浅谈如何调动高校行政秘书工作的自主性

常译允

摘要：随着我国高等教育改革的深化和发展，高校管理的不断成熟必将对高校行政秘书提出了更高的要求。本文主要从行政秘书的工作职责、职业认同感和综合素质三方面，分析如何调动高校行政秘书工作的自主性。

关键词：行政秘书;工作职责;职业认同感;综合素质

随着我国高等教育改革的深化和发展，高校管理的不断成熟必将对高校行政秘书提出更高的要求。行政秘书作为基层行政管理者，对学院日常工作的顺利开展起着重要作用。行政秘书工作具有头绪多、事务杂、范围广等特点，存在着付出多、回报少，临时性工作多、长期性工作少，重复性工作多、创新性工作少等问题。如何调动行政秘书的工作自主性，使其在高校行政管理工作中发挥更大的作用。本文从以下几个方面来分析。

一、明确高校行政秘书的工作职责

高校行政秘书首先必须明确自己的工作职责。高校行政秘书的工作职责为：1.文字工作，如年度工作计划、工作总结、通知文件和申请报告的草拟;会议记录与会议纪要的整理等。2.档案管理工作，负责各类信息、资料、各单位部门来文来函的整理、归档、保存等。3.协调沟通工作，负责学校各职能部门、院系內各部门间的联系沟通，承担相关的公关、接待和外联事务等。4.日常行政工作，协助领导推进各项工作计划、制度实施落实;办公用品的采购保管;固定资产管理、办公设备维护;会议安排，会务筹备等。5.临时性工作，如一些突发与紧急事件的处理。

二、提高高校行政秘书的职业认同感

高校行政秘书明确了自己的本职工作，对工作职责了然于胸，并不表示就可以做好行政秘书工作，还必须具备良好的职业认同感，才能充分发挥工作的主观能动性。职业认同感是一个人自我价值感的体现。职业认同感高的人能够正确认识自己从事的职业，明白自己从事工作的意义，认同自己的职业而产生责任感，同时也促使自己思考，怎样来更好的完成工作，提高自己的专业素质，增加自豪感和价值感。

目前高校行政秘书普遍缺乏自我的职业认同感，主要有以下几个原因：1.传统观念之成见。传统观念认为秘书只是打杂的人，只有没有能力的人才去从事行政秘书工作。而有的行政秘书也只是把工作当做跳板，常常是 “做一天和尚撞一天钟”。所以必须转变观念，树立自信心，做到干一行，爱一行，钻一行。2.秘书的工作性质。由于行政秘书处于行政管理层的从属地位，是服务性的管理人员，辅助性是工作的基本性质。这种工作性质在一定程度上限制了行政秘书在工作中的自主能力、创新能力的发展，这使他们对自己能力的评价相对较低，从而影响了自我职业的认同。行政秘书大多数工作是属于事务性的常态化工作，如日常的沟通协调、材料的发放、整理和收集，这些工作无需什么能力，只要简单的文件管理常识、足够的耐心即可，不需要太多个人的创新能力等素质。长期从事这样的工作，很容易找不到自己的价值所在，产生自我失落、迷茫，甚至产生对工作的厌烦。工作超负荷成为许多行政秘书普遍面对的问题，长期从事这种工作，就使得超负荷劳动的行政秘书在体力和精神上不堪重负。3.晋升机会的限制。目前，院系基层行政人员的提升机会很少，个人发展空间相当有限。最终导致缺乏职业认同感，只是把工作当做谋生的手段，而不是当做自己追求的事业。

如何使高校行政秘书加强对自身的职业认同感呢？首先，高校应该完善对行政秘书的激励机制。最大限度地实现公平，创造一个公平的环境，合理而灵活地综合运用多种激励措施，如目标激励、荣誉激励等，以全方位激发积极性。其次，要加强对行政秘书的人本关怀，重视福利待遇，尽量提高其社会地位。人都希望个人的能力和成就得到社会的承认与尊重。尊重得到满足，能使人对自己充满信心，自我价值便得到实现。再次，满足行政秘书自我实现的高层次要求。譬如，对行政秘书的业务进修、培训积极创造条件，使得他们也可以像教师一样可以去脱产进修学习，或攻读学历学位等。有了这一系列的措施，可以有效的调动工作积极性，充分挖掘工作潜力，从而加强对自身的职业认同感，提高工作效率。

三、加强高校行政秘书的综合素质

高校行政秘书如不具备过硬的综合素质，无异于纸上谈兵，没有实操能力。高校行政秘书除了具备良好的表达能力、沟通能力和文字能力等基本素质之外，必须加强政治素质、心理素质和学识素质等综合素质的培养，在扎实工作的同时，要善于思考，勤于总结经验教训，不断提高业务水平和工作效率。

1.政治素质。高校行政秘书必须要有坚定的政治立场，在日常工作中行政秘书经常上传下达、处理内部事务、协调各方面关系，涉及党和国家的方针政策以及学校的规章制度。作为行政秘书要充分认识自身工作的政治性，在全力做好本职工作的同时要以学校的利益为重，严守工作纪律，做好保密工作，不断提高自身的政治素养和理论水平，增强政治敏锐性、坚定性，使自己的思想观念、认识水平、思维能力都能紧跟新形势、新变化。

2.心理素质。心理素质是指个体具有的比较稳定的，一定倾向性的心理特征的总和。面对复杂的人际关系，繁杂琐碎的工作事务，必须具备良好的心理素质：（1）细心耐心。高校行政秘书面对的是繁杂琐碎的日常事务，如信件的收发，档案的管理，文件通知的下发传达等等，都是小之又小的事情。这些小事，却关系到日常工作的运转，因此行政秘书必须培养自己细心、耐心的性格。（2）热情乐观。高校行政秘书要时刻保持热情乐观的心态，营造和谐的人际关系，对周围环境及人际关系有良好的感知，才能变被动为主动，变消极为积极，提高工作效率。（3）不惧挫折。行政秘书工作经常会面临一些意想不到的困境，难免会遇到挫折，这就需要秘书人员不惧挑战，经受得住挫折。

3.学识素质。高校行政秘书身处高校这一培养高级人才的地方，工作与高等教育紧密相关，所以除了学习教育学、心理学知识之外，还应当学习一些经济、管理、财务等知识。这些知识的掌握和运用，可以有效地保证行政秘书对事务的处理能力。

高校院系行政秘书是高校行政管理的一支重要力量，对保证各项事务正常运行的起到关键性作用。明确工作职责是做好行政秘书工作的前提，较高的职业认同感是做好行政秘书工作的关键，过硬的综合素质是做好行政秘书工作的保障。行政秘书要在工作实践中不断积累经验，全面调动工作的积极性，为学校的发展贡献自己的智慧和力量。

参考文献

[1]郭姝君，高校二级学院行政秘书工作研究 [J]，科教导刊，2019（3）

[2]蔚晓君，浅析高校行政秘书工作现状及建议 [J]，课程教育研究，2017（11）