大数据时代下的档案工作措施

刘大群

摘 要：信息化的发展以及数据化内容的出现，使得企业档案管理工作也需要结合当前技术的发展现状进行细化和改革，充分凸显出大数据的优势，提升档案管理效率，为企业发展提供相应的数据和信息基础。本文主要对大数据时代下档案工作管理现状进行分析，并提出相应的工作措施。

关键词：大数据时代;档案工作;现状;工作措施

档案对于社会群体组织以及个人来说都具有重要作用，随着时代发展，档案管理工作的要求不断提升。从当前大部分企业的档案管理工作来看，涉及到的档案内容多，存储时间久远，导致管理难度加大，因此档案管理人员必须要结合科技发展情况，加强现代档案管理学习，完善档案管理方式。大数据时代下，通过信息技术的有效应用，能够建立企业档案数据库，提升档案管理的效率，保证管理的安全性和完整性，提升档案管理效率。

一、大数据时代下档案管理的转变

（一）档案管理理念

大数据时代发展下档案管理人员必须要注重理念的转变，加强对档案数据存储的认知，并认识到档案管理的服务性，从传统纸质到云端存储，都需要保证数据资料的完整性，同时降低人力、物力成本和消耗，并保留数据价值。随着企业发展档案信息量不断增加，必须要保证服务更加全面和优质，为档案使用者在档案检索和借阅中提供更便捷服务。档案工作服务的主动性和有效性能够充分满足档案使用者的需求，并为档案价值的发挥奠定基础，提升档案管理能力和效率。

（二）档案信息采集与处理

大数据时代发展下可以通过网络平台构建数据渠道，并加强对档案中有价值的信息进行搜集，加强对数据种类和数量的丰富，并对档案归档和查询的流程进行简化，通过对这些信息的分类整理，建立相应数据库，为后期查阅提供方便，实现对档案工作的优化。此外，大数据技术的应用还有利于对数据的高质量处理，通过档案的查阅和校对，结合档案管理要求对无用信息进行删除，并对新信息进行增补，保证档案数据管理的准确性和及时性。最后，还能够提升档案数据管理的时效性，在归档存储中需要对数据、时间信息进行详细记录，并合理设施档案存储时间，结合档案管理要求对一些不需要长期保留的档案信息进行删除，保证档案管理的空间和效率。

（三）档案管理体系

大数据时代下，档案管理工作不再局限于纸质档案内容，同时管理范围也出现一定的改变，档案管理的行政性质更强，工作重心逐渐向档案事务管理方面发展。在档案管理工作中工作方式主要以线上工作形式为主，而且强调共享性和开放性，更有利于为用户提供方便，提升档案管理效率。同时调动多机构和部门参与，保证档案的利用价值，实现档案管理工作的共享化管理，为档案的有效应用奠定基础。

二、大数据时代档案管理要求及现状

（一）档案信息内容的快速处理和解决

企业档案管理工作开展中，通过大数据技术的应用有利于对电子文件的内容进行检索和鉴定，有利于为企业提供更合理的信息，提升信息管理速度。大数据时代发展下，电子文件的数量增多，使电子文件的管理遇到一定的挑战，为了有效解决电子文件的管理问题，需要结合大数据技术对管理内容进行细化。通过数据处理模型分析，更好的了解档案处理内容，便于人们对信息的查找与整合，为企业档案管理工作的开展奠定基础。大数据最大的优势就是容纳的数据量大，处理速度快，在此基础上加强信息更新有利于对信息从整体角度的审核和判断，促进信息更好的传递与共享。

（二）非结构化档案数据处理

大数据背景下，档案数据处理可以分为三种类型，分别为半结构数据、非结构数据以及结构化数据。其中非结构化数据是一种常见的数据组成形式，在数据形式中的占比比较大，而且容纳的数据内容多，因此在企业档案处理中非结构化数据管理是一个比较重要的问题。大数据背景下对这些数据的处理提供有效的数据依据，企业可以利用大数据技术将非结构化信息进行数据处理，保证非结构化数据输出与整合的合理性，有利于企业对非结构数据的管理。比如，企业采用SQL技术进行企业档案管理工作，通过这种技术形式有利于促进企业对档案管理中的非结构数据难题解决。

（三）数据存储空间大

企业日常管理中形成的档案数量大，而且档案数据也会随着企业不断发展逐渐增多。但是企业数据库存储容量有限，导致一些档案数据无法在数据库中存储。针对这个问题，大部分企业会通过加盖机房的方式扩容存储量，但是这种解决方式只能解燃眉之急，无法促进企业健康、长远发展，不能从根本上解决问题[1]。为了有效解决数据存储问题，需要提升档案数据管理效率，加强存储容量，降低管理成本。而随着大数据技术的发展，多数据处理问题已经基本解决，因此企业档案管理容量不足的问题也可以利用大数据技术进行解决。

（四）档案管理安全性现状分析

大数据时代下档案存储平台主要以网络终端存储为主，传统档案管理工作中由档案管理人员负责纸质档案管理工作，同时安保人员负责档案安全管理。但是大数据背景下的电子档案管理中主要采用网络安全维护，而数据存储以及传递中都存在泄露隐患，而且网络的开放性也容易受到黑客和病毒的威胁，容易造成档案被盗或者導致档案数据丢失，因此需要加强对档案安全保护。

三、大数据时代下档案管理工作措施

（一）完善大数据档案管理理念

大数据背景下档案管理中需要转变传统的管理理念，首先，档案管理人员必须要具有较强的管理意识，保证所有有价值的信息资料都能够纳入到档案管理中，并结合这些信息内容进行分类，加强对档案管理工作的细化;其次，树立档案存储理念。传统企业档案管理工作中，存储档案主要是为了使档案能够根据具体的类别合理的划分管理内容。当前档案管理工作内容更多，如果仍然采用传统档案管理模式不利于档案管理工作的开展[2]。从当前档案管理工作的开展情况来看，需要做好整个档案的采集，但是并不需要进行完全书面存储，只需要将档案存储到不同节点的通讯设备即可，可以将资料直接向计算机进行输入。如果需要对档案进行查询、调出或者修改等也可以利用大数据技术快速操作。此外，档案管理模式内容存在变革，结合当前时代背景分析，档案管理中大量的数据内容无法凭借企业原有的技术水平和管理人员进行数据管理，因此企业档案管理工作中必须要进行传统与现代管理方式的融合。

（二）完善档案收集系统

企业档案管理开展中，在内容收集过程中面临大数据时代的挑战，企业档案数据的模式转变，数据量越来越庞大。档案管理工作中管理人员需要对信息管理方式进行创新。结合企业实际生产情况加强档案宣传工作，并做好企业各方面数据的整合与归纳。比如在档案管理工作中首先需要对企业核心内部人员以及企业的整体运行情况和各部门职责等进行全面了解。这样档案管理人员在档案收集中才能够更清晰、完善。

（三）加强档案管理渠道拓展

企业档案管理工作的主要目的是提升档案管理使用价值，大数据背景下企业必须要加强对档案价值的重视，并在档案原有价值基础上对档案价值进行延伸，实现对档案隐藏价值的挖掘，为档案管理工作的开展奠定基础。此外，传统档案管理中档案存储的主要价值是查询功能，而大数据背景下档案存储的价值发生拓展，因此传统查询管理模式不适应现代发展，所以企业档案日常管理中必须要加强对互联网以及局域网的应用，实现档案数据的有效传递和共享，开发和提升档案价值。

（四）提升档案管理安全保障效率

大数据下的档案管理工作必须要对保护方案进行细化，提升安全保障效率。可以聘请专业网络安全管理人员对档案管理网络漏洞进行排查，降低档案管理隐患。同时通过档案管理保护条件的完善，做好档案的安全管理和建设，提升档案安全管理软硬件设施的安全性，并根据档案的内容设置不同的保密等级，降低高等级数据在网络上的传输几率。此外成立专门档案安全管理机构，提升安全管理意识。

结语

综上所述，大数据背景下企业产生的档案数据量增加，同时档案数据的意义扩展，传统档案管理方式已经无法满足现代企业管理要求。因此必须要结合大数据的优势完善档案管理理念、管理系统，拓展管理渠道，提升档案管理安全性。

参考文献

[1]李婷，张杨.大数据时代做好档案信息化管理工作的策略[J].办公室业务，2019（22）：98，110.

[2]郑东哲.大数据时代传统档案管理工作创新路径研究[J].福建质量管理，2019（19）：233.