大数据时代企业档案信息化建设研究

郑倩茹 王锦荣

摘要：大数据时代通过对海量数据的快速收集与挖掘、及时研判与共享，成为支持社会治理科学决策和准确预判的有力手段。建立大数据中心，及时搜集、实时处理数据信息，为科学决策提供坚实基础。如今，大数据存在于各行各业，传统的纸质档案管理模式已经无法满足新时代档案信息利用需求，所以只有加强档案信息化建设，才能与大数据时代接轨。

关键词：大数据;信息化建设;企业档案

一、企业档案信息化建设的必要性

1.1档案信息规模急剧扩张

企业档案管理工作中，传统的纸质档案管理方法已无法适应企业信息化发展的需要，不能及时有效地对企业的经营决策提供参考作用。企业信息化管理中大量产生的电子文件已成为企业生产运营数据的体现，此类电子文件的数据量大、格式多样，包含文档文本、图片图像、音频视频等，如何从价值密度低的这些文件中快速检索，实现价值的提纯，仅仅依靠传统的档案系统是无法满足的，因此，为了实现档案数据信息的参考作用，企业只能运用云计算等新型信息化技术进行档案管理工作。

1.2办公自动化改变了档案管理的工作环境

科技的发展导致办公自动化逐渐取代了传统的企业办公方式，改变了原本的工作环境。现阶段，企业可以运用数字化、信息化技术实现OA系统与档案系统的对接，自动归档电子文件，能够通过互联网技术实时传递和存储数据信息，实现档案数据信息采集、处理、分析及整合的动态工作模式。

1.3档案信息资源的重要性不断提高

传统的档案管理环节，包括取阅、证明、整理、编研等，档案管理与应用费时耗力，已无法满足现代企业不断加快的工作节奏，不能实现档案信息资源利用即时、高效、集成、共享的工作需要。信息化的档案管理模式，能够实现档案信息的高效整合，能够实现海量数据的分析应用和资源共享。

二、当前企业档案信息化建设存在的问题

2.1整体规划不够完善

一些企业一味地盲求所谓的现代化建设，过分夸大信息化，在实施档案信息化管理工作时，并未根据企业发展的真实状况，科学恰当地构建档案信息化体系。在工作过程中既没有做好前端的管理控制工作，也无法保障各项业务体系的有效承接，进而很难达成对档案汇集的全程化监管，致使所谓的档案信息化建设秀而不实，无法真正发挥有效的作用。此种状况下，也会在不同程度上影响企业的工作质量和效率，给企业造成不小的经济亏损。

2.2缺乏科学的信息化标准

伴隨信息技术的不断发展，大部分企业针对档案管理事务早已开始运用现代化的信息科技，然而就现阶段而言，信息化建设依然处于初步发展时期，远未发展成熟，还存在着诸多没有解决的问题。在企业档案信息化建设中，还没有一个统一的标准，管理工作较为随性，最根本的原因在于企业间的互动与沟通不协调，协作观念淡薄，资源共享化水平远远不够。于企业内的诸个部门而言，相互之间过于分立，未能于信息化建设过程中构建一个有效的结合体，档案信息化体系很难充分发挥自身的作用。

2.3安全性较低

企业的各项档案信息，通常囊括了海量的企业机密信息，此类信息若是不小心流出将导致企业经营信息泄漏，将给企业带来不可预估的安全隐患和财产损失。就现时期而言，一些企业的档案管理者缺乏强烈的安全观念，未能落实好企业档案信息的安全防护工作，导致档案管理系统容易遭到一些违法分子的恶意攻击窃取，引起机密信息的泄漏，这于企业来说是不小的冲击。

三、大数据时代企业档案信息化建设的具体措施

3.1优化企业档案信息化管理系统

其一，企业应当结合自身现实运营状况强化档案信息化管理工作，构建完善的企业档案信息化管理系统，拟定具体明细的管理宗旨和监管程序。其二，应当及时主动地运用优秀的互联网科技，逐步优化档案信息资源库，踊跃研发相应的技术软件，做好资源库的完善革新工作，与此同时，还需要构建完整高效的档案信息化管理机制，对企业诸项档案数据信息实行联合性的监管。其三，依照企业的真实诉求，合理购置信息资源库及档案信息管理体系，增强有关软件、程序的管理性能，提升档案数据搜索、查找的效力，为有效地运用企业档案信息资源提供优良的保障。

3.2构建高素质的人才队伍

促进企业的诸项档案数据蜕化为重要情报信息的一项不可或缺的前提便是要具备一支优秀的企业档案信息化人才队伍，由最初始化的数据逐步升华为有用情报信息的历程中，诸项信息间的相关性已并非仅仅是技术层面的课题了，很多相关信息唯有依靠经营、管理、销售等领域的专业人才方能辨别。由此可见，档案管理工作需要依靠掌握各领域知识的综合性人才，可以从下面两个角度来进行研讨：其一，借助同高校合作的形式培育优秀的人才。各高校是各领域人才输送的最重要通道，依靠同高校合作专向培育高素质的档案信息化工作人员。其二，借助各式各样的培训来提高员工的综合素质，企业应当定期按照规划方案，指向性明确地面向企业内所有现役的档案管理员工开展专业化的活动培训。大数据背景下的档案管理工作迎来了诸多全新的挑战，因此除了需要强化工作人员的计算机操作技能、数字化技术应用能力，还应当强化对于政府方针政策、法律规定、企业运营程序等内容的研习，全面提升从业人员的各项素质。

3.3严格拟定档案信息化建设的详细标准

在开展档案信息管理工作时，针对大量档案信息资料的整合、保存、交接等工作应当制定统一有效的规定，精准地把握好档案信息管理的详细秩序和方式。同时，还应当重视电子档案的开发和经管，严格管控好档案信息的搜集和整理准则，抓好遴选工作，对企业档案信息进行统一管理。除此以外，还应当大力推动企业档案信息化技术的标准化应用，制定详细明晰的软、硬件设备应用的标准，增加有关资源的使用率，强化企业档案信息化建设的整体水平。

四、结语

综上所述，在整个市场经济大环境下，对企业档案进行信息化建设，是大数据时代不容置疑的需求，也很契合时代发展的规律。档案管理人员应转变思想观念。与此同时，企业自身也必须完善现有的档案信息管理系统，或重新建立一个新的更为完善的档案信息管理系统，如此方可促进企业的发展，从而体现出档案管理在企业发展中的价值，从根本上提升企业效益。

参考文献：

[1]方爱明.大数据时代企业档案信息化建设初探[J].中国管理信息化，2017（18）：154-155.

[2]赵珺.大数据时代高职院校档案信息化建设研究[J].档案与建设，2016（12）：28-30.

[3]张英奎，王飞，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设[J].北京化工大学学报（社会科学版），2014（3）：32-36

（作者单位：国网甘肃省电力公司庆阳供电公司）

作者简介：郑倩茹（1990.11.18），性别：女，籍贯：陕西渭南，民族：汉，学历：专科，职称：助理工程师，研究方向：变电运检、文书及档案管理。