论西部高校档案信息化

张占武

摘 要：随着信息技术的快速发展，其已被应用于各个领域，为了提升西部高校信息化办学进程，应积极改善传统档案管理模式。目前高校档案信息化建设中还存在很多问题，需要不断探讨有效的策略来提高档案管理水平，发挥信息化技术的优势作用，提供校园档案管理工作效率，带动西部高校教学整体信息化进程。在档案信息化建设中，西部高校必须明确信息化在档案管理工作中的重要性，培养档案信息化管理专业人才，利用现代化网络技术促进资源的有效共享，提升西部高校综合办学实力。

关键词：西部;高校档案;信息化;对策

加强西部高校档案信息化建设是我国现代化发展的必然需求，重视西部文化教育事业的繁荣发展，增进民族文化交流，对推动社会经济发展具有重要现实意义。在信息化时代背景下，西部高校档案信息化建设提上日程，但由于高校档案管理模式陈旧，且相关工作人员的信息化能力不足等问题限制了西部高校档案信息化建设的顺利发展。西部高校应积极改善传统档案管理理念，重视档案信息化的深入渗透，提升西部高校综合实力。

一、高校档案信息化建设的重要性

1.推进校园档案信息化管理的迫切需要

随着各个高校教育形式的多样化，高校档案管理内容逐渐复杂，包括了教学课堂、专业建设、学籍、教研等方面的管理。高校档案管理迫切需要信息化管理模式的支持，以提高校园整体管理工作效率，大多数院校已经逐渐开始将信息化技术手段应用在档案管理中，改善了传统的档案管理模式。采用现代信息化管理技术，可以提高高校管理人员对现代化技术操作水平，能够推动校园整体信息化发展的进程。在信息化背景下，高校为了适应整个社会的发展，需要突破传统档案管理方式，积极融合信息化技术手段的优势作用。利用信息化档案管理可对各种形式的文件进行收集、整理等，可以在档案管理工作中有效地提高效率。西部高校档案管理工作与信息化建设相互融合，能够改善传统档案室工作模式，进而提供更全面的服务，且操作更简单，有利于长期档案的管理和存储，因此信息化时代推动着高校档案管理模式的优化升级。

2.高校档案信息化管理建设的主体和核心

近年来，各大院校扩大办学规模，整体教学中心逐渐下移。高校院系是目前教学管理的主体，而档案的保存管理工作是各院系的重点，为了更好地提高办学水平，信息化建设必须提上日程。高校档案室的发展是核心问题，在信息化管理建设中具有重要影响，负责收集、整理、保管档案资料，因此档案的信息化建设对高校整体档案管理具有促进作用。通过档案管理的信息化建设可以带动高校整体管理模式的信息化进程，实现高校现代化建设发展，有助于提升高校综合实力。

3.档案信息资源为高校各项工作提供参考

各个高校的档案中都包含着丰富的内容，包括财会类、教学设备类、声像学籍、基建类等等，因此高校档案信息化建设可为各项工作的展开提供资料参考。西部高校通常具有自身特色，档案中记载了多年以来的工作要领和实施的各种政策，从档案记录中能够清楚地了解到高校工作效果，并起到一定的借鉴作用。高校档案的信息化建设，围绕校园发展中心任务收集、分析、储存了大量有效信息，可随时为学校提供非常重要的工作参考。

二、西部高校档案信息化建设中存在的不足

1.档案专业人才配备不足

目前，西部高校档案管理工作在信息化时代下面临较大挑战，由于历史因素影响，导致西部高校档案室中工作人员缺乏相关档案的专业知识和能力。就现状来看，我国西部高校档案管理工作专业人员通常学历层次低、年龄较大，对于信息化操作的能力参差不齐，影响了档案信息化建设的有效性。很多西部高校档案管理部门通常由一个人负责，繁杂的工作内容与人才配备之间的冲突限制了档案信息化发展进程。西部高校档案工作室缺乏年轻工作者，对档案管理工作重视度不足，档案管理方式与现代办学理念不相符合，容易出现人才脱节的现象，不利于档案事业更长远的发展。西部高校档案管理专业人员综合素质不足，在信息化教学管理中很难快速适应技术需求，且对档案业务不熟练，在档案信息化管理中容易出现各种问题。我国大部分西部高校的档案信息化建设中，都缺乏复合型专业人才，缺乏专业素质的支撑，很难提升档案信息化管理质量，没有一支具备高素质、科学合理的档案管理专业人才队伍。在高校教学管理与信息化融合的大背景下，西部高校档案管理人员应当具备信息化技术和档案业务等综合能力，但是很多高校档案信息化管理人员的专业不对口，他们没有接受过专业的技能训练，对于档案管理经验不足，或是沿用传统管理方法，都不利于高校档案信息化建设的有效发展。在高校档案室工作的人员很大部分对于档案工作的理解不够深入，且与外界相关的交流也很少，限制了工作人员的思维和能力，工作状态比较呆板。高校领导对于档案部门人员招聘也不重视，导致目前教学档案工作部门的专业人员十分匮乏，管理队伍也十分松散，专职人员专业素质和工作结构都不够精细，不利于高校档案信息化的优化发展。

2.档案室建设和发展不平衡

西部高校档案室的建设需要考虑多个方面，包括档案信息数据库建设、信息资源开发利用、档案人才培养等等。目前，高校档案室建设管理与信息化发展理念之间还有一定距离，档案室建设还处于比较传统的状态，在实际档案室管理工作中依然采用纸质的管理模式，信息保存形式也多为纸质档案。实际上，利用传统的信息资料记录方式容易出现失误，对于档案资料有效的再次利用存在漏洞，尤其在实际工作当中常存在各种问题，容易影响到档案管理的高效发展。目前，西部高校档案室建设管理方式比较落后，工作人员的信息化技术能力有限，导致档案室建设与信息化发展存在不协调性。在信息化时代带动下，虽然西部高校档案室建设得到快速发展，但是信息化发展还存在不均衡性，档案室整体信息化发展程度不高，这种不平衡性不利于高校档案管理水平的提升。

3.档案信息化建设进程滞后

目前，我国西部高校档案建设管理模式较落后，对于档案资料的开发利用沿用传统纸质形式，信息化水平比较低下。虽然传统纸质档案具有较长时间的历史，且存在一定优势，但是在信息化时代的当代社会，傳统的档案管理模式不利于工作效率的有效提高。西部高校虽然逐渐经信息化技术手段应用于教学管理中，但还处于初期适应阶段，在档案管理中的应用还不够成熟，档案信息化建设缺乏系统性，无法凸显信息化的优势。高校档案工作通常比较繁杂，而目前档案数字化程度不高，为档案的收集、保存带来一定麻烦，档案信息化操作不熟练，容易导致文件档案的丢失或销毁，严重影响了高校档案管理的有效发展。高校档案建设的信息化意识不足，缺乏对信息化档案管理设备的深化了解，没有一个系统的高效档案网络管理平台，甚至有些高校还没有一个系统的数字化档案运作流程。总之，在西部高校档案工作中常需要花费大量财力、物力、人力等，对于信息化的应用不够理想化，教学管理整体思想的落后性，影响了档案信息化建设进程的顺利实施。