事业单位档案管理的现代化和电子化研究

摘 要：文章论述了事业单位实现档案现代化和电子化的必要性，分析实际工作中存在的弊端，并提出如何实现档案现代化和电子化管理。

关键词：事业单位;档案管理;现代化;电子化

一、引言

事业单位是我国的一类职能单位，具有社会服务性和公益性特点。作为重要的社会服务组织，事业单位承担的工作项目很多，涵盖教育、科技、文化等，也因此，单位的日常工作覆盖范围十分广泛，产生的档案内容十分丰富。而档案资料是对各项活动的记录，是开展工作的依据和标准，因此要进行科学的档案管理。而随着互联网的普及和应用，给档案管理工作带来新的变化，档案资料收集途径增加、档案载体增多，档案保存手段丰富，档案利用途径增加等。

二、事业单位实现档案现代化和电子化管理的必要性

信息时代的出现，给很多方面的工作带来巨大的变化。对于档案管理来说，出现的变化主要是档案资料收集途径增加、档案载体增多，档案保存手段丰富，档案利用途径增加等。据此，事业单位作为档案资料十分丰富复杂的单位，实现档案的现代化和电子化管理十分必要。这有助于提升管理效率，推动档案资料的利用和开发。在新的时代背景下，档案管理实现数字化转变，档案资料的形成、存储和管理，都需要借助互联网的先进性，实现现代化管理。对事业单位也是如此，新时代的到来，给档案工作提出数字化要求，需要实现现代化和电子化发展才能适应这种要求，满足新时期的要求。同时，事业单位档案具备一定的保密性要求，而在信息化时代下，可能会出现资料遗失、泄露等问题，带来网络信息安全风险。而且档案的特殊性进一步突出了资料保密的要求。利用信息技术进行事业单位的档案管理，进行数据资料的收集、传输、整理和分析都十分便利，不仅可以提升信息的保存效率，还可以降低丢失可能，对档案资料的利用和挖掘也比较有利。另外，档案资源是事业单位运营活动开展的重要参考资料，也是衡量单位运营情况的主要指标之一。对于事业单位来说，开展的业务工作十分关键，而且需要各个部门之间的通力协作，各司其职，有秩序的进行工作。而科学的档案管理工作是实现这个目标的关键和基础。所以需要实现现代化和电子化管理。

三、当前事业单位档案管理中存在的弊端

1.档案内容复杂，管理难度大

在深入发展的市场经济体制下，事业单位面临的发展压力更大，特别是进行体制改革之后，面临更大的运营压力。为了应对这种压力，事业单位需要进行管理创新，满足新形势下带来的需求。但事业单位进行档案管理工作，因为自身体制和业务范围的改变，所以内容十分多，覆盖面广泛，涉及到的领域很复杂，增加了管理难度。

2.更重视档案保存，忽视档案利用

事业单位更重视业务工作的开展，将档案管理列为日常管理的一部分，其中对于档案资料的采集，属于重点内容。事业单位运营过程中可能出现一些问题，而各类档案资料就是进行证明的依据。但是从实际工作中可以发现，档案管理人员更重视档案保存，忽视了对其的开发和利用，认为将档案资料保存好就是工作本职，没有继续思考如何进行利用和创新，如何发挥档案资料的价值。事业单位开展现代化和电子化档案管理，具体来说有三重优势，提高各个部门的工作效率，方便职工和群众等对信息进行检索，可以实现资源共享。但实际上，部分单位并没有认识到现代化和电子化的重要性，没有认识到其对于档案管理的优势和作用，所以不配合开展相应的建设措施。还有就是单位更重视业务工作开展，档案保存好就行，没有考虑进行信息化建设挖掘更深层的价值。

3.管理效率不高

随着时代的发展，事业单位不断发展，业务内容越来越广泛，业务事项出现很大的变革，再加上简政放权等政策的提出和落实，使得整体的机构组织和业务内容出现很大变化，这意味着单位发展需要纳入档案管理的内容也越来越多，需要进行创新和改变。档案分类、档案载体都出现很大变化，这些都给档案管理增加了难度。工作缺乏严格的制度进行约束，导致档案资料的保密性受到一定影响，同时电子档案的信息安全性也受到很大的威胁，很容易造成信息的泄露问题。同时也不注意对电子档案资料的存储，导致一旦计算机出现故障问题，档案资料没有及时保存，就带来档案信息丢失的问题，严重影响档案管理工作的开展。

4.信息化水平低

在互联网普及趋势下，事业单位进行档案管理已经朝向现代化和电子化方向发展，但依然存在很多的不足，尤其是信息化水平较低的问题比较突出，需要进行处理。进行档案现代化和电子化管理，需要有配套的计算机设备设施进行支撑，尤其是网络的搭建和计算机软件的使用，是这项工作的重点。但目前来说，虽然事业单位有配备的计算机和网络，也引进部分软件，但引进的软件普适性高，不太适用于事业单位的实際情况，或操作起来有一定难度，档案管理人员短时间内无法学会操作。再有就是，事业单位进行档案管理不仅需要在各个科室和部门中进行沟通和合作，还需要与其他单位合作，所以要求信息共享，但目前的信息化建设情况无法支撑，信息共享程度不足，部分信息不能及时获取或存在遗失等问题。另外就是电子化管理中突出的网络安全问题，因为部分单位的网络基础设施建设不太稳定，容易出现断网等问题，网络防护系统效果不强，个别情况可能受到病毒攻击等;部分人员没有建立专门的网站和数据库，而是与其他工作一起进行，影响网络信息安全。另外，现代化和电子化档案管理要求管理人员有较高的信息化水平，但实际上大部分管理人员的信息水平较低，对于信息技术的应用不太熟练，一般只能进行简单操作，不能利用软件对档案信息进行分析和处理，也不能对档案管理模式进行创新，难以发挥信息化的优势。

5.管理方法比较落后

单位进行档案管理不仅需要在各个部门中进行沟通和合作，还需要与其他单位进行合作，所以需要做到高水平的信息共享，但目前的信息化建设情况无法支撑，信息共享程度不足，部分信息不能及时获取或存在遗失等问题。另外就是电子化管理中突出的网络安全问题，因为部分单位的网络防护系统效果不强，可能受到病毒攻击等;有的档案管理人员没有建立专门的网站和数据库，从而影响档案资料的安全性。

6.不重视长远发展

很多单位已经开始档案管理的信息化建设，有一定的现代化和电子化水平，但是对于这项工作的长远发展规划不足，只考虑到了短期发展。单位并没有真正认识到现代化和电子化建设对于档案管理的意义和作用，所以更关注眼前利益，认为使用计算机进行管理就是信息化管理，对于现代化和电子化的了解比较片面。部分单位在进行档案管理建设时，选择的电子系统只有利于单位当前的发展，没有考虑未来发展的需求，也更加重视系统的功能，这些影响了档案工作的长远发展。

四、事业单位实现档案管理的现代化和电子化的有效途径

1.实现档案的无纸化保存

这是事业单位实现档案管理的现代化和电子化的基础和前提。因为过去事业单位以纸质的形式保存档案资料，不仅占用空间较多，成本也较大，需要准备专门的适宜的保存场所。因此要普及现代化和电子化管理，首先需要实现所有档案资料的无纸化保存。事业单位需要利用新的电子载体，将过去的纸质档案资料以及新出现的档案资料，以数字化保存。事业单位将所有的档案资料转变成数字信息，方便进行查阅和共享，提高了工作效率。

2.加强信息化基础设施建设

事业单位进行档案现代化和电子化管理，还要有基础设施建设的支持，需要有较高的建设水平，提供设备支撑。一方面，要加强信息化基础设施建设，事业单位要配备计算机、网络，控制好储存环境，做好温度、湿度、通风的控制。借助大数据技术等建立档案信息化平台，配备数据库，收集全面的档案信息，保证档案管理的独立性。引进专业软件和设施，进行档案资料的电子化转变、录入、保存，提高检索效率。借助先进软件落实档案资料的动态更新，随时可以查阅到最新的资料，同时做好所有档案资料的电子备份。另一方面，事业单位要完善数据库建设，科学进行档案资料的录入、分类、目录建设、整理，建立科学的查询系统。借助信息技术加强对档案资料的开发工作，合理分析不同资料的价值，扩大利用范围，挖掘潜在的价值，充分进行利用。

3.优化信息服务功能

事业单位落实档案管理信息化建设，需要与多个部门和单位沟通合作，所以事业单位要积极与这些部门和单位沟通，建立相连的档案管理系统，实现一体化管理，尤其是事业单位内部，需要建立统一的档案管理平台，为每个部门开辟单独的档案模块，并设置交互式交流模块，推动单位内部档案信息的沟通和传输;同时设置对外接入的端口，积极与其他业务单位相连，获取全面的信息，比如对某位党员干部的个人信息，需要与人社局的学籍档案信息等相结合，统一全面的信息，提供个性化服务。积极借助微博、微信等新媒体技术，对党员干部所有工作和活动的情况进行实时交流和资料收集，进行实时跟踪，保证档案资料的实时更新，避免资料丢失和损毁。

4.完善管理制度建设

事业单位要联系档案工作实际，建立独立的管理部门，负责对单位的所有业务信息监督、归档和管理;借助信息技术打造一体化的档案管理系统，收集全面的档案数据资料;将档案资料的记录和归档列为绩效考核的一部分，严格按照相应标准进行检查和考核，与档案管理人员的绩效挂钩，配合科学的奖惩机制，提高工作人员的积极性。单位还需要对档案信息化管理的各个环节进行详细分析，加强对档案内容的分析和判断，以及强化对业务工作的分析，提升档案管理的效率。同时加强与其他部门的合作，保证档案信息存储的规范性和全面性。事业单位还需要对档案管理的各个环节进行详细分析，加强对档案内容的分析和判断，以及强化对业务工作的分析，提升档案管理的效率。同时明确档案信息管理的责任划分，将责任落实到具体的工作人员，方便进行绩效考核和出现问题时追责。同时，因为档案内容繁多，容易出错，而内容的意义重大，所以要有专业档案管理人员负责进行档案信息的收集和整理，并进行编目和分类，同时加强与其他部门的合作，保证档案信息存储的规范性和全面性。对于档案的管理，建立与之匹配的考核机制，定期评估管理成效，对出现问题的管理人员和部门进行惩罚。尤其是在纪检部门进行档案检查时，如果发现出现廉政问题，需要先与档案管理人员进行合计，查看是否是档案信息记录时出错，以避免出现错误操作。

5.提升档案管理人员的专业水平

针对事业单位的档案管理工作实际，为了实现现代化和电子化管理要求，要定期安排档案管理人员进行培训和学习，提升信息技术的掌握和应用水平。对此，事业单位需要安排专业人员进行档案管理，避免出现兼职;重视提升管理人员素质，强化档案管理理论知识和技能的培训，重点在于利用信息技术进行档案管理的能力的提升;定期组织开展档案管理相关知识的培训，强化思想素养的提升，指导管理人员建立科学的职业道德品质，提升对工作的责任意识，强化对相关法律法规的认识;强化对专业软件的操作，进行训练和提升，提高信息水平;定期组织开展讨论会议，针对档案工作进行分析和评估，挖掘存在的问题，思考电子化管理的途径;针对这项工作建立科学的指标，将之列入到绩效考核中去，配合先进的奖惩机制，提升工作人员的积极性;另外鼓励对档案管理进行创新，提出自己的意见和看法;强化档案的规范化书写，并将之作为档案管理人员考核的重要指标之一。

6.整合信息化档案资源

事业单位需要加强对档案信息的收集和整理，进行科学的编目和分类，建立档案数据库，实现档案资源的整合和应用。单位要对档案资源进行集中统一管理，尽量整合资源，提供先进的条件进行资源的挖掘和分析，发挥其潜在的价值。同时进行集中管理，也可以避免档案管理工作中出现错误和漏洞，保证资料的全面性，提升档案管理效率。因为单位提供的服务涉及到的对象比较广泛，来自于天南海北各个地区，有的还是其他单位联合服务的，所以有时需要从这些地区和其他单位调动资料。所以整合档案资源，一方面将分散在各个地区和其他单位的资源集中到一起，完善档案部门落实基本功能的基础条件，另一方面按照能够最大限度地根据社会对于服务的要求，进行档案资源的优化配备和整理加工。只有通过档案资源整合，才能把档案工作真正作为向单位提供利用价值和信息服务的工作。

结语

事业单位档案管理实现现代化和电子化的发展趋势已成为时代发展下对事业单位发展的必然要求。在新的时代背景下，传统的档案管理模式已难以适应新形势下事业单位的发展，所以需要对档案管理进行创新，引进先进技术，实现现代化和电子化管理。但是在这个过程中，需要保证适应市场经济体制下的要求，能够更好的推动事业单位的发展。

参考文献：

[1]张利萍.试论事业单位档案管理的现代化和电子化[J].神州，2017

[2]李 娜.试论事业单位档案的现代化和电子化管理[J].杂文月刊：学术版，2016

[3]韩 伟.事业单位档案管理的现代化和电子化[J].黑龙江科技信息，2017

[4]张洪冰.事业单位档案管理的现代化和电子化[C].“决策论坛—企业党建与政工创新工作发展学术研讨会”论文集（下），2016.

[5]崔儒佼.刍议事业单位档案管理的现代化和电子化发展[J].黑龙江科技信息，2016

（作者单位：高密市交通运輸局）

作者简介：徐媛娟（1980-），女，山东潍坊人，2003年至今在高密市交通运输局从事档案管理，先后担任局综合科、政工人事科科长等职务，馆员，2003年07月毕业于黄冈职业技术学院文秘与办公自动化专业;2016年7月毕业于哈尔滨师范大学，汉语言文学专业（函授），研究方向：推进我市数字时代交通运输人事档案管理及交通档案现代化管理档案工作更加规范化、标准化。