监督执行保密协议等做好登记交接手续，真正保证密级文书档案的完整与安全。

3 结束语

总而言之，文书档案管理工作较为复杂、专业，档案管理人员应当具备更强的责任感与过硬的专业知识。基于新形势背景之下，各单位管理人员也应当积极借助现代化技术来助力文书档案管理工作的开展，通过创新与优化目前的管理模式，对以往文书管理过程中存在的问题进行有效改进，来进一步提升档案管理质量以及效率。进而，为单位或是集体后续发展提供有价值的信息资源支撑。

参考文献

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