数字化下的企业档案管理模式探微

袁晓霞 王锦荣 刘晓娟

摘要：档案是企业发展中的无形资源，是为企业未来发展提供借鉴与指导的宝贵财富。档案管理是每个企业管理工作中必不可少的一项内容，借助档案企业可以随时了解自身过去生产、经营历史，若能开展高效档案管理工作，企业将能收获明显的经济效益。就现在档案管理现状来看，很多企业仍然采用传统的管理手段，忽视社会变化，未意识到现代档案管理工作应满足数字化时代发展需要，导致档案管理工作比较落后，未能在企业发展期间发挥有效价值。对企业档案管理工作者来说，如何在数字化时代下开展档案管理，让档案管理为企业实现现代化建设带来助力。

关键词：数字化;企业;档案管理;模式

很多企业未认识到新时代下档案管理工作对企业发展的促进作用，仍然采用传统档案管理模式，认为档案管理只是一项以对信息进行记录和保存为主要内容的工作，大部分企业开展档案管理工作只是为了在必要的时候能够将资料当做凭证。但是随着社会不断朝着数字化、网络化方向发展，各类先进的自动化化管理工具开始被应用于档案管理工作中，在数字化时代下企业档案管理工作已经逐渐实现了从传统模式到资源信息管理模式的转变，企业档案管理工作渗透到每一项企业活动中[1]。为进一步发挥企业档案的价值，企业档案管理工作者应努力创新管理模式与手段。

一、数字化下企业档案管理模式的不足

（一）管理观念落后

许多企业仍然采用传统手段开展档案管理工作，管理观念比较落后。很多企业档案管理工作者以及企业领导者都未认识到档案管理与企业发展之间的联系，忽视档案管理的价值，对档案管理的真正内涵并不了解，很多人认为企业档案管理工作就是简单的信息录入与整理。事实上企业档案管理是企业实现现代化经济建设中一项重要工作内容，只有改变传统落后观念，不断创新管理模式，才能发挥其真正价值。

（二）保密性较低

企业档案涉及多项内容，不仅包括企业发展历程中各类机密性文件，还包括了企业员工的隐私信息，是整个企业最为重要的信息资源。数字化时代各类信息工具层出不穷，一些病毒软件会对企业档案信息库造成破坏，企业信息会发生泄漏。再加上负责企业档案管理工作缺乏详细制度，很多企业人员在没有制度的约束下会随意开展信息查询工作，企业档案管理安全性大大降低。

（三）管理人员水平较低

数字化下，企业档案管理工作逐渐朝着自动化、数据标准化方向发展，这样的转变使得负责档案管理的工作人员面临了新的挑战[2]。这意味着数字化下的档案管理工作人员需要掌握更为丰富的管理知识与信息化技能，能够熟练应用各种自动化办公设备。但就目前企业档案管理工作人员安排来说，大部分都不具备专业的管理技能，对各种现代信息设备不能有效运用，导致企业档案管理工作效率较低、秩序较差。

二、数字化下企业档案管理模式的创新手段

为实现企业现代化信息建设，开展高效率的企业档案管理工作，在明确目前企业档案管理工作中存在管理观念落后、管理保密性低以及管理人员素质水平较低等问题后，要实施针对性解决策略，努力实现档案管理模式的创新与改革。

（一）树立正确的企业档案管理观念

数字化下，各种网络信息技术发展速度较快，企业应及时认识到时代的变化，努力转变企业档案管理模式，积极实现企业档案自动化管理。数字时代下，企业档案管理工作不仅要负责传统的纸质资料外，还要管理录音、录像以及照片等新型电子信息。为提高档案管理工作效率，企业可尝试使用现代计算机网络信息技术，利用计算机网络管理企业档案，结合企业实际发展需要，调整档案管理模式中的一些不足。

企业在开展档案管理时，一定要清醒地认识到企业档案数字化管理并不简单的是使用现代信息技术工具管理企业资源，也不是利用传统管理手段处理网络信息资源，而是要充分发挥现代信息技术工具的优势，改变传统管理模式中的一些明显不足，实现传统的实体文档和数字化下网络信息资源管理的平衡。企业要扩大对档案管理工作的宣传，向每一个人强调档案管理工作的价值与意义，这样才能使企业档案管理工作获得进步。

（二）制定完善的企业档案管理制度

大部分企业在开展档案管理工作时都是从部分迈向整体，很少有企业会制定整体的档案管理工作规划，这就造成在實际档案管理工作中常常出现某个管理系统与其他管理系统标准不一致，档案管理工作遇到很多障碍。在过去的档案管理工作中，各个部门之间缺乏沟通，信息交流不及时，管理难度较大，比较混乱。所以为使档案管理工作有序开展，企业应在遵循国家与行业相关法律法规的情况下，根据自身机制制定科学、系统的档案管理工作制度[3]。企业行政主管部门应充分发挥该部门的领导作用，将档案管理工作纳入整体管理计划中，加大管理力度，设立相应的考核机制，以便负责档案管理的企业人员能够认真对待工作。行政主管机关应及时了解档案管理工作现状，及时给予该部门人员工作指导，以便制定更加符合企业发展需要的档案分类体系，使得档案能够为企业发展提供借鉴价值。为保障档案管理工作合法合规，要向企业积极普及《档案法》相关规定。企业领导人员以及档案管理人员能否以现代目光对待档案管理工作决定着档案工作是否可以实现长远稳定的发展，强调现代化管理意识是企业管理中的重要内容。

（三）改进管理设备与管理技术

数字化下档案管理工作质量与管理设备、管理人员水平有紧密联系，为保证企业档案管理工作顺利进行，企业要使用先进设备开展档案管理工作，建设优秀的企业档案管理工作队伍。在档案管理工作中，企业一方面应扩大资金投入为管理部门引进现代化信息技术设备，进一步提高档案管理效率。另一方面要积极开展档案管理人员培训工作，提高准入门槛，招收专业的管理人员负责工作。通过培训让管理人员能够不断丰富个人的知识储备，提高个人使用现代化信息技术工具的能力。

三、结束语

企业自身应充分认识到档案管理工作的价值，意识到良好的档案管理工作可以为企业发展提供借鉴。企业各级领导以及工作人员都应养成正确的档案管理意识，制定科学合理的制度保证档案管理工作有序开展，扩大资金投入引进新的数字化设备、构建优秀的管理团队，只有这样企业档案管理才能努力适应数字化时代的变化，获得长足发展。

参考文献：

[1]关允静.大数据背景下企业档案管理工作的创新模式解析[J].中外企业家，2020（10）：142-143.

[2]王宁.信息化背景下企业档案管理与服务模式的革新策略分析[J].智库时代，2020（06）：41-42.

[3]赖力强.信息化环境下企业档案管理与服务模式创新研究[J].办公室业务，2020（02）：186-187.

（作者单位：国网甘肃省电力公司庆阳供电公司）

作者简介：袁晓霞（1972.05.05），性别：女，籍贯：甘肃镇原，民族：汉，学历：本科，职称：电力技术工程师，研究方向：变电运检、技术监督及企业档案管理。